Kasa fiskalna 2012 - co warto wiedzieć

W dzisiejszych czasach nie wyobrażamy sobie już sklepu bez kasy fiskalnej. Kajeciki i kalkulatory odeszły do lamusa. Co więcej kasy fiskalne zaczęły pojawiać się w taksówkach i na straganach targowych. Zatem rodzi się pytanie, czy to wszystko jest kwestią szerzącego się absurdu, wygody, a może pewnych prawnych wytycznych?

Przebywając w centrach handlowych coraz częściej łapiemy się na tym, że nie słyszymy piosenek lecących w tle, ponieważ ustępują one na rzecz samoistnie układającej się melodii pojedynczych, charakterystycznych dźwięków, krótkich „beep”, które wydają kasy fiskalne. Wszechobecność wyżej wymienionych wynika z wymogów prawnych dotyczących przedsiębiorstw przemysłowo-usługowych.

Kasę rejestrującą musi nabyć każda firma, sprzedająca towary i usługi klientom detalicznym, nieposiadającym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Przedsiębiorcy, od jakiegoś czasu funkcjonujący na rynku, których sprzedaż detaliczna nie przekroczyła 40 tysięcy zł rocznie, zwolnieni są z obowiązku instalacji kasy fiskalnej. U nowo powstałych firm limit ten wynosi 20 tysięcy rocznie. W momencie przekroczenia, którejś z tych kwot przedsiębiorca zobowiązany jest do zakupienia kasy. Ponadto kasy nie muszą posiadać przedsiębiorstwa z minimum 70 procentowym zyskiem w branży medycznej, prawniczej, ochroniarskiej, kurierskiej, detektywistycznej i sprzątającej oraz ślusarze, mechanicy maszyn rolniczych i szewcy pod warunkiem, że nie zatrudniają żadnych pracowników, a także firmy zajmujące się sprzedażą wysyłkową (z wyłączeniem sklepów internetowych sprzedających płyty CD, DVD lub Blu-ray i innych dzieł objętych prawami autorskimi), przy czym formą zapłaty za towar musi być przelew bankowy lub pocztowy. We wszystkich innych przypadkach kasa fiskalna jest absolutną koniecznością.

Zatem pierwszym krokiem jest przemyślany zakup odpowiedniej kasy fiskalnej. Swoją decyzję nie można opierać wyłącznie na cenie. Instalując kasę, trzeba wiedzieć, czy wybrane urządzenie pozwoli na rejestrowanie tylko wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe, czy też będzie posiadało bardziej złożone funkcje, takie jak rejestracja stanów magazynowych i rozliczanie kasjerów. Podatnikowi, który po raz pierwszy korzysta z kasy ewidencjonującej, przysługuje zwrot kosztów w wysokości 50 proc. ceny netto, nie przekraczając jednak kwotę 2,5 tys. zł. Warunkiem otrzymania zwrotu jest posiadanie dowodu zakupu z widniejącą kwotą, którą wydano. Ponadto zakup kasy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Po zakupie kasy rejestrującej nie powinno się zapomnieć o złożeniu pisma do naczelnika urzędu skarbowego (co najmniej dzień przed rozpoczęciem ewidencji), w którym należy podać liczbę i miejsce instalacji urządzeń fiskalnych (również kas rezerwowych). Pojawiają się jednak takie przypadki, które zmuszają przedsiębiorców do oddania otrzymanej ulgi. Dzieje się tak, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestano używania kasy (wyjątkiem tutaj są firmy i działalności sezonowe.); pominięto zgłoszenie urządzenia do obowiązkowego przeglądu technicznego lub gdy ogłoszono upadłość działalności gospodarczej.

Po zakupieniu kasy i dopełnieniu wszelkich formalności należy przeprowadzić fiskalizację. W tym celu zatrudnia się uprawnionego pracownika serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta lub importera kas. Od tego momentu, w pamięci urządzenia przechowywane są wszystkie dane związane z dokonanymi operacjami na kasie. Pozwala to na tworzenie miesięcznych raportów do celów podatkowych. W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji trzeba zarejestrować urządzenie w urzędzie skarbowym. Następnie urząd nada numer ewidencyjny urządzeniu i pisemnie powiadomi o tym podatnika. Numer ten należy trwale nanieść na obudowę kasy fiskalnej. Następnie przedsiębiorca musi nauczyć się korzystać z kasy rejestrującej, od tego zależeć będzie łatwość i szybkość obsługi klientów oraz prawidłowa sprawozdawczość potrzebna dla kontroli skarbowej.

Podatnik zobowiązany jest do: rejestrowania na kasie każdorazowej transakcji, drukowania paragonów fiskalnych dla klientów, sporządzania raportów fiskalnych za poszczególne miesiące, prowadzenia wpisów w książce kasy rejestrującej (przechowywanej w miejscu użytkowania urządzenia, by szybko udostępnić ją na każde żądanie kontrolujących lub służby serwisowej), dokonywania corocznych przeglądów technicznych oraz pełnej kontroli nazw towarów. Jeśli kasa ulegnie awarii, przedsiębiorca musi użyć kasę zastępczą, w innym przypadku sprzedaż powinna zostać wstrzymana. Posiadanie kasy fiskalnej i skrupulatne dopełnienie wszystkich warunków z nią związanych pozwoli w zgodzie z prawem rozwinąć skrzydła nowo powstałemu przedsiębiorstwu.