Zebranie - jak prawidłowo przygotować i je przeprowadzić?

Większości pracowników zebranie kojarzy się z nudnym, trwającym zdecydowanie za długo, nic nie wnoszącym spotkaniem. Bezcelowość takich spotkań budzi niechęć pracowników, która owocuje brakiem zaangażowania. Widoczny brak entuzjazmu działa niekorzystnie również na osobę prowadzącą zebranie, która może i ma coś istotnego do przekazania, ale nie jest w stanie przebić się przez mur zniecierpliwienia i chęci opuszczenia przez pracowników miejsca spotkania. 

Zatem czy można przeprowadzić zebranie, które zmotywuje pracowników do działania i nie będzie marnotrawstwem czasu? Można, a nawet trzeba. Nie ma złotego środka, ale zastosowanie się do poniższych zasad z pewnością zaowocuje oczekiwanymi rezultatami.

1. Zebranie - poinformowanie pracowników

Przekazanie pracownikom informacji o spotkaniu z wyprzedzeniem to dobry start. Wskazany wybieg wyeliminuje próby wytłumaczenia nieobecności na spotkaniu z powodu pilnych do zrealizowania spraw, zaplanowanych na to właśnie popołudnie.

2. Zebranie - cel

Zupełnie naturalną reakcją na informację o zebraniu jest ciekawość lub obawa odnośnie jego głównego tematu. W związku z tym warto wcześniej poinformować pracowników, jakiej sprawy dotyczy zebranie. Dzięki temu, po pierwsze, nie będą oni zaskoczeni, a po drugie będą mieli czas na przygotowanie się do niego, a zatem, prawdopodobnie, przyjmą trochę bardziej otwartą postawę do interakcji. Nie ma potrzeby zdradzać pracownikom przebiegu całego spotkania, ale główny cel powinien być im znany odpowiednio wcześniej.

3. Zebranie - dopasowanie pracowników do tematu

Zebranie będzie najbardziej wartościowe, jeśli wezmą w nim udział osoby zainteresowane i powiązanie z celem spotkania. Największym błędem pracodawców jest poruszanie na forum tematów, które na przykład dotyczą tylko działu sprzedaży. Obecność pracowników innych działów jest niepotrzebna, ponieważ zupełnie ich nie dotyczy. Spowoduje jedynie dodatkowe zniecierpliwienie. W sytuacji, gdy pracodawcy zależy, aby wszyscy pracownicy spróbowali pomóc w rozwiązaniu problemu wymienionego wcześniej działu sprzedaży, należy dać im to jasno i wyraźnie do zrozumienia.

4. Zebranie - wskazanie oczekiwanej formy reakcji

W zależności od charakteru spotkania, interakcja pracowników może być odmienna. Zebranie typowo informacyjne prawdopodobnie nie spowoduje żywiołowej dyskusji, a jedynie sporadyczne pytania. Inaczej z pewnością będzie na spotkaniu dotyczącym przygotowania nowej strategii. Ono z zasady powinno wiązać się z burzą mózgów i lawiną pomysłów. Dlatego warto, aby pracownicy wiedzieli jakiej formy reakcji się od nich oczekuje.

5. Zebranie - czynny udział wszystkich uczestników

Skutecznie poprowadzone zebranie powinno włączyć do dyskusji jak największą grupę zgromadzonych. Zadaniem osoby prowadzącej spotkanie jest zmobilizowanie każdego do zabrania głosu i wyrażenia opinii na dany temat. Jeśli mimo jasno wyrażonej sugestii o obowiązku wypowiadania się, pracownik unika kontaktu, to warto zadać mu konkretne pytanie i poczekać na odpowiedź. Takie działanie może również wpłynąć pozytywnie na innych, nieaktywnych pracowników.

6. Zebranie - Podsumowanie

Podsumowanie stanowi jeden z najważniejszych etapów zebrania. Nie należy go pomijać, chcąc w ten sposób wcześniej zakończyć spotkanie. Podczas podsumowania dochodzi do pogrupowania i ponownego wyartykułowania wniosków. Podsumowanie ułatwi pracownikom zapamiętanie wniosków, a tym którym przydarzyła się krótka drzemka zapoznanie się z nimi. Coraz popularniejsze staje się wysyłanie pracownikom wniosków z zebrania w formie elektronicznej. Dzięki temu, w każdej chwili mają możliwość odświeżenia sobie treści płynących ze spotkania.

Nie każdy pracodawca posiada zdolności do występowania przed innymi. W takiej sytuacji warto wybrać osobę z odpowiednimi predyspozycjami do pomocy lub zastąpienia pracodawcy. Pracodawca nie może sobie pozwolić na całkowite wyjście z roli gospodarza. Powinien przywitać zebranych i brać czynny udział w dyskusji, którą poprowadzi inna osoba.

Tylko prawidłowo przygotowane i przeprowadzone zebranie okaże się efektywne. Jak widać wymaga zaangażowania zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracowników.