Jak założyć firmę informatyczną - najważniejsze informacje

Niezależnie od dobrych wyników finansowych firm informatycznych w Polsce, branża informatyczna dynamicznie się rozwija, a zleceń dla programistów, testerów czy administratorów systemów nie brakuje. W połączeniu z bardzo atrakcyjnymi zarobkami, którymi charakteryzuje się branża komputerowa, warto zastanowić się nad założeniem własnego biznesu o tym charakterze. Jak założyć firmę informatyczną krok po kroku, opisujemy w poniższym artykule!

Jak założyć firmę informatyczną - ogólna charakterystyka firmy informatycznej

Firma informatyczna może świadczyć usługi w zakresie:

  • budowania stron internetowych,

  • zarządzania własnymi i zakupionymi systemami informatycznymi,

  • administrowania i konfiguracji systemów,

  • zarządzania bezpieczeństwem sieci komputerowych,

  • archiwizacji danych.

Usługi, z którymi kojarzone są firmy informatyczne, to:

  • naprawa komputerów, stacji roboczych i serwerów,

  • szeroko rozumiany serwis komputerowy.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem firmy informatycznej

Firma informatyczna nie zobowiązuje do posiadania zezwoleń lub koncesji. Do formalności, których należy dopełnić, zaliczyć można jedynie standardową rejestrację firmy, co zostanie szczegółowo opisane poniżej. Właściciel firmy informatycznej powinien jednak przestrzegać  wymagań prawnych w zakresie praw autorskich, zwłaszcza w sferze korzystania i udostępniania licencjonowanych programów.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy informatycznej

Firmę informatyczną można prowadzić w formie:

co zobowiązuje do rejestracji za pomocą formularza CEIDG-1.  Wniosek CEIDG-1 składany jest do urzędu gminy lub miasta osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną. Jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS, GUS oraz urzędu skarbowego.

Przyszły właściciel firmy informatycznej może również zdecydować się na prowadzenie firmy w formie spółki handlowej:

  • spółki jawnej,

  • spółki komandytowej,

  • spółki komandytowo-akcyjnej,

  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

  • spółki akcyjnej.

Spółkę handlową rejestruje się w KRS. Firma informatyczna nie można być prowadzona w formie spółki partnerskiej.

Określenie PKD dla firmy informatycznej

W zależności od zakresu oferowanych usług, PKD firmy informatycznej może być:

  • 6203Z Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi,

  • 6202Z Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,

  • 6201Z Działalność związana z oprogramowaniem,

  • 6209Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych,

  • 6311Z Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność,

  • 4778Z Sprzedaż detaliczna pozostałych nowych wyrobów prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach,

  • 4719Z Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach,

  • 4791Z odpowiadający sprzedaży detalicznej prowadzonej przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy informatycznej

Przyszły właściciel firmy informatycznej w kwestii formy opodatkowania ma do wyboru  w zasadzie wszystkie formy opodatkowania możliwe w  Polsce. Przy wyborze powinien oszacować planowy przychód oraz wysokość możliwych kosztów uzyskania przychodu.

Forma opodatkowania

Charakterystyka

Zasady ogólne

Podstawowa forma opodatkowania dochodów, która przyjmowana jest z urzędu, a więc nie wiąże się ze składaniem dodatkowych oświadczeń. Charakterystyczne dla niej są tzw. progi podatkowe:

  • do wysokości dochodu 85 258 zł - stawka podatku wynosi 18%,

  • ponad 85 528 zł - podatek wynosi 14 839,02 zł + 32% od kwoty powyżej 85 528 zł

Uwzględniana jest kwota zmniejszająca podatek 556,02 zł, ulgi podatkowe i odliczenia. Zasady ogólne są korzystną formą opodatkowania dla osób, których dochód nie przekracza 85 528 zł oraz tych, którzy mają możliwość korzystania z przewidzianych ulg (np. posiadają dzieci).

Podatek liniowy

Stawka podatku wynosi 19% bez względu na wysokość osiągniętego dochodu, ale odnosi się jedynie do źródła dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej. Wymaga złożenia do właściwego urzędu skarbowego oświadczenia o wyborze tej formy opodatkowania. Podatek liniowy to korzystna forma opodatkowania dla osób, których dochód przekracza 100 000 zł oraz dla tych, którzy nie korzystają z ustawowych odliczeń lub ulg (np. nie posiadają rodziny).

Ryczałt

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma rozliczania, inaczej niż w przypadku pozostałych form oparta na opodatkowaniu przychodu według przewidzianych stawek ryczałtu. Wyróżnia się następujące stawki ryczałtu:

  1. 8,5% przy świadczeniu usług informatycznych,

  2. 17% dla czynności:

    1. związanych z doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego (PKWiU 62.02.10.0),

    2. związanych z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1),

    3. objętych grupowaniem "Oryginały oprogramowania komputerowego" (PKWiU 62.01.2),

    4. związanych z doradztwem w zakresie oprogramowania (PKWiU ex 62.02),

    5. w zakresie instalowania oprogramowania (PKWiU ex 62.09.20.0),

    6. związanych z zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.03.1).

Aby móc rozliczać się ryczałtem, podatnik musi spełnić wiele warunków, narzuconych mu przez przepisy. Jest to jednak bardzo korzystna forma opodatkowania dla tych, którzy nie ponoszą wysokich kosztów uzyskania przychodu. Przy opodatkowaniu ryczałtem nie jest możliwe korzystanie z dostępnych ulg i odliczeń podatkowych.

Karta podatkowa

Najprostszy sposób rozliczenia podatku przeznaczony dla niewielkich zakładów usługowych, wytwórczo-usługowych i handlowych. Podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Wysokość podatku ustalana jest każdego roku podatkowego przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wybór formy opodatkowania kartą podatkową deklaruje się poprzez złożenie wniosku PIT-16 wraz z CEIDG.  Kartę podatkową mogą wybrać jedynie podatnicy zajmujący się świadczeniem czynności naprawy i konserwacji cyfrowych urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania danych, w tym komputerów i urządzeń pomocniczych.

Firma informatyczna z VAT czy bez VAT?

Przedsiębiorcy, otwierając firmę informatyczną, co do zasady nie muszą rejestrować się do VAT - mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

Uwaga!

Zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje pod warunkiem, że podatnik w danym roku podatkowym nie przekroczy 150.000 zł limitu obrotu. W pierwszym roku działalności limit zwolnienia 150.000 zł liczony jest w proporcji przypadającej na okres, w którym działalność była prowadzona.

 

Istnieje jednak pewien wyjątek, który uniemożliwia skorzystanie ze zwolnienia z VAT.

Świadczenie usług doradczych przez firmę informatyczną automatycznie wyklucza skorzystanie ze zwolnienia z VAT.

Kiedy warto być czynnym podatnikiem VAT? Ta opcja będzie korzystna dla tych, którzy:

  1. będą świadczyć usługi głównie na rzecz czynnych podatników VAT,

  2. świadczą usługi opodatkowane stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego - wydatki, nad należnym - sprzedaż), lub

  3. w ramach działalności będą dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R.

Kasa fiskalna dla firmy informatycznej?

Przepisy nakładają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na przedsiębiorców, świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak podobnie jak w przypadku podatku VAT, przedsiębiorca ma prawo skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeżeli nie przekroczył ustalonego limitu obrotu, a rodzaj produktów nie jest wymieniony w katalogu towarów, które bezwzględnie powinny być nabijane na kasę.

Ważne!

Obrót umożliwiający skorzystanie ze zwolnienia z kasy nie może przekroczyć 20.000 zł.

Składki ZUS firmy informatycznej

W ciągu 7 dni od założenia firmy informatycznej w celu zgłoszenia osoby do ubezpieczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorca powinien złożyć formularz:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie sklepu to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (pracuje dodatkowo na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Konto firmowe dla firmy informatycznej

Przepisy nie nakazują posiadania konta firmowego przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Konto firmowe konieczne jest jednak, gdy:

  • stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,

  • wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 euro.

Warto jednak zastanowić się nad założeniem konta firmowego ze względu na wiele korzystnych warunków, które oferują banki dla przedsiębiorców. Warto zwrócić uwagę na sposób dokonywania przelewów oraz ich koszt. W przypadku dużej liczby transakcji każda dodatkowa opłata może stanowić niepotrzebny wydatek.

Jakie warunki lokalowe dla firmy informatycznej?

Firma informatyczna nie potrzebuje specjalistycznie przystosowanego lokalu. Przedsiębiorca równie dobrze może prowadzić działalność we własnym mieszkaniu. Siedziba firmy w mieszkaniu może się jednak wiązać z koniecznością płacenia wyższego podatku od nieruchomości w przypadku, gdy nastąpi zmiana charakteru lokalu i zaniknie funkcja mieszkalna.

Firma informatyczna a gospodarowanie odpadami

Przedsiębiorca świadczący usługi informatyczne w zakresie naprawy komputerów lub innych urządzeń jako wytwórca odpadów (np. zniszczony sprzęt elektroniczny) ma obowiązki z zakresu segregacji i utylizacji odpadów. Jeżeli nie przekracza on określonych progów nakazujących prowadzenie ewidencji odpadów, wówczas jest zwolniony z obowiązków dokonywania sprawozdawczości.

Marketing w firmie informatycznej

Po dopełnieniu wszystkich formalności warto przemyśleć strategię reklamową, aby możliwe było trafienie do większego grona odbiorców. Podstawą może być promocja w sieci - marketing internetowy.

Skuteczne są również ulotki, wizytówki oraz bannery. Materiały drukowane zaliczane są do klasycznych form reklamy, są też jednymi z najtańszych. Można rozdawać je obecnym i potencjalnym klientom, wykorzystując do tego codzienne sytuacje.

 

Jak założyć firmę informatyczną