Jak zaksięgować fakturę - praktyczne przykłady

Faktura jest jednym z dokumentów uprawniających przedsiębiorców do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Sposób księgowania faktur jest różny w zależności od występującej operacji gospodarczej. Wyjaśniamy, jak zaksięgować fakturę w najbardziej spornych przypadkach.

Jak zaksięgować fakturę z odwrotnym obciążeniem?

Jak zaksięgować fakturę z adnotacją ”odwrotne obciążenie”? To pytanie bardzo często pojawia się wśród przedsiębiorców.

Faktura dokumentująca sprzedaż objętą odwrotnym obciążeniem nie zawiera kwoty VAT, powinna natomiast zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”. Do wystawienia takiej faktury mają prawo podatnicy dokonujący sprzedaży towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o podatku od towarów i usług. Sprzedaż w trybie “odwrotnego obciążenia” polega na przerzuceniu obowiązku rozliczenia VAT na nabywcę.

W związku z powyższym u nabywcy VAT będzie stanowić zarazem kwotę podatku należnego i naliczonego. Tym samym faktura z odwrotnym obciążeniem powinna być wykazana zarówno w rejestrze zakupu, jak i w rejestrze sprzedaży.  

Usługi gastronomiczne czy cateringowe?

Usług cateringowych nie należy utożsamiać z usługami gastronomicznymi. Za usługę cateringową uznaje się:

  • dostarczenie niegotowanej lub gotowanej żywności albo napojów,

  • dostarczenie żywności lub napojów gotowych do spożycia wraz z usługami wspomagającymi, które pozwolą na ich natychmiastowe spożycie.

Za usługę gastronomiczną uznaje się przygotowanie i podanie posiłku do spożycia w restauracji, czyli miejscu jego przyrządzenia.

Rozróżnienie to jest bardzo istotne ze względu na możliwość odliczenia podatku od towarów i usług. VAT można odliczyć od usług cateringowych, co nie jest możliwe w odniesieniu do usług gastronomicznych. Ponadto usługi gastronomiczne nie w każdym przypadku mogą zostać zaliczone do wydatków firmowych. Jeśli usługa gastronomiczna stanowi koszt reprezentacji, nie może zostać uznana za wydatek firmowy, w innym przypadku możliwe jest zaliczenie takiej faktury do kosztów firmowych w kwocie brutto (bez możliwości odliczenia VAT).

Jak zaksięgować fakturę za hotel?

Co do zasady nie odlicza się VAT od faktur za hotel.

Nawet, jeśli usługa noclegowa jest świadczona w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie może odliczyć od niej VAT. W takiej sytuacji wartość brutto usługi zaliczana jest w całości do kosztów uzyskania przychodu.

Brak możliwości odliczenia VAT od wydatków związanych z usługą hotelową wynika  z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Istnieje jednak wyjątek: usługa noclegowa może występować jako jeden z elementów składowych innej usługi o charakterze kompleksowym, która jest niepodzielna. W tym przypadku podatnik zachowuje prawo do pełnego  odliczenia VAT od tej usługi głównej, a więc z włączeniem kosztów noclegu.

Zakup materiałów a koszty transportu

Bardzo często spotyka się sytuację, gdzie materiały podstawowe lub towary nabywa się u kontrahenta mającego siedzibę daleko od naszej i konieczne jest skorzystanie z usługi transportowej. Wątpliwości przedsiębiorców wzbudza poprawne zaksięgowanie faktury, na której znajdują się zarówno zakupione materiały,  jak i koszty transportu.

Za materiały uznaje się towary zakupione w celu dalszej obróbki lub wykorzystania przy świadczeniu usług bądź wykorzystania na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów towary i materiały podstawowe ujmuje się w kolumnie 10, zakwalifikowanie do tej kolumny wydatków związanych z transportem jest nieprawidłowe. Zatem koszty transportu przy zakupie towarów lub materiałów podstawowych, które wykazane będą na jednej fakturze, księguje się  do KPiR do kolumny 11 (uboczne koszty zakupu).

Natomiast w sytuacji, kiedy koszty transportu wykazane są na jednej fakturze z wydatkami, które kwalifikuje się do kolumny 13 KPiR, będą one również wykazane w kolumnie 13.