Jak udowodnić, że samochód firmowy jest rzeczywiście firmowy?

Zmiany w ustawie o VAT dotyczące zasad rozliczania kosztów związanych z samochodami używanymi w działalności gospodarczej nałożyły na podatników dodatkowe obowiązki. Od 1 kwietnia 2014 roku przy większości pojazdów pojawia się konieczność udowodnienia, iż faktycznie są użytkowane wyłącznie na potrzeby przedsiębiorstwa. Zgłoszenie samochodu firmowego do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz prowadzenie kilometrówki nie zawsze będzie wystarczające. W związku z tym, jak udowodnić, że samochód firmowy rzeczywiście służy wyłącznie działalności gospodarczej, a przedsiębiorcy przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją?

Samochód firmowy - kilometrówka tylko szczegółowa

Obecnie stosowana praktyka przedsiębiorców polegająca na wpisaniu do ewidencji przebiegu jedynie miejscowości, ulicy oraz okrojonego celu wyjazdu, tj. “dojazd do klienta” nie zapewni prawa do pełnego odliczenia podatku. W celu zapewnienia rzetelności prowadzonej dla samochodu firmowego kilometrówki należałoby każdorazowo dokładnie prowadzić zapisy - wskazując dodatkowo imię i nazwisko lub firmę klienta. Oczywiście nie zaszkodzi również krótki opis sprawy, z powodu której dana podróż się odbyła, np. dostawa zamówionych towarów, złożenie deklaracji VAT-7 itp.

Najlepiej posiadać jednocześnie samochód firmowy i prywatny

Ministerstwo Finansów podkreśla istotę wystąpienia podejrzenia użytkowania pojazdu firmowego poniżej 3,5 tony zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych - gdy nie jest to pojazd ustawowo uznany za konstrukcyjnie przeznaczony wyłącznie dla celów firmowych. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która posiada wyłączne samochód firmowy, z pewnością zostałaby pozbawiona prawa do odliczenia 100% VAT. Istnieje bowiem - bardzo prawdopodobna - potencjalna możliwość użycia samochodu do celów prywatnych, a przedsiębiorcy będzie trudno to wykluczyć.

Znacznie korzystniej wygląda sytuacja, gdy podatnik posiada dwa samochody: firmowy oraz prywatny. Wówczas przedsiębiorca ma ułatwione zadanie, gdyż możliwe jest udowodnienie, że jeden samochód służy wyłącznie wyjazdom służbowym, natomiast drugi pozostaje do użytku prywatnego. Jednak bezpieczne będzie przechowywanie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki z tytułu użytkowania obu pojazdów. Na fakturach dotyczących samochodu firmowego powinna każdorazowo pojawiać się informacja o numerze rejestracyjnym samochodu, na rzecz którego koszt został poniesiony - pomimo że przepisy już tego nie wymagają. Dzięki temu podatnik będzie w stanie udowodnić, iż potrafi rozdzielić użytek prywatny od firmowego.   

Chociaż zaproponowane powyżej postępowanie nie zostało narzucone jeszcze przez żadne przepisy, to dopóki nie zostanie wypracowane orzecznictwo wyjaśniające w tego typu sprawach, każda dodatkowa forma dokumentacji stanowi dobre zabezpieczenie interesów podatnika.

Pamiętaj o regulaminie użytkowania samochodu w firmie

Niestety przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają utrudnione zadanie w kwestii udowodnienia, iż pojazdy firmowe są rzeczywiście wykorzystywane w celach działalności gospodarczej. Pracodawca nie jest w stanie w pełni kontrolować podwładnych oraz faktycznych celów ich podróży samochodami służbowymi. Jedynym rozwiązaniem, które zostało również narzucone podatnikom jest sporządzenie wewnętrznych zasad korzystania z samochodów w firmie, tzw. regulamin. Jest to dobry sposób na wyjaśnienie obowiązku rzetelnego prowadzenia kilometrówki oraz bezwzględnego zakazu używania pojazdów prywatnie.

Dodatkowo warto określić obowiązek pozostawiania samochodów służbowych zaraz po zakończeniu pracy osób zatrudnionych w jednym, z wyznaczonych do tego celu miejsc, np. parking przedsiębiorstwa.

Nie można zapomnieć także, aby poinformować pracowników o obowiązujących zasadach. W celu potwierdzenia, że pracownicy zaznajomili się z regulaminem, warto zebrać podpisane oświadczenia o dokonaniu tej czynności. Dodatkowo, warto aby regulamin był ogólnie dostępny, np. znajdował się w każdym samochodzie firmowym.

Co istotne, samo ustanowienie zasad oraz zapoznanie z nimi osób zatrudnionych może okazać się zawodne, jeżeli nie wyznaczy się osoby, która nadzorowałaby przestrzeganie regulaminu. Należałoby zatem określić nie tylko całą procedurę związaną z użytkowaniem samochodów w firmie, ale także związaną z kontrolowaniem tego użytkowania.

Udostępniasz samochód pracownikowi - sporządź umowę powierzenia!

Odmienną formą zabezpieczenia się przed ewentualnym zarzutem użytkowania samochodu firmowego w celach innych niż służbowe, gdy pojazdy udostępniane są do użytku pracownikom - jest sporządzenie między pracownikiem a firmą umowy powierzenia. W takiej umowie pracownik na piśmie zobowiązuje się przyjąć na siebie odpowiedzialność za użytkowanie samochodu służbowego zgodne z obowiązującymi w firmie zasadami. 

GPS w samochodzie firmowym

Do kontrolowania sposobu wykorzystywania samochodów firmowych może posłużyć również technologia GPS, dzięki której możliwe jest rejestrowanie przebytych danym pojazdem tras. Jednak bardzo istotne jest, aby o danej formie kontroli podróży koniecznie poinformować wszystkich pracowników, którzy użytkują pojazdy firmowe. Należy także pamiętać, że samo urządzenie GPS nie stanowi zastępstwa dla obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku VAT. Może być jednak dodatkową formą kontroli oraz dokumentacji sposobu wykorzystywania samochodów wyłącznie dla celów związanych z działalnością.

Odliczasz 100%? Pamiętaj, nie wynajmuj samochodów pracownikom!

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, przedsiębiorca wykorzystujący w działalności gospodarczej pojazdy samochodowe poniżej 3,5 tony oraz odliczający od wydatków z nimi związanych 100% VAT nie powinien wynajmować ich pracownikom. Oczywiście pod warunkiem, że prowadzona przez podatnika firma nie zajmuje się ogólnie tego rodzaju działalnością. Jak możemy przeczytać w przygotowanej przez Ministerstwo broszurze, takie działanie: “może wskazywać na próbę obejścia przepisów implementujących decyzję derogacyjną”. Oczywiście nie wynika to wprost z przepisów, ale nakazuje się tu zwrócić szczególną uwagę na kwestię określenia ceny za ewentualny wynajem na rzecz własnego pracownika.

Podsumowując, przedsiębiorca może zastosować dodatkowe sposoby - oprócz tych narzuconych przez przepisy - świadczące o wykorzystywaniu samochodów wyłącznie na cele prowadzonej działalności. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, iż wiąże się to nierzadko z dodatkowymi kosztami, jak np. zakup urządzeń GPS lub przyjęciem na siebie dodatkowych obowiązków formalnych jak ustanowienie regulaminu. Jednak to wszystko zapewni przedsiębiorcy spokojny sen.