Kilometrówka do VAT - nowe zasady rozliczania VAT od samochodów od 1 kwietnia 2014

Polscy przedsiębiorcy powinni ze szczególną uwagą śledzić zmiany przepisów podatkowych – bowiem zaledwie udało się przyswoić zmiany wprowadzone w styczniu 2014 r., a już zbliżają się nowe. Kolejna modyfikacja Ustawy o podatku od towarów i usług i niektórych innych ustaw wpłynie m.in. na zasady odliczania podatku VAT od samochodów – przede wszystkim zezwalając podatnikom na odliczanie 50% naliczonego VAT od wydatków eksploatacyjnych przeznaczonych do pojazdów osobowych o masie nieprzekraczającej 3,5 tony. Ta i inne nowości zaczną obowiązywać od 1 kwietnia 2014 r.

Załóż kilometrówkę i odlicz 100% podatku

Od kwietnia możliwość odliczenia 100% podatku VAT od nabycia samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych (co ważne – w tym przypadku także od paliwa) przestanie być przywilejem właścicieli ciężarówek. Teraz bowiem prawo do skorzystania z odliczenia będą mieli także tacy podatnicy, którzy w swoich firmach wykorzystują samochody osobowe wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Dobra wiadomość, ale obwarowana pewnymi dodatkowymi wymogami.

Aby można było potrącić cały podatek VAT naliczony przy wskazanych powyżej wydatkach, samochód osobowy powinien być wykorzystywany wyłącznie w celach działalności gospodarczej. Pierwsza formalność, jaką musi dopełnić podatnik, to zgłoszenie takiego pojazdu do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Odpowiedni będzie w tym przypadku formularz VAT-26 – czyli informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Na złożenie druku przedsiębiorca ma czas do siedmiu dni od poniesienia pierwszego wydatku, który będzie podlegał pierwszemu odliczeniu.

Po zgłoszeniu pojazdu należy zadbać o udowodnienie urzędowi skarbowemu, że samochód jest rzeczywiście przeznaczony wyłącznie na cele działalności. Do tego służyć będzie ewidencja przebiegu pojazdów oraz ustalenie regulaminu użytkowania aut w firmie (szczególnie niezbędne przy zatrudnianiu pracowników).

Ważne!

Art. 86a ust 4 ustawy o VAT

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Kilometrówka dla środka trwałego – wymagane elementy

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów dla samochodu będącego środkiem trwałym należy rozpocząć od dnia, w którym przedsiębiorca deklaruje wykorzystywanie go tylko do celów działalności gospodarczej. Aby nie było w tej kwestii wątpliwości, w ustawie o VAT szczegółowo określono, co w takiej kilometrówce musi się znaleźć. Niezbędne elementy ewidencji to zatem:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  • potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.

Ważne!

W przepisach nie wskazano, kiedy podatnik powinien podjąć decyzję, że chce zadeklarować wykorzystywanie samochodu wyłącznie do celów działalności. Taka deklaracja nie jest także nieodwoływalna - przedsiębiorca ma prawo do wycofania takiej decyzji i odliczania wyłącznie 50% podatku.

Istotne, że w przypadku wyboru nieprowadzenia ewidencji i potrącania 50% podatku naliczonego przedsiębiorca nie powinien uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów pozostałych 50% podatku - zgodnie z art. 23ust. 1 pkt. 43 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów nie należy zaliczać podatku naliczonego, chyba że zgodnie z przepisami podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia. W tym przypadku jednak prawo takie przysługuje, a przedsiębiorca sam decyduje się na nieskorzystanie z niego.

Pełne odliczenie bez kilometrówki – szczególne przypadki

Jak wspomniano na początku, przedsiębiorcy wykorzystujący w swoich działalnościach samochody ciężarowe (czyli ogólnie pojęte pojazdy o masie całkowitej ponad 3,5 tony) mają prawo do potrącenia 100% podatku VAT w zakresie samochodów. Ta zasada pozostaje nienaruszona – właściciele takich aut nadal nie muszą martwić się o dodatkowe ewidencje.

Kilometrówki nie będą zobligowani prowadzić również ci podatnicy, którzy zdecydowali się jedynie na 50% odliczenie VAT.

Polecamy

VAT 2014 - Nievatowiec też może wystawić fakturę

Natomiast do potrącenia 100% podatku przedsiębiorcy będą mieć prawo także w kilku innych przypadkach. Chodzi tu o pojazdy przeznaczone wyłącznie do:

  • odsprzedaży,
  • sprzedaży - w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
  • oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

w sytuacji, gdy czynności te stanowią przedmiot działalności podatnika. Kilometrówka będzie zbędna także w sytuacji, gdy w odniesieniu do pojazdu samochodowego podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Jeśli konstrukcja pojazdu automatycznie wyklucza możliwość wykorzystywania go do celów prywatnych, to podatnik także ma prawo o potrącenia 100% wartości podatku naliczonego bez zakładania dodatkowej ewidencji. Pełna lista takich pojazdów została wskazana w ustawie (por. ramka).

Art. 86a ust. 9

  1. Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

    • klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

    • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

  • Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.

  • Pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

    • agregat elektryczny/spawalniczy,

    • do prac wiertniczych,

    • koparka, koparko-spycharka,

    • ładowarka,

    • podnośnik do pracy konserwacyjno-montażowych,

    • żuraw samochodowy,

jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.