Jak założyć aptekę - praktyczne wskazówki

Problemy zdrowotne są niestety nieodłącznym elementem życia i prędzej czy później dotykają każdego człowieka. Z roku na rok coraz więcej pieniędzy z domowego budżetu wydawana jest właśnie w aptekach. Warto się zatem przyjrzeć w jaki sposób regulowana jest ich działalność oraz jakie warunki należy spełnić by móc prowadzić swoją własną aptekę. Sprawdź, jak założyć aptekę!

Ogólna charakterystyka apteki

Apteka jest placówką ochrony zdrowia publicznego, w której osoby uprawnione zajmują się w szczególności świadczeniem usług farmaceutycznych tj.:

• wydawanie produktów leczniczych i wyrobów medycznych,
• sporządzanie leków recepturowych, w terminie nie dłuższym niż 48 godzin od złożenia recepty przez pacjenta, a w przypadku recepty na lek recepturowy zawierający środki odurzające lub oznaczonej „wydać natychmiast” – w ciągu 4 godzin;
• sporządzenie leków aptecznych;
• udzielanie informacji o produktach leczniczych i wyrobach medycznych.

Zgodnie z art. 87. 1 ustawy prawo farmaceutyczne wyróżnić można 3 podstawowe rodzaje aptek:

• apteki ogólnodostępne - zaopatrujące ludność,

• apteki szpitalne - zaopatrujące jednostki organizacyjne publicznej służby krwi, służby szpitale i inne podmioty lecznicze wykonujące stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne,

• apteki zakładowe - zaopatrujące podmioty lecznicze utworzone przez Ministra Obrony Narodowej i Ministra Sprawiedliwości, gabinety, pracownie, izby chorych i oddziały terapeutyczne, oraz inne przedsiębiorstwa podmiotów leczniczych wykonujące stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne. 

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem apteki

Prowadzenie apteki jest działalnością regulowaną i wiążę się z koniecznością uzyskania odpowiedniego zezwolenia wydawanego przez wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego.

Prawo do uzyskania zezwolenia na prowadzenie apteki posiada podmiot, który:

• nie prowadzi lub nie złożył wniosku o wydanie zezwolenia na prowadzenie obrotu hurtowego produktami leczniczymi lub zajmuje się pośrednictwem w obrocie produktami leczniczymi,
• nie prowadzi na terenie województwa więcej niż 1 % aptek ogólnodostępnych albo podmioty przez niego kontrolowane, w szczególności podmioty zależne w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów, prowadzą łącznie więcej niż 1% aptek na terenie województwa,
• nie jest członkiem grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, której członkowie prowadzą na terenie województwa więcej niż 1 % aptek ogólnodostępnych.

Ponadto o prawo do uzyskania zezwolenia na prowadzenie apteki może ubiegać się:

• farmaceuta posiadający prawo wykonywania zawodu, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółka jawna lub spółka partnerska, której przedmiotem działalności jest wyłącznie prowadzenie aptek, i w której wspólnikami (partnerami) są wyłącznie farmaceuci posiadający prawo wykonywania zawodu, o którym mowa w ustawie o izbach aptekarskich.

Jeśli apteka będzie prowadzona w formie spółki jawnej lub partnerskiej, to wspólnik lub partner spółki będącej wnioskodawcą może uzyskać zezwolenie na prowadzenie apteki, gdy (art. 99 ust. 3a ww. ustawy):

• nie prowadzi lub nie jest wspólnikiem, w tym partnerem, w spółce lub spółkach, które prowadzą łącznie co najmniej 4 apteki ogólnodostępne,
• nie jest członkiem grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, której członkowie prowadzą łącznie co najmniej 4 apteki ogólnodostępne,
• nie wchodzi w skład organów spółki posiadającej zezwolenie na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej lub zajmującej się pośrednictwem w obrocie produktami leczniczymi.

W przypadku, gdy występującym o zezwolenie na prowadzenie apteki jest lekarz lub lekarz stomatolog, zezwolenie wydaje się, jeżeli występujący przedstawi oświadczenie o niewykonywaniu zawodu lekarza.

Za udzielenie zezwolenia na prowadzenie apteki, pobierana jest opłata w wysokości pięciokrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W roku 2018 opłata ta wynosi 10 500 zł.

Dodatkowo podmiot prowadzący aptekę zobowiązany jest zatrudnić osobę odpowiedzialną za jej prowadzenie, posiadającą odpowiednie uprawnienia oraz biorącą odpowiedzialność za należyte prowadzenie apteki.

Zgodnie z art. 88 ust. 2 wspomnianej ustawy kierownik apteki musi:

• być kierownikiem tylko 1 apteki,
• posiadać prawo wykonywania zawodu,
• uzyskać tytuł magistra farmacji, 
• odbyć co najmniej 5-letni staż pracy w aptece lub 3-letni staż pracy w aptece w przypadku, gdy posiada specjalizację z zakresu farmacji aptecznej. 

Obowiązek zatrudnienia kierownika nie dotyczy podmiotu prowadzącego aptekę, który sam jest farmaceutą spełniającym ww. wymagania.

Apteka powinna zostać uruchomiona w ciągu 4 miesięcy od dnia uzyskania zezwolenia. W przeciwnym razie zezwolenie na prowadzenie apteki może zostać cofnięte.

Do wydawania leków w aptece uprawniony jest jedynie farmaceuta lub technik farmaceutyczny.

Dopuszczalne formy prowadzenia apteki

Apteka może być prowadzona wyłącznie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki partnerskiej lub spółki jawnej, w której wspólnikami (partnerami) są wyłącznie farmaceuci posiadający prawo wykonywania zawodu farmaceuty. Ograniczenia te nie obowiązują w przypadku punktów aptecznych. 

Jak założyć aptekę?

Prowadzenie apteki należy zarejestrować w CEIDG lub w przypadku wybrania innej formy prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza - w KRS.

Co do zasady osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Wspomniany druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.

Dodatkowo prowadzenie apteki może wiązać się z obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

O tym kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnym można przeczytać w artykule: Kasa fiskalna - kto ma obowiązek jej posiadania?

Apteka a refundacje

Zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o refundacji apteki mają obowiązek w określonych terminach sporządzić i uzgodnić z NFZ, w formie w postaci papierowej lub elektronicznej, zbiorcze zestawienie leków refundowanych. Tak uzgodnione zestawienie jest następnie przekazywane do właściwego oddziału wojewódzkiego Funduszu i stanowi podstawę wypłaty refundacji.

Określenie PKD dla apteki

Podstawowym PKD dla apteki jest 47.73.Z - sprzedaż detaliczna wyrobów farmaceutycznych prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach.

Jak założyć aptekę - najlepsza forma opodatkowania

Podmiot prowadzący aptekę nie ma możliwości wyboru zryczałtowanej formy opodatkowania. W tym przypadku podatek dochodowy od osób fizycznych może być opłacany wyłącznie na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo według stawki 19%.

Opodatkowanie według skali jest opłacalne, gdy przedsiębiorca nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu podatkowego (85 528 zł dochodu). W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg, z których nie ma możliwości skorzystania podatnik podatku liniowego (np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem). Opłacając podatek liniowy przedsiębiorca niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu zawsze płaci 19 procentowy podatek.

Apteka z VAT czy bez VAT

Rozpoczynając prowadzenie apteki możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Bycie nievatowcem opłaca się jeżeli

• koszty działalności są niskie lub zerowe,

• przedmiotem handlu są produkty własnej produkcji - jeśli ich produkcja jednocześnie nie wymaga zakupu drogich materiałów,

• oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT-u od zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT.

Jeśli natomiast działalność generuje wysokie koszty, towary pochodzą od zewnętrznych dostawców, a przewidywane nakłady na rozwój są wysokie - bardziej opłacalne może okazać się bycie vatowcem. W związku z tym prowadząc aptekę warto rozważyć rejestrację jako czynny podatnik VAT.

Składki ZUS apteki

Jeśli apteka prowadzona będzie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki jawnej lub partnerskiej przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń w ZUS. Każdy wspólnik z ww. spółek, jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi w 2018 roku 1163,39 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wysokość jego miesięcznych składek ZUS wyniesie 1228,70 zł (ze składką na Fundusz Pracy). Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, przedsiębiorcy powinni rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).

Po założeniu działalności przedsiębiorca musi się zgłosić do ubezpieczeń w ZUS najpóźniej do 7 dni po jej założeniu. Robi to na druku ZUS ZUA, jeżeli apteka jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń lub na ZUS ZZA, jeżeli pracuje również w innym miejscu.

Ulga na start

Dzięki uldze na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych)
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
• nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności
• nie podlega ubezpieczeniu w KRUS

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność lub minął mu okres 6 miesięcy ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasadach, wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Ułatwienie w zarządzaniu apteką

Natłok obowiązków związany z prowadzeniem apteki wiąże się z koniecznością realizacji działań, które warunkują byt na rynku. Prawidłowe rozliczanie firmy, zaopatrywanie apteki w produkty farmaceutyczne czy prowadzenie terminarza dostaw, to tylko niektóre z codziennych obowiązków właściciela firmy. Aby skutecznie zarządzać apteką, warto skorzystać z dedykowanych programów do prowadzenia biznesu. Kompleksowym narzędziem znacznie ułatwiającym prowadzenie własnego biznesu, w tym także apteki jest system wFirma.pl. Program posiada wszystkie potrzebne funkcje do właściwego rozliczania przedsiębiorstwa, między innymi takie jak:

• wystawianie i wysyłka wszystkich rodzajów faktur,

• bezpośrednie przekazywanie e-deklaracji i raportów JPK dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS,

• wprowadzanie zakupu środków trwałych i automatyczna amortyzacja.

Ważne dla każdego pracodawcy jest także nawiązanie współpracy z zaufanymi osobami, które będą dla niego pracować. Dobrze jest w tym przypadku również skorzystać z narzędzia wspierającego przedsiębiorcę w tym zakresie, szczególnie jeśli stanowi ono moduł programu z którego już korzystamy.  Wspomniany system wFirma.pl jest wyposażony w moduł “Kadry i płace”, w którym użytkownicy mają możliwość:

• generowania różnych rodzajów umów zatrudnienia i list płac,

• prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników,

• tworzenia deklaracji rocznych i wysyłką do odpowiedniego urzędu skarbowego,

• generowanie wydruków kadrowych,

• eksportu do Płatnika.

Konto firmowe dla apteki

Przepisy nie wskazują wprost na obowiązek posiadania przez przedsiębiorce odrębnego konta firmowego. Wszelkie płatności odbywać się mogą także za pośrednictwem konta osobistego przedsiębiorcy. Ważne by jego właścicielem był wyłącznie przedsiębiorca - niemożliwe jest korzystanie z rachunku wspólnego dla małżonków. Prowadząc aptekę ogólnodostępną sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób prywatnych rozliczających się w dużej mierze gotówką. Mimo to warto rozważyć utworzenie oddzielnego konta firmowego, choćby ze względu na rozliczenia refundacji z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Jakie warunki lokalowe dla apteki

Apteka ogólnodostępna może stanowić odrębny budynek lub być zlokalizowana w obiekcie o innym przeznaczeniu - oczywiście pod warunkiem wydzielenia od innych lokali obiektu i innej działalności.

Zgodnie z art. 97 ustawą prawo farmaceutyczne powierzchnia podstawowa apteki ogólnodostępnej nie może być mniejsza niż 80 m². Wyjątek stanowią apteki ogólnodostępne zlokalizowane w miejscowościach do 1 500 mieszkańców oraz na terenach wiejskich gdzie dopuszcza się by powierzchnia podstawowa wynosiła 60 m². Do powierzchni podstawowej apteki dochodzą pomieszczenia pomocnicze, dlatego lokal przeznaczony na aptekę powinien posiadać około 100 m². Dokładne warunki powierzchniowe i techniczne pomieszczeń przeznaczonych na aptekę zostały opisane w przepisach prawa farmaceutycznego. Ponadto lokal apteczny powinien spełniać ogólne normy sanitarno-higieniczne, przeciwpożarowe oraz BHP odpowiadające wymaganiom określonym dla budynku użyteczności publicznej.

RODO w aptece

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing w aptece

Jednym z najważniejszych czynników sukcesu apteki jest jej lokalizacja. Największym zainteresowaniem co do zasady cieszą się apteki zlokalizowane bezpośrednio przy przychodniach, szpitalach lub prywatnych gabinetach lekarskich. Podczas wyboru lokalizacji należy wziąć pod uwagę także takie czynniki jak: odległość od innych aptek, dostępność miejsc postojowych dla pacjentów, rodzaj ulicy, otoczenie oraz średnie natężenie ruchu.

Co do zasady reklama aptek oraz ich działalności jest prawnie zabroniona. Za reklamę nie należy uznawać jednak informacji o lokalizacji i godzinach pracy apteki, dlatego dobrym pomysłem są ulotki informacyjne oraz informacja o istnieniu apteki zamieszczona w internecie, np. na bezpłatnym portalu Taelo.pl.

Rynek usług farmaceutycznych jest trudny jednak przy odrobinie wyobraźni oraz dobrej woli i w tej dziedzinie można osiągnąć sukces.