Opóźnienia w płatnościach - jak ich uniknąć?

Każdy przedsiębiorca prędzej czy później zmaga się z niezapłaconą fakturą czy opóźnieniem w płatnościach. Bowiem opóźnienia w płatnościach to nieodzowny element prowadzenia biznesu. Niestety, nie da się tego uniknąć, co więc należy zrobić, aby zachować płynność finansową i uniknąć opóźnień w płatnościach? Przedsiębiorcy zazwyczaj stają przed trudną decyzją: okazać współczucie i zrozumienie względem dłużnika, czy dbać o własne interesy i wejść na ścieżkę windykacyjną.

Okazuje się jednak, że już podczas samej transakcji czy rozmowy z kontrahentem można zastosować kilka sztuczek, które pomogą uniknąć opóźnień w płatnościach. Sprawdź jakich!

Pamiętaj o terminach

Mamy sporo spraw na głowie i jeszcze więcej rzeczy do załatwienia… w tym całym zamieszaniu trudno pamiętać o terminie spłaty długu. Takim zachowaniem zachęcamy kontrahenta do opóźnień w płatnościach. Dlatego tak ważne jest, aby w firmie panował system monitorowania i wprowadzania działań, które mają na celu zapewnienie środków na działalność przedsiębiorstwa, w tym - tak istotna - kontrola spływu środków z wystawionych faktur.

Twoje długi przez ich długi

Większe firmy są w stanie z powodzeniem poradzić sobie z opóźnieniami w płatnościach swoich kontrahentów. Jednak w przypadku małych przedsiębiorstw, brak wpłat z wystawionych faktur może doprowadzić je do bankructwa. Najbardziej narażeni na taki scenariusz są przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność albo małe firmy z sektora MŚP. Wiąże się to z małym kapitałem takich przedsiębiorstw. 

Upominaj się o swoje pieniądze

Chociaż naprawdę trudno w to uwierzyć, tylko 2,5% przedsiębiorców upomina się o swoje długi! Można więc powiedzieć, że właściciele firm sami pozwalają swoim kontrahentom na opóźnienia w płatnościach. I tutaj znowu warto dodać, że o tej praktyce w szczególności powinny pamiętać firmy z sektora MŚP. Warto mieć stały kontakt ze swoim kontrahentem i przypominać o nadchodzącym terminie zapłaty.

Opóźnienia w płatnościach a monitoring płatności małych firm

Monitoring płatności jest niezwykle istotną częścią prowadzenia działalności i skutecznie zapobiega opóźnieniom w płatnościach. Zanim zdecydujesz się na nawiązanie współpracy z danym kontrahentem, dobrze jest go prześwietlić i dowiedzieć się, czy jest w ogóle wypłacalny. Tu z pomocą przychodzi internet, gdzie na stronach KRS czy CEIDG można odnaleźć każdego przedsiębiorcę. Oczywiście można skorzystać również z for branżowych czy giełd wierzytelności. Monitoring płatności można także zlecić zewnętrznej firmie.

Sporządź rzetelną umowę

Przy każdej transakcji przedsiębiorcy powinni spisać umowę, w której zostaną zawarte wszystkie ich ustalenia - cenę usługi, datę jej wykonania, dodatkowe uwagi, termin płatności i kary umowne. Po sporządzeniu takiej umowy, w razie jakichkolwiek zmian, przedsiębiorca musi pamiętać o wprowadzaniu ich w postaci aneksów do umowy. A na koniec - co  najważniejsze - podpisy obu stron zawierających porozumienie. W innym przypadku umowa będzie nieważna.

Nie bój się windykacji

Kontrahent po każdej rozmowie obiecuje, że zapłaci dług, a po tygodniu rozmowa się powtarza. W końcu dłużnik przestaje odbierać telefony. Brzmi znajomo? Przedsiębiorca nie jest w tej sytuacji bezsilny - może skierować sprawę opóźnień w płatnościach na ścieżkę windykacyjną. Przychodzi w końcu taki moment, w którym trzeba zadbać o interesy swojej firmy.

Windykację można prowadzić samodzielnie lub zlecić to zewnętrznej firmie lub kancelarii prawnej. Wszystko zależy oczywiście od wysokości długu. Windykacja może być długim i czasochłonnym procesem, jednak zawsze warto się na nią zdecydować. Tym sposobem dłużnik może zdać sobie sprawę, że nie jest bezkarny.

Dobrym pomysłem jest także nawiązanie stałej współpracy z firmą zewnętrzną, która zajmuje się profesjonalnym odzyskiwaniem należności. Dzięki temu przedsiębiorca w przyszłości  uniknie niejasnych sytuacji z kontrahentem. Praca z taką firmą oferuje także szereg dodatkowych usług, jak wywiady gospodarcze, monitoring płatności czy pieczęć prewencyjną.

Traktuj długi poważnie

Problem nieterminowanego spłacania faktur będzie istniał tak długo, póki przedsiębiorcy będą wyrażali na to ciche przyzwolenie. Dlatego walkę z opóźnieniami w płatnościach warto zacząć od samych siebie i zadać kilka pytań: czy pamiętam i pilnuję terminów zapłaty, czy może przymykam oko na kolejne tygodnie zaległości? Przedsiębiorcy muszą zdać sobie sprawę, że dłużnicy właśnie na takiej naiwności i pobłażliwości żerują.

Dlatego też, pomimo zwykłej ludzkiej empatii i okazaniu zrozumienia, każdy przedsiębiorca powinien postawić sobie granicę, której żaden kontrahent nie powinien przekroczyć w kwestii opóźnień w płatnościach.