Jak założyć lokal gastronomiczny - praktyczne porady

Oglądasz z zainteresowaniem programy Magdy Gessler? A może zawsze chciałeś wystąpić w polskiej edycji Top Chef? Przeczytaj, jak krok po kroku założyć własny lokal gastronomiczny!

Ogólna charakterystyka lokalu gastronomicznego

Założenie własnego lokalu gastronomicznego wymaga sporych nakładów finansowych, dlatego warto zwrócić się po dotacje unijne na rozwój działalności. Pierwszym krokiem, jaki powinien poczynić przyszły przedsiębiorca, jest znalezienie odpowiedniego lokalu do wynajęcia.

Ponadto właściciel lokalu gastronomicznego musi pamiętać o tym, że podlega ścisłym regulacjom prawnym, związanym z żywnością, stanem technicznym budynków, jakością wody  czy stosowanymi urządzeniami i wyposażeniem lokalu.

Aby założyć własny lokal gastronomiczny, początkujący przedsiębiorca nie musi spełniać specjalnych wymagań. Wszystkie zezwolenia może zdobyć w trakcie prowadzenia działalności.

Przedsiębiorca musi pamiętać o rejestracji działalności w  CEIDG i złożeniu stosownych wniosków w Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej, czyli w Sanepidzie. Zgłoszenie należy wykonać minimum na dwa tygodnie przed planowym terminem rozpoczęcia działalności.

Dopuszczalne formy prowadzenia lokalu gastronomicznego

Lokal gastronomiczny można prowadzić w formie:

  • jednoosobowej działalności,

  • spółki osobowej (z wyłączeniem spółki partnerskiej),

  • spółki kapitałowej,

  • spółdzielni.

Najczęściej wybieraną formą jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Zaletą tej formy działalności gospodarczej jest szybsza rejestracja i mniejsze koszty. W przypadku prowadzenia działalności z większym obrotem i większą liczbą  współpracowników należy rozważyć założenie działalności w formie spółki cywilnej lub kapitałowej. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie działalności innej niż spółka cywilna i jednoosobowa działalność, musimy liczyć się z bardziej skomplikowanymi formami prowadzenia dokumentacji księgowej oraz procesem rejestracyjnym nowego podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jak założyć lokal gastronomiczny

Lokal gastronomiczny - jednoosobowa działalność gospodarcza

Zakładając lokal gastronomiczny w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, należy zarejestrować firmę w urzędzie miasta lub gminy. Ten rodzaj działalności, w przeciwieństwie do spółek, wykonuje się samodzielnie. Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela, ale nie jest to ograniczenie, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników. Nie wymaga się od przedsiębiorcy kapitału założycielskiego, nie musi on też prowadzić pełnej księgowości. Dla małych przedsiębiorstw przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 1 200 000 euro.

Warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą z powodu możliwości korzystania z ulg i dotacji. Początkujący właściciel restauracji może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy lub też skorzystać z unijnej pomocy de minimis.

Lokal gastronomiczny - spółka cywilna

Spółka cywilna charakteryzuje się tym, że nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i działa w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego. Jest to dobry wybór dla małych firm i tych prowadzonych przez rodzinę.

Ten rodzaj spółki mogą założyć co najmniej 2 osoby fizyczne bądź prawne. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wspólnicy muszą natomiast pamiętać o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Za spółkę odpowiada swoim majątkiem osobistym każdy ze wspólników. Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał.

Lokal gastronomiczny - spółka handlowa

Wszystkie rodzaje spółek handlowych, czyli jawne, komandytowe, z ograniczoną odpowiedzialnością,  wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Wymagane formularze dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz bezpośrednio w sądach.

Określenie PKD dla usług związanych z prowadzeniem lokalu gastronomicznego

Przy rejestracji działalności gospodarczej należy wpisać nr PKD 56.10.A (Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne) - dotyczy przygotowywania i podawania posiłków gościom siedzącym przy stołach lub gościom dokonującym własnego wyboru potraw z wystawionego menu, bez względu na to czy spożywają oni przygotowywane posiłki na miejscu, biorą je na wynos czy są im dostarczane.

Dodatkowymi wpisami PKD (jako działalność dodatkowa) mogą być m.in.:

  • PKD 56.21.Z Przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);

  • PKD 56.29.Z Pozostała usługowa działalność gastronomiczna;

  • PKD 56.30.Z Przygotowywanie i podawanie napojów;

  • PKD 56.10.B Ruchome placówki gastronomiczne.

Najlepsza forma opodatkowania lokalu gastronomicznego

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest podstawową formą opodatkowania dochodów. Przy dochodzie niższym niż 85 528zł właściciel lokalu gastronomicznego będzie miał obowiązek opłacać podatek w wysokości 18% dochodu, w przypadku gdy dochód będzie wyższy - podatek wyniesie już 32%. Jakie zalety ma opodatkowanie na zasadach ogólnych?  Restaurator będzie mógł przede wszystkim korzystać z ulg podatkowych. Po zdecydowaniu się na ten rodzaj rozliczania działalności, przyszły właściciel lokalu gastronomicznego będzie zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

Wybierając tę formę opodatkowania, przedsiębiorca decyduje się na zastosowanie jednolitej stawki podatkowej - 19%. Wybór podatku liniowego wymaga złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności. Minusem opodatkowania w tej formie jest brak możliwości korzystania z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych 

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczenia i jest możliwy, gdy roczny dochód działalności z zakresu świadczenia usług gastronomicznych nie przekracza 150 tys. euro. Wysokość podatku zależy od wysokości przychodów, dlatego też przedsiębiorcy nie będą mogli w takim wypadku odliczać kosztów firmowych, poza składkami ZUS.

Stawki ryczałtu dla usług gastronomicznych wynoszą:

  • 8,5% w zakresie przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powy­żej 1,5 proc. alkoholu

  • 3% objęte są wszystkie przychody z działalności gastronomicznych, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5 proc. alkoholu,

Opodatkowanie kartą podatkową

Karta podatkowa jest najprostszą formą opodatkowania działalności - podatek ustalany jest według stałych miesięcznych składek pomniejszonych o składkę zdrowotną. Nie wymaga się w tym przypadku prowadzenia KPiR. Wysokość stawki podatku w przypadku karty podatkowej zależy od:

  • rodzaju i zakresu prowadzonej działalności,

  • liczby zatrudnionych pracowników,

  • liczby mieszkańców miejscowości, w której prowadzona jest działalność gospodarcza.

Lp.

Prowadzenie działalności gastronomicznej bez sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5% alkoholu

Oznaczenie stawek

Wysokość stawki w zł

1

2

3

4

1.

w zakresie sprzedaży lodów z automatów

0

1

2

3

4

486 – 647

647 – 853

769 – 975

893 – 1096

1204 – 1416  

2.

w zakresie pozostałej działalności gastronomicznej

0

1

2

3

4

405 – 568

568 – 790

675 – 893

809 – 1015

1091 – 1337

Objaśnienia:

1. Stawki oznaczone w rubryce 3: –

„0” dotyczą działalności prowadzonej bez zatrudnienia pracowników,

„1” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 1 pracownika,

„2” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 2 pracowników,

„3” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 3 pracowników,

„4” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 4 pracowników.

2. Za pracownika uważa się również pełnoletniego członka rodziny, z wyjątkiem małżonka.

Lokal gastronomiczny z VAT czy bez VAT

Podatek VAT jest wliczony w cenę towaru lub usługi przez sprzedawcę, który jest płatnikiem podatku VAT. Dla restauratora zostanie podatnikiem VAT oznacza odprowadzanie należnego podatku VAT, związanego ze sprzedażą towarów lub usług, jak również uzyskiwanie jego zwrotu związanego z dokonywanymi zakupami. 

Obowiązek rejestracji VAT powstanie po przekroczeniu wartości sprzedaży w poprzednim roku podatkowym sumy 150 000 zł, a dla podatników, rozpoczynających działalność gospodarczą w danym roku podatkowym, proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. 

Podatnik w celu zgłoszenia dokonuje rejestracji na druku VAT-R w urzędzie skarbowym, który jest potwierdzony przez naczelnika urzędu skarbowego na druku VAT-5.

Kiedy warto być zwolnionym z podatku VAT:

  • w przypadku, gdy naszymi klientami będą osoby fizyczne,

  • w przypadku, gdy cena towaru zawiera mało kosztów,

  • w przypadku, gdy dostawcami lokalu gastronomicznego są podmioty niebędące płatnikami VAT. 

Właściciel lokalu gastronomicznego, który zamierza  wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub planuje osiągnąć wysokie obroty z działalności gospodarczej, powinien zdecydować się na zarejestrowanie siebie jako czynnego podatnika VAT. Bycie vatowcem w takim przypadku łączy się z korzyściami w postaci możliwości odliczenia VAT od wystawionych faktur.

Składki ZUS właściciela lokalu gastronomicznego

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Przedsiębiorca zgłasza na początku swoją działalność na druku CEIDG-1. Następnie wniosek z kopią wpisu CEIDG przesyła do ZUS. Ten sporządza zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA.

Mimo to przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia się do ubezpieczeń właściciel lokalu gastronomicznego ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

  • ZUS ZUA - jeśli prowadzący lokal gastronomiczny podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

  • ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z  prowadzenia innej działalności.

Ubezpieczenie chorobowe jest dla przedsiębiorcy dobrowolne. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na jego  wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Preferencyjne składki ZUS

Właściciel lokalu gastronomicznego  rozpoczynający działalność może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce.  Przy wyznaczaniu kwoty składek co do zasady bierze się pod uwagę 60% kwoty. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasadach, wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Konto firmowe dla lokalu gastronomicznego

Właściciel lokalu gastronomicznego nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto musi mieć jednego właściciela (małżeństwa, posiadające wspólne konto, nie mogą przeznaczyć go również na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca

  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Lokal gastronomiczny - wymagania

Wymogi sanitarne dotyczące lokalu, pomieszczenia, w którym odbywa się produkcja lub obrót środkami spożywczymi czy kontaktu z żywnością, reguluje ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. 

Po rozpoczęciu prowadzenia działalności gospodarczej należy w ciągu 14 dni zawiadomić na piśmie Sanepid. Ponadto trzeba uzyskać zgodę Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego na prowadzenie w danym lokalu punktu gastronomicznego (np. restauracji).

Procedura zgłoszenia lokalu obejmuje:

  • złożenie wniosku,

  • przeprowadzenie inwentaryzacji wraz z opisem technologicznym,

  • przedstawienie planów architektonicznych pomieszczenia i jego danych.

Aby lokal był zatwierdzony przez Sanepid, musi zostać wcześniej dokonany odbiór sanitarny po urządzeniu lokalu na 2 tygodnie przed rozpoczęciem pracy restauracji. Przedsiębiorca musi przygotować następujące dokumenty:

  • projekt budowlany, projekty branżowe i technologiczne uzgodnione z rzeczoznawcami, odstępstwo w przypadku zaniżonej wysokości lokalu, braku oświetlenia naturalnego na stanowisku pracy lub zagłębienia pomieszczeń, oświadczenie kierownika nadzoru budowlanego lub firmy budowlanej, że prace związane z budową, przebudową lub adaptacją zostały wykonane zgodnie z zaopiniowaną dokumentacją projektową, a użyte materiały posiadają wymagane certyfikaty, protokół ze sprawdzenia wentylacji obiektu, dokumentacja działalności gospodarczej,   badanie wody wykonane przez Sanepid,

  • w przypadku nowego lokalu - pozwolenie na budowę, zaakceptowany przez gminę plan lokalizacji, umowa na wywóz nieczystości stałych i pokonsumpcyjnych.

  • w przypadku adaptacji lub przebudowy lokalu - pozwolenie gminy lub dzielnicy wydziału architektury na zmianę sposobu użytkowania lub na przebudowę, dodatkowo załącza się sporządzone projekty technologiczne

Lokal gastronomiczny - koncesja na alkohol

Aby móc sprzedawać w kawiarni alkohol, trzeba uzyskać specjalne zezwolenie. Szczegółowe wymagania kto i kiedy może sprzedawać napoje alkoholowe precyzuje ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przedsiębiorca może sprzedawać alkohol po uzyskaniu zezwolenia wydanego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Lokal gastronomiczny - opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki

Jeżeli właściciel lokalu gastronomicznego planuje w restauracji odtwarzać publicznie muzykę, musi uzyskać licencję. Udzielana jest na poszczególne formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi, np. na publiczne odtworzenia i wykonania utworów. W przypadku, gdy restaurator nie jest pewny, czy potrzebuje licencji, dobrym pomysłem jest skontaktowanie się z organizacją zbiorowego zarządzania.

Lokal gastronomiczny - marketing

Po pierwsze warto przemyśleć, kto będzie klientem naszej restauracji - będą to osoby prywatne czy będzie to miejsce do spotkań biznesowych? Następnie należy ocenić sytuację na rynku, konkurencję i bliskość firm znajduje się wokół naszego punktu gastronomicznego.

Aby zaplanować skuteczną strategię marketingową, należy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania:

  1. Do kogo kieruję swoją ofertę?

  2. Jakie cele chcę osiągnąć?

  3. Co mnie wyróżnia na tle innych firm?

  4. W czym moja firma jest najlepsza?

Następnie po analizie odpowiedzi przejść do opracowania planu reklamy swojej firmy.