Kim jest osoba współpracująca w firmie i jak ją rozliczyć?

Przedsiębiorcy w ramach prowadzonych działalności gospodarczych często korzystają z pomocy najbliższej rodziny. Nawet jeśli taka współpraca jest niesformalizowana przez umowę, to zgodnie z przepisami ZUS osoba taka jest traktowana jako osoba współpracująca i podlega ubezpieczeniu. 

Za osobę współpracującą może zostać uznany małżonek, dzieci, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, rodzice, macocha albo ojczym przedsiębiorcy, którzy pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i pomagają w prowadzeniu działalności. Co ważne, osobami współpracującymi nie będzie rodzeństwo właściciela firmy.

W zależności od tego, na jakich zasadach odbywa się współpraca, przedsiębiorca będzie zobowiązany do odprowadzania za pomagającą mu osobę z rodziny składek do ZUS w różnej wysokości.

Osoba współpracująca - ZUS

Osoba współpracująca zatrudniona w firmie na umowę o pracę podlega ubezpieczeniu na takich samych zasadach, jak właściciel firmy. Oznacza to, że podstawowe składki ZUS nalicza się i odprowadza na takich samych zasadach, jak w przypadku przedsiębiorcy.

Co ważne, osoba współpracują nie podlega uldze w postaci preferencyjnych składek ZUS, które można opłacać przez pierwsze dwa lata działalności. Takie opaty przedsiębiorca odprowadzać może wyłącznie za siebie, natomiast za członka rodziny będzie zobowiązany opłacać składki normalnej wysokości. Plusem jest natomiast to, że samo zatrudnienie osoby współpracującej nie pozbawia przedsiębiorcy automatycznie prawa do ulgi.

Koszty ubezpieczenia w przypadku umowy o pracę z osobą współpracującą ponosi w pełnej wysokości właściciel firmy - sam zatrudniony członek rodziny nie jest z tego tytułu obciążany żadnymi opłatami.

Natomiast alternatywą dla umowy o pracę jest umowa zlecenie, która także może zostać zawarta z członkiem rodziny. W tym przypadku składki są obliczane tak, jak w przypadku innych pracowników. Podstawą do wyliczenia składki jest zatem wysokość podstawowego wynagrodzenia.

Nieodpłatne zatrudnienie osoby współpracującej

Osoba z rodziny, która wykonuje pracę w działalności bez zawartej umowy zgodnie z przepisami działa jednak w ramach umowy - chodzi tu o tzw. umowę dorozumianą. Zakłada ona, że współpracujący członek rodziny zgodził się ustnie pomagać właścicielowi firmy w ramach jego działalności.

Brak umowy nie zwalnia przedsiębiorcy z odprowadzania za współpracującą z nim osobę składek ZUS. W tym przypadku powinny być obliczane na takich samych zasadach, jak składki właściciela firmy, oczywiście uwzględniając wspomniane już wyłączenie z możliwości korzystania ze składek w preferencyjnej wysokości.

Wyjątkiem jest w tym przypadku sytuacja, gdy współpracujący z przedsiębiorcą członek rodziny jest zatrudniony na umowę o pracę w innej firmie oraz otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, a zatrudniający odprowadza za pracownika składki do ZUS. Wtedy też przedsiębiorca opłaca za osobę współpracującą wyłącznie składkę zdrowotną.

Osoba współpracująca - podatek dochodowy

Wynagrodzenie wypłacane pracownikom co do zasady stanowi dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Jednakże w przypadku osoby współpracującej sytuacja ma się nieco inaczej - zgodnie bowiem z przepisami ustawy o podatku dochodowym, za koszt podatkowy nie uznaje się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

Jednocześnie jednak wynagrodzenie osoby współpracującej podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie innych pracowników.

Warto też zwrócić uwagę na sytuację, w której przedsiębiorca korzysta z pomocy osoby współpracującej w ramach nieodpłatnego zatrudnienia. W takim przypadku powstanie jego stronie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Jednak tego typu przychody są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zatem decydując się na współpracę w ramach działalności gospodarczej z członkiem rodziny pozostającym z nim w jednym gospodarstwie domowym, warto zastanowić się nad najbardziej opłacalną formą tego typu pomocy. Nawet bowiem nieformalna, bezpłatna praca nie będzie neutralna w kontekście ubezpieczeń ZUS.