Co do zasady, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych zobowiązani są do jej ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Kasa fiskalna jest obowiązkowa na mocy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Nie wolno jednak zapomnieć o zwolnieniach w tym zakresie, jakie przewidział ustawodawca.
Kasa fiskalna - zwroty towarów i uznane reklamacje
Dokonując sprzedaży towarów niejednokrotnie sprzedawcy otrzymują ich zwroty i reklamacje. Ponadto dochodzi również do oczywistych pomyłek związanych z nabiciem sprzedaży na kasie. Jak wówczas dokonać prawidłowej ewidencji takich zdarzeń gospodarczych? § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących jasno wskazuje, że na kasie nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Jednak kolejne paragrafy jasno prezentują sposób ich ewidencji.
Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Co ważne, brak dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży czy też brak podpisów na protokole zwrotu jest równoznaczny z nienależytym prowadzeniem ewidencji. W związku z czym urząd skarbowy, w razie kontroli, może zakwestionować pomniejszenie podatku do zapłaty.
Kasa fiskalna - ewidencja oczywistych pomyłek
Dla oczywistych pomyłek przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia oddzielnej ewidencji, w której natychmiast po zaistnieniu pomyłki dokonuje odpowiednich zapisów, obejmujących:
- błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
W tym przypadku podatnik na kasie rejestruje sprzedaż w prawidłowej wysokości. Nie ma w tej sytuacji przeciwwskazań, tak jak ma to miejsce w przypadku zwrotów towarów czy reklamacji.
Na potrzeby nowej struktury JPK_V7 która obowiązuje od 1 października 2020 r. wszystkich czynnych podatników VAT, przychód z kasy fiskalnej ujmowany jest na podstawie ŁRO z oznaczeniem RO w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Analogicznie wpis pomniejszający ujmowany na podstawie ewidencji zwrotów również oznaczać należy symbolem RO. Szczegółowe informacje na temat oznaczeń dokumentów zostaływskazane w artykule: Oznaczenia dokumentów zakupu i sprzedaży w JPK V7M i JPK V7K.
Księgowanie ewidencji zwrotów i oczywistych pomyłek
W celu zaksięgowania w systemie wFirma.pl ewidencji oczywistych pomyłek lub zwrotów na kasie fiskalnej należy na koniec dnia podsumować zapisy ewidencji i wprowadzić je poprzez zakładkę: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. Wartość zwróconego towaru należy wprowadzić poprzedzając kwotę znakiem minus a w danych kontrahenta zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA
Aby ewidencja zwrotów została wykazana w JPK V7 wraz z oznaczeniem RO, w podzakładce ZAAWANSOWANE w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać oznaczenie RO.
