Jak założyć agencję reklamową - praktyczne wskazówki

W dobie wolnego rynku reklama często decyduje o być albo nie być firmy. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorców oddaje swoje marki w ręce specjalistów, a popyt na profesjonalne usługi reklamowe rośnie. Największe polskie agencje reklamowe obsługują dziś setki klientów biznesowych, a ich obroty osiągają setki milionów złotych rocznie. W artykule opisujemy krok po kroku, jak założyć agencję reklamową.

Ogólna charakterystyka agencji reklamowej

Głównym przedmiotem działalności agencji reklamowej jest wykonywanie kampanii reklamowych - w internecie, telewizji, radiu czy prasie. Jest to bardzo szeroka dziedzina, w której można wyróżnić:

  • projektowanie, planowanie i umieszczanie reklam w mediach drukowanych, radiu, telewizji, internecie oraz innych mediach,

  • projektowanie, planowanie i umieszczanie reklam zewnętrznych - w formie billboardów, paneli, gablot, balonów i sterowców reklamowych, wystaw okiennych, reklam na środkach transportu itp.,

  • dystrybucję i doręczanie prospektów i próbek reklamowych,

  • tworzenie stoisk oraz innych konstrukcji i miejsc wystawowych,

  • prowadzenie kampanii reklamowych oraz pozostałe usługi reklamowe mające na celu przyciągnięcie lub zatrzymanie klientów.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem agencji reklamowej

Założenie agencji reklamowej jest łatwe i szybkie, ten typ działalności nie jest działalnością regulowaną, wobec tego nie wymaga specjalnych uprawnień ani certyfikatów. Zakładając własną działalność gospodarczą i określając jej zakres, już w ciągu paru dni można być właścicielem własnej agencji reklamowej.

Należy mieć jednak na uwadze wymagania prawne w zakresie praw autorskich w reklamie, ograniczeń tematycznych oraz prawa konkurencji, w szczególności na porządku dziennym powinny być zapisy:

  • ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r.,

  • ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r.

Dopuszczalne formy prowadzenia agencji reklamowej

Agencję reklamową można prowadzić w każdej formie, dopuszczalna jest zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i spółka cywilna, jawna lub spółka z o.o.. Wyjątek stanowi tutaj spółka partnerska, którą co do zasady mogą utworzyć jedynie wolne zawody.

Jak założyć agencję reklamową?

Po wybraniu formy prowadzenia działalności gospodarczej należy ją zarejestrować. Decydując się na jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, robi się to na formularzu CEIDG-1, który należy złożyć do urzędu miasta lub gminy:

  • osobiście,

  • elektronicznie wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,

  • elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego - profil zaufany ePUAP,

  • listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

Po wybraniu trzeciej opcji dodatkowo należy udać się osobiście do urzędu i potwierdzić swoją tożsamość.

Po złożeniu wniosku uzyskuje się wpis do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, który jest jednoznaczny z uzyskaniem NIP oraz numeru REGON. Uzyskanie takiego wpisu jest bezpłatne.

Wybierając prowadzenie działalności w formie spółki jawnej lub z ograniczoną odpowiedzialnością, składa się wniosek o wpis do rejestru KRS.

Określenie PKD dla agencji reklamowej

Działalność agencji reklamowej sklasyfikowana jest numerem PKD 73.11.Z. Warto również zwrócić uwagę na numery z klasy PKD 73.12, które również dotyczą działalności agencji reklamowej.

Najlepsza forma opodatkowania dla agencji reklamowej

Wniosek CEIDG-1 to m.in. wybór formy opodatkowania. Wybierając formę rozliczenia podatku dochodowego warto zastanowić się nad planowanym dochodem oraz kosztami, które mogą wystąpić.

Podstawową formą opodatkowania jest tzw. skala podatkowa, tutaj rozliczenie podatku następuje ze względu na progi podatkowe. Jest ona korzystna dla tych, którzy osiągają dochód poniżej 85.528 zł - jest wówczas opodatkowany 18% stawką podatku. Przekroczenie tej kwoty skutkuje zastosowaniem stawki 32% w stosunku do nadwyżki nad kwotą 85.528 zł. Zaletą skali podatkowej jest możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku, wielu ulg podatkowych oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Osiągając dochód na poziomie minimum 100.000 zł, warto skorzystać z podatku liniowego. Stawka podatku jest ta sama bez względu na wysokość obrotu i wynosi 19%.  Wyklucza jednak przywileje, z których można skorzystać przy skali podatkowej.

Z kolei przyszli przedsiębiorcy, u których nie wystąpią wysokie koszty uzyskania przychodu powinni zastanowić się nad ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podatek rozliczany jest od przychodu, a więc jest to dla nich niezwykle korzystna opcja, ponieważ koszty w ogóle nie są brane pod uwagę. Ta forma opodatkowania, podobnie jak podatek liniowy, wyklucza ulgi podatkowe i wspólne rozliczenie.

Agencja reklamowa z VAT czy bez VAT?

Działalność agencji reklamowej przedmiotowo nie jest zwolniona z podatku VAT, innymi słowy, ze względu na typ działalności ustawodawca wyklucza ją ze zwolnienia.

Początkujący przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, czyli ze względu na osiągany obrót, który nie może przekroczyć 150.000 zł rocznie. W ciągu trwania roku podatkowego konieczne jest jednak pilnowanie wysokości osiąganego dochodu, ponieważ w momencie przekroczenia ustawowego limitu powstaje obowiązek zarejestrowania się do VAT jako czynny podatnik. Automatycznie czynność, która spowodowała jego przekroczenie, jest już opodatkowana.

Kiedy warto być czynnym podatnikiem VAT? Ta opcja będzie korzystna dla tych, którzy:

  1. świadczą usługi głównie na rzecz czynnych podatników VAT (wówczas będą “tańsze” o VAT),

  2. świadczą usługi opodatkowane stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego - wydatki, nad należnym - sprzedaż), lub

  3. w ramach działalności będą dokonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R. Od początku 2015 roku nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia rejestracji (a w rezultacie zapłaty 170 zł). Bardzo ważne jest, aby zaznaczyć:

  • przy zwolnieniu podmiotowym - kwadrat w części C1 poz. 30,

  • aby być czynnym podatnikiem - kwadrat w części C1 poz. 33.

Szczegóły dotyczące kwestii wypełnienia deklaracji opisuje artykuł Jak wypełnić VAT-R.

Składki ZUS dla agencji reklamowej

Po złożeniu wniosku CEIDG-1 i VAT-R w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy przedstawić formularz ZUS ZUA, który ma na celu zgłoszenie osoby do ubezpieczeń.

Konto firmowe dla agencji reklamowej

Konto firmowe jest konieczne, gdy usługi mają być świadczone na rzecz firm lub wtedy, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł.

Aktualnie każdy bank oferuje założenie konta firmowego, warto jednak przed podjęciem decyzji zwrócić uwagę na wysokość opłat związanych z prowadzeniem rachunku oraz czy dokonywanie przelewów jest płatne. Przy dokonywaniu dużej ilości przelewów każda opłata może okazać się niepotrzebnym wydatkiem.

Jakie warunki lokalowe dla agencji reklamowej?

Wbrew pozorom w przypadku agencji reklamowej własne biuro nie jest konieczne. Wiele agencji reklamowych szczyci się tym, że ich pracownicy realizują zamówienia w domu. Profesjonalista w kapciach to nadal profesjonalista.

Decydując się na prowadzenie działalności w lokalu czy budynku mieszkalnym, należy mieć na uwadze, że jeśli nastąpi zmiana użytkowania lokalu, działalność w mieszkaniu może skutkować wyższym podatkiem od nieruchomości. Wykorzystywanie części własnego mieszkania w celach firmowych oraz korzystanie z przywilejów, jakie mogą się z tym wiązać (np. część opłat eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu) zobowiązuje do poinformowania o tym urzędu gminy lub miasta oraz naliczaniem wyższej stawki podatku od nieruchomości.

Odpowiedni sprzęt dla agencji reklamowej

Po przejściu formalności związanych z założeniem agencji reklamowej trzeba skupić się na odpowiednim sprzęcie. Zdecydowanie potrzebny będzie komputer – co najmniej jeden stacjonarny i co najmniej jeden laptop. Większość specjalistów, którzy zostaną zatrudnieni, mają już własny sprzęt. Oferując fotografię reklamową, niezbędny jest aparat fotograficzny, a zaawansowany sprzęt do filmowania, tj. kamera i dron to wydatek tylko dla agencji z szeroką ofertą.

Pewnym wydatkiem będzie również software – zatrudniony grafik powinien mieć własne programy do obróbki fotografii, a informatycy i pozycjonerzy własne systemy operacyjne, może jednak zdarzyć się, że trzeba będzie kupić oryginalne oprogramowanie niezbędne do pracy.

Kogo potrzebuje dobra agencja reklamowa?

Wszystko uzależnione jest od oferty, jaką ma przedstawiać agencja reklamowa. Można działać samemu bądź zebrać wielu specjalistów, skład zespołu zależy od zakresu usług. Warto jednak wiedzieć, jacy specjaliści będą niezbędni:

  • pozycjoner – dobry specjalista SEO pozwoli świadczyć usługi pozycjonowania stron i serwisów w sieci,

  • copywriter – buzz marketing, inbound marketing, content marketing, kampanie szeptane, mailing i wiele innych form marketingu pisanego wymagają usług profesjonalnego copywritera,

  • programista – tworzenie stron internetowych, serwisów, aplikacji mobilnych, systemów zarządzania klientem i innych zaawansowanych rozwiązań sieciowych, potrzebuje co najmniej jednego dobrego programisty,

  • marketingowiec – ścieżka klienta, drogi rozwoju biznesu, analiza rynku? Chcąc mieć dostęp do zaawansowanej wiedzy z dziedziny marketingu, konieczny będzie specjalista ds. marketingu,

  • grafik – podstawa działu kreacji. Dobry grafik stworzy logo, banner, identyfikację graficzną, projekt strony internetowej, a nawet wizualizację. Chcąc, aby to, co stworzy agencja reklamowa, reprezentowało wysoki poziom, niezbędne będą usługi (dobrego) grafika,

  • fotograf – fotografia reklamowa, fotografia korporacyjna, fotografia produktowa, profesjonalna fotografia wymaga profesjonalnego fotografa,

  • montażysta – wejście na rynek spotów i wideo reklamy wymaga dobrego montażysty, w większości agencji jest on jednocześnie kamerzystą,

  • Social Media Manager – specjalista od facebooka, twittera, snapchata, forów internetowych, blogów i więcej, dobry społecznościowiec wypromuje najbardziej wymagającego klienta agencji reklamowej na każdej platformie społecznościowej.

Formalności związane z zatrudnieniem pracowników w agencji reklamowej

Popularną formą zatrudnienia wyżej wymienionych specjalistów jest umowa o dzieło. Podpisując taką umowę, przyjmujący dzieło zobowiązuje się do wykonania konkretnego dzieła, a zlecający dzieło, w zamian za jego otrzymanie, do zapłaty wynagrodzenia. Podobną formą zatrudnienia do umowy o dzieło jest umowa zlecenie, jednak pomimo wielu wspólnych cech znacząco się od siebie różnią skutkami prawnymi. Wymienione umowy reguluje Kodeks cywilny i z tego powodu nazywane są umowami cywilnoprawnymi.

Różnice pomiędzy powyższymi umowami opisuje artykuł Umowa zlecenie a umowa o dzieło.

Przyszły pracodawca może również zatrudnić specjalistów w ramach umowy o pracę, regulowanej przez Kodeks pracy.

Marketing w agencji reklamowej

Niezależnie od potężnych narzędzi, które będą dostępne potem, na początku należy zainwestować w dobrą stronę internetową, która odpowiednio przedstawi ofertę agencji reklamowej i jednocześnie będzie ją dobrze reprezentowała. Z czasem można zacząć korzystać z własnych usług -  pozycjonowanie, reklamy PPC (Adwords, Adsense itd.), kampanie szeptane oraz dobry dział handlowy.

Agencja reklamowa jest biznesem łatwym do założenia, tanim do utrzymania, ale niezwykle trudnym do rozwinięcia. Nie wymaga wielkich nakładów, formalności ani ryzyka, kluczem do sukcesu jest determinacja, doświadczenie oraz profesjonalizm. Dziś, ćwierć wieku po transformacji, pierwsze agencje reklamowe wyrastają na gigantów biznesu, a rynek wciąż jest dostępny dla nowych przedsiębiorców.

 

jak założyć agencję reklamową