Kaucja a opodatkowanie - podstawowe informacje

W przypadku zapłacenia zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru czy wykonania usługi i otrzymania faktury zaliczkowej przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT (podatek naliczony). Z kolei wystawca faktury zaliczkowej zobowiązany jest do naliczenia podatku VAT (podatek należny). Natomiast na gruncie podatku dochodowego zaliczka nie daje możliwości ujęcia jej w kosztach podatkowych u nabywcy i adekwatnie u sprzedawcy nie generuje powstania przychodu. Czy w przypadku otrzymania kaucji stosuje się ten sam schemat? Sprawdź, jakie obowiązki na gruncie podatkowym generuje otrzymana kaucja!

Kaucja - definicja

Kaucja jest określoną sumą pieniędzy wpłacaną przez zamawiającego usługę czy towar wykonawcy. Jej zadaniem jest zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się lub niewłaściwego wywiązania się ze zobowiązań. Kaucja może być również przekazana na pokrycie strat, które wynikły w trakcie realizacji zamówienia.

Kaucja nie jest częścią ceny i przede wszystkim ma charakter zwrotny, dlatego też nie należy jej utożsamiać z zaliczką. Generuje ona zupełnie inne skutki na gruncie podatkowym niż zaliczka.

Otrzymana kaucja a skutki na gruncie VAT

W związku ze zwrotnym charakterem kaucji nie rodzi ona obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. Podmiot wpłacający nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od kaucji. Dodatkowo wpłata kaucji nie jest dokumentowana fakturą, jak to wygląda w przypadku zaliczki, gdzie konieczna jest faktura zaliczkowa.

Jeżeli strony umowy uznają, że wpłacona kaucja zostaje zaliczona na poczet należności głównej za świadczoną usługę lub zamówiony towar kaucja powinna zostać potraktowana jak zaliczka. Sprzedawca w takiej sytuacji powinien wystawić fakturę zaliczkową na kwotę otrzymanej kaucji. Faktura będzie dodatkowo uprawniać do odliczenia podatku VAT od strony Nabywcy, natomiast Sprzedawca zobowiązany będzie do odprowadzenia podatku VAT.

Kaucja jako koszt podatkowy

Na gruncie podatku dochodowego kaucja również nie jest kosztem. Podobnie sytuacja kształtuje się w przypadku wadium. Jest to określona suma, która jest składana jako zabezpieczenie dotrzymania warunków umowy w ramach aukcji lub przetargu. Jest więc ono dodatkowym zastrzeżeniem pieniężnym, które na polecenie organizatora może zostać ujęte w warunkach przetargu lub aukcji. Ma charakter zwrotny i nie jest ewidencjonowane ani w kosztach ani przychodach firmowych w przypadku podatników rozliczających się w ramach uproszczonej księgowości tzn. na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów lub też karty podatkowej.

Art. 23 ustawy o PIT zawiera wykaz wydatków, które nie mogą zostać ujęte w kosztach firmowych. Kaucja nie jest w nim wymieniona, ponieważ podlega zwrotowi i nie powinna zostać zaliczana do kosztów ani przychodów firmowych.

Przedsiębiorcy już na samym początku powinni ustalić, czy dokonywana przez nich wpłata czy też otrzymane środki są zaliczką czy też kaucją. Od tej decyzji będzie zależeć sposób udokumentowania wpłaconych środków pieniężnych oraz ich ujęcia w ewidencjach. Należy tutaj pamiętać, że zaliczka ujmowana jest wyłącznie w rejestrze VAT, a kaucja nie jest ujmowana ani w rejestrze VAT, ani w KPiR.