Zmiany w ustawie o VAT w kwestii używania samochodów w firmie spowodowały, że od 1 kwietnia 2014 roku niejednokrotnie pojawia się konieczność udowodnienia, że auto użytkowane jest wyłącznie w firmie. Sama kilometrówka i zgłoszenie samochodu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26 nie zawsze wystarczą. Jak zatem udowodnić, że pojazd służy wyłącznie działalności, a nam przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją?
Kilometrówkę prowadź szczegółowo
Przedsiębiorca prowadzenie kilometrówki zwykle ogranicza do wpisania miejscowości, względnie ulicy, oraz podania celu wyjazdu w bardzo okrojonej formie, np. “wyjazd do klienta”. Natomiast w celu rzetelnego ujęcia zdarzeń należałoby każdorazowo nieco dokładniej prowadzić zapisy - w podanym przykładzie wskazując imię i nazwisko czy firmę klienta. Z pewnością nie zaszkodzi również krótka charakterystyka załatwianej sprawy np. dostawa dokumentów, złożenie deklaracji VAT-7 itp.
Masz dwa samochody: firmowy i prywatny - rozdziel i udokumentuj wydatki
Ponieważ Ministerstwo Finansów zwraca uwagę głównie na podejrzenie użytkowania samochodu firmowego równocześnie do celów prywatnych, gdy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą posiada jeden samochód poniżej 3,5 tony i nie jest to pojazd ustawowo uznany za konstrukcyjnie przeznaczony wyłącznie dla celów firmowych, w zasadzie z pewnością 100% odliczenie VAT zostałoby przez organy podatkowe zakwestionowane. W takim przypadku bowiem ewidentnie istnieje potencjalna możliwość użycia samochodu do celów prywatnych - i trudno to wykluczyć.
Jednak gdy przedsiębiorca posiada dwa samochody: jeden prywatny, a jeden firmowy, sytuacja wygląda bardziej korzystnie dla podatnika. Możliwe jest bowiem udowodnienie, że jeden samochód służy wyłącznie wyjazdom służbowym, a drugi pozostaje do użytku prywatnego. Dodatkowym sposobem udowodnienia takiego stanu rzeczy jest przechowywanie dokumentów potwierdzających wydatki zarówno te dotyczące samochodu firmowego, jak i prywatnego. Wówczas należałoby zadbać o to, aby na fakturach pojawiała się informacja o numerze rejestracyjnym samochodu, którego wydatek dotyczy, pomimo że przepisy już tego nie wymagają. Wykazanie, że ponoszone są równocześnie wydatki z prywatnej kieszeni na auto spoza działalności pozwoli niejako pokazać, iż podatnik potrafi i rozdziela użytek prywatny od firmowego.
Wyżej zaproponowane postępowanie nie wynika z żadnych obowiązujących obecnie przepisów, ale do momentu, aż nie zostanie wypracowane jasne i konkretne orzecznictwo w tego typu sprawach, każda dodatkowa forma dokumentacji może stanowić zabezpieczenie interesów podatnika.
Określ firmowe zasady używania samochodów - regulamin
Podejrzenie o możliwości użytkowania samochodu firmowego do celów innych niż prowadzona działalność spada również odgórnie na podatników, którzy zatrudniają w swojej firmie pracowników. Co do zasady bowiem nie ma możliwości sprawowania 100% kontroli nad faktycznym celem użytkowania przez nich aut. Przedsiębiorca może jednak ustalić jasne zasady korzystania z samochodów w firmie, np. ujmując je w wewnętrznym regulaminie. W jego treści należałoby wyjaśnić obowiązek rzetelnego prowadzenia kilometrówki, jak też zakaz używania samochodów do celów innych niż czynności służbowe. Dodatkowo należałoby nakreślić obowiązek pozostawiania samochodów służbowych po zakończeniu wykonywania obowiązków pracowniczych w jednym, wyznaczonym do tego celu miejscu.
Ponadto obowiązkiem pracodawcy byłoby poinformowanie wszystkich pracowników o ustalonych zasadach. W celu potwierdzenia, iż każdy z pracowników zaznajomił się z obowiązującym w firmie regulaminem, należałoby zebrać podpisane oświadczenia o dokonaniu tej czynności. Regulamin powinien być ogólnie dostępny. Najlepiej, aby znajdował się w każdym z pojazdów.
Jednak samo ustanowienie zasad i zapoznanie z nimi pracowników może się okazać bezskuteczne, jeżeli nie wyznaczy się osoby nadzorującej, która kontrolowałaby wykonywanie regulaminu. Należałoby więc określić całą procedurę związaną z użytkowaniem samochodów w firmie i kontrolowaniem tego użytkowania.
Stwórz umowę powierzenia pojazdu pracownikowi
Kolejną formą zabezpieczenia się przed zarzutem wykorzystania samochodu do celów innych niż prowadzona działalność w sytuacji, gdy samochody firmowe udostępniane są do użytku pracownikom, jest sporządzenie między pracownikiem a firmą umowy powierzenia samochodu. Wówczas pracownik zobowiązuje się na piśmie przyjąć na siebie odpowiedzialność za użytkowanie samochodu służbowego zgodne z obowiązującymi w firmie zasadami.
Nadzoruj wykorzystywanie pojazdów w firmie z pomocą GPS
Do celów kontrolowania użytku samochodów firmowych można wykorzystać również technologię GPS, która pozwala na rejestrowanie pokonywanych przez auta firmowe tras. O tej formie “śledzenia” poruszających się pojazdami firmowymi należy jednak bezwzględnie powiadomić pracowników użytkujących wspomniane pojazdy. Należy również pamiętać, że sam rejestrator GPS nie zastępuje obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT. Może być natomiast dodatkową formą kontroli i dokumentacji użytku samochodów wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością.
Nie wynajmuj samochodów pracownikom!
Z wyjaśnień, jakie przygotowało Ministerstwo Finansów, wynika, że jeżeli przedsiębiorca zatrudniający pracowników używa w firmie samochodów poniżej 3,5 tony, od których odlicza 100% (bieżące wydatki eksploatacyjne w tym zakup paliwa), nie powinien wynajmować tych samochodów pracownikom. Oczywiście pod warunkiem, że prowadzona przez przedsiębiorcę firma nie zajmuje się ogólnie tego rodzaju działalnością. Jak wskazuje broszura przygotowana przez Ministerstwo, takie działanie “może wskazywać na próbę obejścia przepisów implementujących decyzję derogacyjną”. Oczywiście przepisy wprost nie zabraniają takiego stanu rzeczy, ale nakazuje się tu zwrócić szczególną uwagę na kwestię określenia ceny za ewentualny wynajem na rzecz własnego pracownika.
Jak wynika z powyższego, przedsiębiorca może zadbać o dodatkowe argumenty świadczące o wykorzystywaniu auta wyłącznie na cele prowadzonej działalności ponad te wprost określone w ustawie o VAT. Wiąże się to jednak nierzadko z poniesieniem dodatkowych kosztów (np. zakup urządzeń GPS czy też dodatkowe wynagrodzenie pracownika odpowiadającego za kontrolę używania samochodów firmowych), jak też przyjęciem na siebie dodatkowych obowiązków formalnych (np. ustanowienie regulaminu, uzyskanie oświadczeń od pracowników, sporządzaniem umów powierzenia itp.). W zamian za to jednak podczas kontroli przedsiębiorca będzie mógł spać spokojnie.
