Jak założyć żłobek lub klub dziecięcy? - wszystko co warto wiedzieć

Lubisz pracować z dziećmi i masz dość pracy na etat? Własny żłobek lub klub dziecięcy może być idealnym pomysłem dla Ciebie! Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak założyć żłobek lub klub dziecięcy? 

Żłobek (klub dziecięcy) - ogólna charakterystyka

Żłobek lub klub dziecięcy to jednostka organizacyjna, która zajmuje się następującymi zadaniami:

• zapewnia dziecku opiekę w warunkach zbliżonych do domowych,

• gwarantuje właściwą opiekę pielegnacyjną i edukacyjną dziecku przez uwzględnienie indywidualnych potrzeb,

• prowadzi zajęcia opiekuńczo-wychowawcze i edukacyjne, wpływa pozytywnie na rozwój psychosomatyczny dziecka.

W żłobku dziecko może przebywać od ukończenia 20 tygodnia życia zaś w klubie dziecięcym opieka dotyczy dzieci w wieku od ukończenia 1 roku życia. Dzieci mogą w nich przebywać do ukończenia roku szkolnego - 3 rok życia lub 4, jeżeli nie można ich objąć wychowaniem przedszkolnym.

Podobne zadania na zlecenie podmiotów prowadzących żłobki lub kluby malucha (innych niż osoby fizyczne) może wykonywać dzienny opiekun. Opiekun zajmuje się maksymalnie ośmiorgiem dzieci, do których posiada tytuł prawny. Podmiot zaś zatrudniający takiego opiekuna może udostępnić lub wyposażyć lokal w celu sprawowania wspomnianej opieki.

Jest to obok żłobka i klubu dziecięcego kolejna instytucjonalna forma opieki nad dziećmi, która może uzupełniać ofertę przedsiębiorcy prowadzącego działalność w tym zakresie.

Jak założyć żłobek lub klub dziecięcy - wstępne wymagania

Żłobek lub klub dziecięcy to działalność, którą regulują przepisy ustawy prawo przedsiębiorców i wymaga wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych.

Żłobki i kluby dziecięce mogą tworzyć i prowadzić:

• jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa)

• instytucje publiczne,
• osoby fizyczne
• osoby prawne
• jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Podmioty wymienione powyżej dla celów organizacyjnych mogą połączyć prowadzone przez nich żłobki lub kluby w zespół i określić zasady działania zespołu. Na czele takiego zespołu staje dyrektor zespołu, który jest jednocześnie dyrektorem żłobka lub osobą kierującą klubem dziecięcym. Proces łączenia może dotyczyć także sfery wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej żłobków, klubów dziecięcych lub ich zespołów.

Kadra w żłobkach powinna obejmować: opiekunów, pielęgniarkę lub położną posiadającą stosowne kwalifikacje lub doświadczenie, jeżeli:

• dają oni rękojmię należytego sprawowania opieki nad dziećmi;

• nie są i nie byli pozbawieni władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie została im zawieszona ani ograniczona;

• wypełniają obowiązek alimentacyjny, w przypadku gdy taki obowiązek został nałożony na podstawie tytułu wykonawczego pochodzącego lub zatwierdzonego przez sąd;

• nie zostali skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne;

• nie figuruje w bazie danych Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym lub nie została skazana prawomocnym wyrokiem za inne przestępstwa umyślne (osoba przed podjęciem zatrudnienia przedstawiają zaświadczenie o niekaralności, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed rozpoczęciem pracy lub świadczenia usług w żłobku lub klubie dziecięcym).

Zakładając żłobek lub klub dziecięcy należy:

• zarejestrować działalność gospodarczą,
• znaleźć lokal spełniający wymogi sanitarno-lokalowe oraz przeciwpożarowe / dostosować istniejący lokal do obowiązujących wymogów lub wybudować budynek dostosowany do tych wymogów oraz uzyskać potwierdzenie spełniania tych wymogów,
• znaleźć kadrę spełniającą wymogi wynikające z przepisów
• zorganizować wyżywienie dla dzieci 
• uzyskać wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych 
• opracować statut i regulamin organizacyjny żłobka lub klubu dziecięcego 

Dopuszczalne formy prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego

Decydując się na otwarcie żłobka lub klubu dziecięcego można wybrać każdy rodzaj działalności gospodarczej (poza spółką partnerską). Najczęściej wybieranym rodzajem działalności jest wpis osoby fizycznej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, tzw. jednoosobowa działalność gospodarcza lub działalność w formie spółek osobowych lub kapitałowych rejestrowanych w KRS.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Zakładając żłobek lub klub dziecięcy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, należy zarejestrować swoją firmę w urzędzie miasta lub gminy. Ten rodzaj działalności, w przeciwieństwie do spółek, wykonuje się samodzielnie. Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela, ale nie jest to ograniczenie, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników. Nie wymaga się od właściciela przedsiębiorstwa kapitału założycielskiego, a właściciel żłobka nie musi prowadzić pełnej księgowości. Dla małych przedsiębiorstw przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 2 000 000 euro (według kursu na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego).

Warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą z powodu możliwości korzystania z ulg i dotacji. Początkujący właściciel żłobka lub klubu dziecięcego może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy lub też skorzystać z unijnej pomocy de minimis.

Spółka cywilna

Spółka cywilna charakteryzuje się tym, że nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i działa w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym. Jest to dobry wybór dla małych firm, tych prowadzonych przez rodzinę, a także dla osób, które planują i chcą dowiedzieć się jak założyć żłobek czy klub dziecięcy.

Ten rodzaj spółki mogą założyć co najmniej 2 osoby fizyczne. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wspólnicy muszą natomiast pamiętać o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Za spółkę odpowiada swoim majątkiem osobistym każdy ze wspólników. Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał.

Spółdzielnia socjalna

Spółdzielnię socjalną może założyć co najmniej 5 osób fizycznych - osoby bezrobotne, niepełnosprawne oraz osoby, o których mowa w ustawie o zatrudnieniu socjalnym lub co najmniej 2 osoby prawne - organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego lub kościelne osoby prawne.

Aby założyć żłobek  lub klub dziecięcy w formie spółdzielni socjalnej, należy:

1. przygotować statut spółdzielni,

2. przeprowadzić zebranie założycielskie wraz z przyjęciem statutu i wyborem organów statutowych,

3. zarejestrować działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym,

4. uzyskać numeru REGON,

5. zarejestrować działalność w Urzędzie Skarbowym i uzyskać numer NIP,

6. zarejestrować działalność w ZUS,

7. założyć konto bankowe, na które będą wpłacane środki z funduszu założycielskiego, a także wpisowe i udziały poszczególnych członków spółdzielni.

Jeżeli chcesz założyć spółdzielnię lub przystąpić do już istniejącej, możesz skorzystać z dotacji udzielanej przez Powiatowe Urzędy Pracy. Dotacje i doradztwo dotyczące zagadnień prawnych, tworzenia strategii i biznesplanu spółdzielni, a także poznania podstaw marketingu i promocji oferują też Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej.

Określenie PKD dla usług związanych z prowadzeniem żłobka lub klubu dziecięcego

Kod PKD dla usług związanych z prowadzeniem żłobka lub klubu dziecięcego to PKD 88.91.Z opieka dzienna nad dziećmi. Podklasa ta obejmuje:

• działalność żłobków,

• pozostałą opiekę dzienną nad dziećmi, włączając dzieci niepełnosprawne.

Podklasa ta nie obejmuje:

• wychowania przedszkolnego, sklasyfikowanego w 85.10.Z.

Żłobek lub klub dziecięcy - najlepsza forma opodatkowania 

Zakładając działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu żłobka lub klubu malucha można wybrać każdą formę opodatkowania oprócz karty podatkowej.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest podstawową formą opodatkowania dochodów. Przy dochodzie niższym niż 85 528 zł właściciel żłobka lub klubu dziecięcego będzie miał obowiązek opłacać podatek w wysokości 17% dochodu, w przypadku gdy dochód będzie wyższy (będzie przekraczał kwotę 85 528 zł) podatek wyniesie 14 539 zł 76 gr + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł. Jakie zalety ma opodatkowanie na zasadach ogólnych? Przedsiębiorca będzie mógł przede wszystkim korzystać z ulg podatkowych. Po zdecydowaniu się na ten rodzaj rozliczania działalności, przyszły właściciel żłobka będzie zobowiązany prowadzić księgę przychodów i rozchodów.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

Wybierając tę formę, przedsiębiorca decyduje się na zastosowanie jednolitej stawki podatkowej - 19%. Wybór podatku liniowego wymaga złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności. Minusem opodatkowania w tej formie jest konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Żłobek lub klub dziecięcy - opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczenia i jest możliwy to wyboru, gdy roczny dochód działalności nie przekracza 250 000 euro. Wysokość podatku zależy od wysokości przychodów, dlatego też przedsiębiorcy nie będą mogli w takim wypadku odliczać kosztów firmowych.

Żłobek lub klub dziecięcy z VAT czy bez VAT

Żłobki i kluby dziecięce, o których mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 mogą korzystać ze zwolnienia z VAT.

Zgodnie z ww. ustawą opieka nad dziećmi w wieku do lat 3 może być organizowana w formie żłobka lub klubu dziecięcego, a także sprawowana przez dziennego opiekuna oraz nianię. Opieka w żłobku jest sprawowana nad dziećmi w wieku od ukończenia 20. tygodnia życia. Natomiast klub dziecięcy zajmuje się dziećmi w wieku od ukończenia 1. roku życia.

Zwolnienie z VAT wynika bezpośrednio z art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT.

W przypadku prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego, przedsiębiorca na mocy rozporządzenia jest zwolniony z obowiązku ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Składki ZUS w przypadku prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Przedsiębiorca zgłasza na początku swoją działalność na druku CEIDG-1. Może dołączyć do niego zaświadczenie do ZUS, które równocześnie będzie zgłoszeniem do ubezpieczenia. Brak załącznika powoduje, że przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia siebie do ubezpieczeń właściciel żłobka ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

• ZUS ZUA - jeśli prowadzącyżłobek lub klub malucha podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności).

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla przedsiębiorcy. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ulga na start

Dzięki uldze na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych)
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
• nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności
• nie podlega ubezpieczeniu w KRUS

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Właściciel żłobka lub klubu dziecięcego rozpoczynający działalność lub minął mu okres 6 miesięcy ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasad wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Prowadzenie żłobka zgodnie z prawem

Ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy prowadzącego własną firmę jest odpowiednie zarządzanie. Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia prywatnego żłobka Warto pamiętać również, że prowadzenie placówki dla dzieci, narzuca na przedsiębiorców szereg obowiązków prawnych, z których niewywiązanie się grozi sankcjami a ostatecznie może doprowadzić do zamknięcia firmy. By tego uniknąć, warto stosować odpowiednie narzędzia do zarządzanie, które po pierwsze ułatwią pracę i pozwolą skupić się na rzeczach najważniejszych, a także będą na bieżąco aktualizowane zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.  

Kompleksowym narzędziem, spełniającym powyższe kryteria i zdecydowanie ułatwiającym pracę jest system wFirma.pl. Program posiada szereg funkcji do zarządzania przedsiębiorstwem, między innymi takie jak:

• wysyłkę e-deklaracji i plików JPK_VAT dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS,

• ewidencję środków trwałych i ich amortyzację,

• wystawianie wszystkich rodzajów faktur w siedmiu wersjach językowych i różnych walutach.

Jednym z najważniejszych obowiązków właściciela żłobka jest zatrudnienie wykwalifikowanych i zaufanych pracowników. Istotnym jest, by przedsiębiorca na początku funkcjonowania żłobka poświęcił rekrutacji maksimum swojego czasu i zaangażowania. Pomocnym w tym procesie będzie moduł  “Kadry i płace”, w którym użytkownicy mają możliwość:

• generowania różnych rodzajów umów zatrudnienia i list płac,

• prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników,

• tworzenia deklaracji rocznych i wysyłką do odpowiedniego urzędu skarbowego, generowanie wydruków kadrowych,

• eksportu do Płatnika.

Konto firmowe a żłobek lub klub dziecięcy

Właściciel żłobka lub klubu dziecięcego nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku.

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł.

Warunki lokalowe

Lokal przeznaczony na klub dziecięcy powinien:

• posiadać, co najmniej jedno pomieszczenie,

• uzyskać pozytywną opinię straży pożarnej i sanepidu,

• w pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt dzieci, na grzejnikach centralnego ogrzewania powinny być umieszczone osłony ochraniające przed bezpośrednim kontaktem z elementem grzejnym.

Dopuszcza się prowadzenie żłobka w lokalu znajdującym się w budynku lub jego części, jeżeli ten:

• jest przeznaczony dla nie więcej niż 25 dzieci,

• znajduje się na parterze budynku wykonanego z elementów nierozprzestrzeniających ognia,

• posiada co najmniej 2 wyjścia na zewnątrz, przy czym jednym z nich są drzwi wyjściowe z lokalu, a drugim inne drzwi lub okno umożliwiające bezpośrednie wyjście na otwartą przestrzeń,

• został wyposażony w trudnozapalne wykładziny podłogowe i inne stałe elementy wyposażenia i wystroju wnętrz oraz w gaśnicę proszkową ABC o zawartości co najmniej 4 kg środka gaśniczego.

• powierzchnia pomieszczenia przeznaczonego na zbiorowy pobyt od 3 do 5 dzieci wynosi co najmniej 16 m2,

• w przypadku liczby dzieci większej niż 5 powierzchnia ulega odpowiedniemu zwiększeniu na każde kolejne dziecko, z tym że powierzchnia przypadająca na każde kolejne dziecko wynosi minimum 2 m2, jeśli czas pobytu dziecka nie przekracza 5 godzin dziennie, lub 2,5 m2, jeżeli czas pobytu dziecka jest dłuższy niż 5 godzin dziennie.

• wysokość pomieszczeń przeznaczonych na pobyt dzieci wynosi co najmniej 2,5 m; ponadto w pomieszczeniach tych należy zapewnić temperaturę nie niższą niż 20°C.

Należy zadbać o to, aby meble stanowiące wyposażenie żłobka były dostosowane do wymagań ergonomii, powinny posiadać atesty lub certyfikaty. Jeśli chodzi o zabawki, to muszą one spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny oraz być zaopatrzone w oznakowanie CE.

Należy także zapewnić apteczki wyposażone w podstawowe środki opatrunkowe.

Wymagania techniczno-budowlane lokalu to:

• możliwość otwierania w pomieszczeniu co najmniej 50% powierzchni okien,

• oświetlenie o parametrach zgodnych z Polską Normą PN-EN 12464-1:2004,

• miejsce do przechowywania odzieży wierzchniej,

• dostęp do pomieszczenia, zawierającego miskę ustępową oraz urządzenia sanitarne z ciepłą bieżącą wodą, takie jak: umywalka, brodzik z natryskiem lub inne urządzenia do utrzymania higieny osobistej dzieci, z tym że w urządzeniach sanitarnych jest zapewniona centralna regulacja mieszania ciepłej wody,

• stanowisko do przewijania dzieci,

• miejsce do przechowywania sprzętu i środków utrzymania czystości, zabezpieczone przed dostępem dzieci.

Jeżeli istnieje taka możliwość, to powinno się zapewnić bezpośrednie wyjście na teren otwarty wyposażony w urządzenia do zabaw, niedostępny dla osób postronnych, natomiast niemowlętom zapewnia się, w miarę możliwości, leżakowanie na werandzie lub tarasie.

RODO w żłobku

Prowadzenie żłobka wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W związku z powyższym, do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa żłobka będzie w szczególności należało:

1. przetwarzanie danych osobowych zgodnie z podstawowymi zasadami określonymi w rozporządzeniu RODO (artykuł 6),
2. wykonywanie obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,
4. wyznaczenie inspektora ochrony danych – gdy jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 ust. 1 rozporządzenia. 

Marketing w działalności żłobka lub klubu dziecięcego

W przypadku zaplanowania strategii marketingowej dla żłobka warto zwrócić uwagę na następujące działania:

1. wydrukowanie ulotek i plakatów i rozwieszenie ich w okolicach placów zabaw, na słupach i tablicach ogłoszeń – zwłaszcza na nowych osiedlach gdzie mieszka dużo młodych rodziców, w sklepach, aptekach, przychodniach, w domach kultury, w lokalnej prasie targach dla rodziców. Należy zadbać również o ciekawą grafikę, tak, aby ulotki nie zostały od razu wyrzucone do kosza.

2. najpopularniejszą i najtańszą formą reklamy jest internet. Warto w tym kontekście skorzystać z darmowych form reklamy, jak np. założenie wizytówki firmy na portalu Taelo.pl.  Co więcej, dla zwiększenia pozytywnej oceny żłobka, przedsiębiorca może także publikować artykuły i zamieszczać je na blogu firmowym, jaki jest w serwisie. Rodzice poszukujący żłobka dla swojej pociechy, z pewnością wybiorą ten któremu można zaufać, a opinie i udostępnione na blogu informacje bezpośrednio na to wpływają.
   
   

3. Informację o nowopowstałym żłobku można zamieścić na forach, portalach społecznościowych bądź stronach dzielnicowych.

4. Z pewnością warto założyć stronę internetową lub bloga, które będą źródłem informacji o działalności i pozwoli dotrzeć do szerszego grona odbiorców.