Jak założyć firmę zarządzającą nieruchomościami

Zarządzanie nieruchomościami wiąże się z koniecznością podejmowania często niełatwych decyzji oraz dokonywania czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej budynku. W związku z tym bardzo często właściciele nieruchomości  decydują się na współpracę z profesjonalną firmą zarządzającą nieruchomościami. Chcesz prowadzić własny biznes i zastanawiasz się jak założyć firmę zarządzającą nieruchomościami ? Odpowiadamy w artykule.

Ogólna charakterystyka firmy zarządzającej nieruchomościami

Do zadań zarządcy należy m.in ustalanie oraz pobór czynszu od mieszkańców, zapewnienie użytkownikom nieruchomości bezpieczeństwa czy zapewnienie właściwej eksploatacji zarządzanego budynku. Z powyższym wiąże się opracowywanie planów inwestycyjnych w obszarze koniecznych wydatków i utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym.

Zarządca odpowiedzialny jest także za bieżące administrowanie nieruchomością, np. wybór właściwego dostawcy energii cieplnej, wywóz śmieci, odprowadzanie ścieków czy utrzymanie terenów zielonych.

Dokładne regulacje dotyczące zakresu obowiązków oraz uprawnień zarządcy do działania w imieniu i na rzecz właściciela nieruchomości powinny wynikać z zawartej między stronami umowy. Umowa ta wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności .

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem  firmy zarządzającej nieruchomościami

W związku z deregulacją zawodów, od 2013 roku zarządzanie nieruchomościami nie wymaga już zdobywania dodatkowych licencji. Nie ma także potrzeby posiadania specjalistycznego wykształcenia. Zarządzaniem nieruchomościami może zająć się zatem każdy, kto posiada dostateczną wiedzę lub doświadczenie w danym temacie. Wybór zarządców odbywa się na zasadach ogólnych i wynika z rynkowych uwarunkowań oraz swobody zawierania umów i świadczenia usług. Zarządca nieruchomości musi się jednak ubezpieczyć z tytułu odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą powstać w konsekwencji nieprawidłowego wykonywania powierzonych mu obowiązków.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy zarządzającej nieruchomościami

Prowadzenie firmy zarządzającej nieruchomościami możliwe jest w każdej formie, za wyjątkiem spółki partnerskiej. Przedsiębiorstwo może zatem prosperować jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna, sp. z o.o. lub w formie spółki akcyjnej.

Jak założyć firmę zarządzającą nieruchomościami

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie firmy zarządzającej nieruchomościami w formie jednoosobowej działalność gospodarczej lub spółki cywilnej musi zarejestrować ją w CEIDG, natomiast  w przypadku wyboru jednej z pozostałych form działalności spółkę należy zarejestrować w  KRS.

Co do zasady osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Określenie PKD dla  firmy zarządzającej nieruchomościami

Podstawowym PKD dla firmy zarządzającej nieruchomościami jest 68.32.Z Zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie. Podklasa ta nie obejmuje:

  • działalności usługowej związanej z utrzymaniem porządku w budynkach, włączając sprzątanie wnętrz, konserwacji i drobnych napraw, usuwania śmieci, usług ochrony, sklasyfikowanej w 81.10.Z.

Najlepsza forma opodatkowania dla  firmy zarządzającej nieruchomościami

Prowadząc firmę zarządzającą nieruchomościami do wyboru podatnika pozostaje:

Zasady ogólne pozwalają na płacenie 18% lub 32% podatku (po przekroczeniu pierwszego progu skali - 85 528 zł dochodu). W przypadku opodatkowania według zasad ogólnych podatnik może dodatkowo obniżać kwoty podatku o odpowiednie ulgi czy odliczenia oraz opłacone składki ubezpieczeniowe.

Przedsiębiorca, opodatkowany podatkiem liniowym, opłaca 19% podatku niezależnie od wysokości dochodów. Podatnik liniowy nie ma jednak możliwości skorzystania z większości ulg podatkowych czy wspólnego rozliczenia z małżonkiem. 

Jeśli chodzi o ryczałt - jego stawka przy świadczeniu usług zarządzania nieruchomościami na zlecenie wynosi 17%. Przedsiębiorca wybierający ryczałt ewidencjonowany  automatycznie traci prawo do rozliczenia się wspólnie z małżonkiem lub w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących  dzieci. Nie przysługuje mu także ulga prorodzinna. Opodatkowanie ryczałtem nie odbiera jednak przedsiębiorcy prawa do zastosowania pozostałych ulg. Kwoty podatku przedsiębiorca może pomniejszyć o składki ZUS i oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Firma zarządzająca nieruchomościami z VAT czy bez VAT

Zarządzanie nieruchomościami wiąże się opodatkowaniem transakcji podatkiem VAT. Przedsiębiorca może jednak skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT pod warunkiem, że w roku podatkowym nie przekroczy 150.000 zł limitu obrotu. 

Uwaga!

W pierwszym roku działalności limit zwolnienia 150.000 zł liczony jest w proporcji przypadającej na okres, w którym działalność była prowadzona.

 

Bycie nievatowcem opłaca się szczególnie, gdy:

  • oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT od zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT,

  • przedmiotem działalności są produkty lub usługi nie wymagające dużych nakładów finansowych.

Składki ZUS  firmy zarządzającej nieruchomościami

Jeśli firma zarządzająca nieruchomościami prowadzona będzie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej, jawnej lub komandytowej przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń w ZUS. Każdy wspólnik z w/w  spółek, jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia.  Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, przedsiębiorcy powinni rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA). 

Uwaga!

Osoby rozpoczynające prowadzenie jednoosobowej działalności na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mogą skorzystać z tzw. preferencyjnych stawek ZUS przez okres 24 miesięcy. Dzięki obniżonym stawkom ZUS nowi przedsiębiorcy zapłacą mniej za ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo osoby korzystające z preferencyjnych stawek ZUS nie mają obowiązku opłacania Funduszu Pracy.

 

Natomiast zarządzanie nieruchomościami w formie wieloosobowej spółki z o.o., spółki komandytowo-akcyjnej lub akcyjnej nie stanowi tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Spółki te, same w sobie, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są one natomiast płatnikami składek, w przypadku zatrudniania pracowników.

Konto firmowe dla  firmy zarządzającej nieruchomościami

Założenie działalności gospodarczej nie zawsze wiąże się z posiadaniem konta firmowego, konieczne jest ono jednak w przypadku świadczenia usług na rzecz firm lub wtedy, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł.  Warunki, które trzeba spełnić, aby założyć konto firmowe narzuca bank. Nie ma tutaj żadnych dodatkowych regulacji. Zazwyczaj do banku należy udać się z:

  • zaświadczeniem (albo ksero i oryginałem do wglądu) o wpisie do CEIDG,

  • dowodem osobistym,

  • pieczątką firmową,

  • wymaga się również złożenia wzorów podpisów osób dysponujących kontem.

Spółki prawa handlowego (jawna, partnerska) dodatkowo powinny złożyć:

  • akt zawiązania spółki,

  • zaświadczenie o nadaniu numeru REGON oraz aktualny odpis KRS.

Przed wyborem konta firmowego warto zwrócić uwagę na wysokość opłat związanych z prowadzeniem rachunku oraz to czy dokonywanie przelewów jest płatne. Przy dokonywaniu dużej ilości przelewów każda opłata może okazać się niepotrzebnym wydatkiem.

Jakie warunki lokalowe dla  firmy zarządzającej nieruchomościami

Wszelkie niezbędne środki oraz sprzęty potrzebne do skutecznego zarządzania nieruchomościami mogą być przechowywane w pomieszczeniach gospodarczych należących do wspólnoty, właściciela nieruchomości lub będące we władaniu zarządcy. Prowadzenie firmy zarządzającej nieruchomościami wymaga jednak posiadania dodatkowo pomieszczeń biurowych. Warunki socjalno-bytowe powinny odpowiadać ogólnym przepisom sanitarnym, p. poż. oraz prawa budowlanego. 

Marketing firmy zarządzającej nieruchomościami

Skuteczna strategia marketingowa jest kluczem do sukcesu prowadzonej działalności. Prowadząc firmę zarządzającą nieruchomościami warto na początek wypromować się za pomocą internetu. Utworzenie strony internetowej co do zasady nie wymaga dużych nakładów finansowych, a pozwoli potencjalnym klientom zapoznać się z ofertą firmy. Z czasem rozwoju przedsiębiorstwa warto rozbudowywać stronę np. poprzez zamieszczanie zdjęć budynków, których administracją firma się już zajmuje. Konkretne przykłady na pewno zwiększą zaufanie przyszłych klientów.

 

Program aktywizacja jak założyć firmę zarządzającą nieruchomościami