Kiedy ująć w księdze faktury za energię?

Rozliczanie faktury za energię elektryczną (czyli tzw. media) zazwyczaj wiąże się z wątpliwościami związanymi z terminem dokonania tego rozliczenia i daty ewidencji w KPiR. Nie dokonuje się ich bowiem w podstawowych terminach- dla faktur uwzględniających media stosuje się szczególne przepisy, a rozliczenia można dokonać na dwa sposoby.

Podatnicy, którzy prowadzą KPiR metodą kasową, mają obowiązek ewidencjonowania kosztów w momencie ich poniesienie, co jest równoznaczne z terminem wystawienia faktury. Aby jednoznacznie stwierdzić, co należy rozumieć przez pojęcie „poniesienia kosztu”, należy się odwołać do art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz.176). Zgodnie z jego brzmieniem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W związku z tym otrzymaną fakturę za energię elektryczną należy ująć w księdze w dacie jej wystawienia.

W przypadku metody memoriałowej powyższej zasady się nie stosuje, a regulacje prawne dotyczące szczególnych przypadków rozliczania faktur za media przedstawione są w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.) Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt. 3 i ust. 11, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy- w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności. Art. 19 , ust. 13 pkt. 1 stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu m.in. dostaw energii elektrycznej. Wynika z tego, że jeśli na fakturze koszty zużycia energii dotyczą danego okresu, a termin płatności przypada na miesiąc kolejny, to koszt energii uwzględniamy w księdze z data wystawienia faktury (kwota ta zostaje uwzględniona do podatku dochodowego za dany miesiąc), a VAT odliczamy w miesiącu zgodnym z terminem płatności (VAT w miesiącu następnym).