Jak sporządzić plan urlopów

Każdy pracodawca zobowiązany jest do stworzenia planu urlopowego na dany rok kalendarzowy przy uwzględnieniu urlopu wypoczynkowego zaległego, bieżącego i uzupełniającego. W planach urlopowych nie uwzględnia się terminów urlopu na żądanie, gdyż o dacie tego typu urlopu decyduje jednostronnie pracownik.

Zanim pracodawca rozpocznie przygotowywania planu urlopów musi pamiętać, że:

  • Plan urlopowy należy stworzyć przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Projekt urlopów należy przedstawić 31 grudnia roku poprzedzającego rok obejmujący okres urlopowy.
  • Urlop należy zaplanować w taki sposób, aby objął nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku. Jeżeli pracownik nie zadeklaruje terminu wg w/w zasady to pracodawca ma obowiązek sam rozpisać pracownikowi urlop w wymiarze 14 nieprzerwanych dni.
  • Należy uwzględnić pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu mimo, że prawo do urlopu nabywają wraz z każdym przepracowanym miesiącem. Również należy uwzględnić urlop dla pracowników zatrudnionych na umowę na czas określony w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.
  • Należy uwzględnić urlopy dla pracowników powracających z urlopów bezpłatnych, wychowawczych, macierzyńskich, gdyż osoby te otrzymują urlop na specjalnych zasadach.
  • Przy udzielaniu urlopów należy zastosować rotację terminów urlopów wypoczynkowych pracowników, aby najbardziej popularne terminy tzn. w okresie wakacyjnym, co roku przypadały innym osobom.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopu. Plan urlopowy może być u pracodawcy jedynym wymaganym dokumentem do udzielenia urlopu. Jednak jeżeli regulamin pracy stanowi, że pracownik musi złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy wtedy wymagany jest wniosek potwierdzający urlop w deklarowanym okresie.

Pracodawca nie zawsze jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów, a mianowicie:

  • Nie trzeba tworzyć planu urlopowego, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
  • Plan urlopów nie musi zostać stworzony, gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie od tego obowiązku.

Pracodawca może stworzyć plan urlopów na dowolny okres. Może to być rok, pół roku czy też kwartał.

Przy ustalaniu planu urlopowego pracodawca musi uwzględnić zaproponowane przez pracowników terminy wykorzystania urlopu pod warunkiem, że nie będą one zakłócać funkcjonowania firmy. Ponadto jeśli pracownik nie zadeklaruje okresu, w jakim chce uzyskać urlop pracodawca ma obowiązek przydzielić mu nieprzerwany 14-dniowy wypoczynek w dowolnym okresie. Po sporządzeniu projektu urlopów należy podać go do wiadomości wszystkich pracowników.

Jak już wcześniej zostało wspomniane niektórym osobom urlopy wypoczynkowe udzielane są na szczególnych zasadach niezależnie od planu urlopów.

Urlopy udzielane są:

  • Pracownicom występującym o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim;
  • Pracownikom (ojcowie wychowujący dziecko) występującym o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim;
  • Pracownikom występującym o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie ojcowskim;
  • Pracownikom występującym o urlop wypoczynkowy po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego;
  • Pracownikom młodocianym występującym o urlop wypoczynkowy w okresie ferii szkolnych.

Możliwe jest korygowanie wcześniej zatwierdzonego planu urlopowego na wniosek pracownika lub też z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy.

Termin urlopu może również ulec zmianę z powodów niezależnych takich jak: niezdolność do pracy z powodu choroby, urlop macierzyński, powołanie na przeszkolenia wojskowe oraz odosobnienie z powodu choroby zakaźnej. O zmianach należy poinformować wszystkich pracowników.