Komunikacja z pracownikami - jak sprawić, by była skuteczna?

Komunikacja wewnętrzna to klucz do efektywnego działania przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jak mówić, żeby cię rozumiano. Poznaj sposoby na usprawnienie komunikacji w firmie.

Po pierwsze pracownicy!

Patrick Lencioni, guru zarządzania, zauważył, że wiele organizacji pieczołowicie planuje, jak zaangażować klientów, partnerów biznesowych, lokalną społeczność, inwestorów, media, często zapominając o najważniejszym elemencie - swoich pracownikach. Lencioni uważa, że pracownicy to ludzie, którzy mają największy wpływ na przyszłość i powodzenie przedsiębiorstwa. Dlatego dojrzałe, wysokorozwinięte firmy rozumieją wagę komunikacji i inwestują w doskonalenie umiejętności komunikacyjnych menedżerów oraz pracowników. Tak, komunikacji trzeba się uczyć!  Co więcej, komunikacja to długotrwały proces, a nie krótkotrwałe inicjatywy.

Prosto do celu!

Częstym błędem komunikacyjnym jest niepotrzebne komplikowanie przekazu. Karen Friedman, zawodowo zajmująca się komunikacją, podkreśla, że najważniejsza jest przejrzystość wypowiedzi. Należy mówić wprost (nie owijać w bawełnę!). Ważne jest stosowanie jednoznacznych wyrażeń i niepozostawianie niedomówień. Przekaz musi nie budzić wątpliwości. Warto także zrezygnować z tzw. okrągłych słów. Nie wnoszą one nic do rozmowy. Postaw na konkret. Pozwoli to zaoszczędzić czas i uczyni wypowiedź bardziej zrozumiałą.

Przykład 1.

Zamiast: Czy możesz przygotować dla mnie ten raport? Jest on dla mnie bardzo ważny. Bardziej efektywne będzie: Proszę przygotuj dla mnie ten raport. Chciałabym dostać go do 14.00 w środę.

Komunikacja wewnętrzna - co jest najważniejsze?

Przed rozmową warto wypisać sobie wszystkie tematy, które będą poruszane, a następnie ustalić, co jest bardziej, a co mniej ważne. Zacznij od najważniejszych kwestii, żeby mieć pewność, że w razie nieprzewidzianego wypadku zdążysz je omówić. Dzięki liście tematów unikniesz popadania w dygresje. Pamiętaj, żeby używać krótkich zdań, łatwiej je zapamiętać i zrozumieć.

Pamiętaj!

Znajdź główny temat rozmowy i wokół tego problemu zbuduj swoją wypowiedź.

 

Nie zapominaj o kontekście. Wytłumacz powód rozmowy, pokaż, jakie skutki może odnieść (zarówno dla firmy, jak i zewnętrznie), uczyń ją personalną (jak wpłynie na pracownika, czego od niego oczekujesz).

Słuchać a słyszeć

Upewnij się, że pracownik rozumie, co do niego mówisz. Następnie sprawdź, czy ty dobrze zrozumiałeś pracownika. 

Przykład 2.

Dobrym sposobem na upewnienie się, że dobrze rozumiesz, co pracownik ma na myśli, jest stosowanie następującej konstrukcji: Jeżeli dobrze rozumiem, ma pan na myśli….

Warto także prosić o przykłady i samemu je dawać. Obrazowość, anegdoty, odwołanie do codziennego życia są bardziej efektywne niż długie i skomplikowane zdania naszpikowane żargonem.

Komunikacja wewnętrzna nie tylko twarzą w twarz

W komunikacji z pracownikami możesz używać wielu kanałów komunikacyjnych. Nie wszystkie informacje musisz przekazywać osobiście, niektóre możesz przesłać mailowo. Znacznie zaoszczędzi to czas. 

Ważne!

Większość ludzi musi usłyszeć lub zobaczyć jedną wiadomość kilka razy, żeby w pełni ją zrozumieć.

 

Jeżeli kierujesz jedną wiadomość różnymi kanałami, pamiętaj, aby była ona konsekwentna - nie wprowadzaj zbędnego szumu informacyjnego.

Złe wiadomości zawsze osobiście

Jeżeli musisz przekazać pracownikowi negatywna wiadomość, dotyczącą np. jakości jego pracy, zawsze rób to osobiście. Może wydawać się, że wysłanie maila będzie łatwiejsze (w końcu nikt nie lubi robić drugiej osobie przykrości), jednak pracownicy oczekują szczerości. Jako menedżer musisz wykazać się odwagą i stawić czoła również takim wyzwaniom.

Pamiętaj!

O zmianach i ważnych decyzjach pracownicy powinni dowiedzieć się bezpośrednio od ciebie, nie z mediów lub plotek.

 

Staraj się równoważyć pozytywne i negatywne komunikaty. Pracownicy nie powinni bać się rozmów z tobą, a stanie się tak, jeżeli każda rozmowa będzie tzw. wezwaniem na dywanik. Nie rozmawiaj z pracownikami tylko o ich porażkach. Chwal, gdy dobrze wykonują swoje obowiązki.

Komunikacja wewnętrzna, czyli dialog, a nie monolog

Pamiętaj, że komunikowanie się nie polega na wypowiadaniu monologów. Rozmawiaj,a nie wygłaszaj swoje zdanie i oczekwania. Nie osaczaj pracownika swoją niekończącą się przemową. Jednostronna komunikacja wywołuje w pracowniku frustrację i demotywację, a co za tym idzie, powoduje zmniejszenie efektywności działania, co może się przełożyć na straty finansowe. Mów, ale też słuchaj i wyciągaj wnioski z tego, co mówią do ciebie pracownicy.

Ważne!
Zawsze pamiętaj o szacunku dla twojego rozmówcy i kulturze osobistej. Być może wydaje ci się to banalne, ale małe gesty - jak “dziękuję”, proszę” i “przepraszam” - zwiększą efektywność komunikacji.

Komunikowanie strategiczne

Jako szef zawsze pamiętasz o misji, wartościach i celach firmy. Masz je cały czas z tyłu głowy. Pracownicy znajdują się w innej sytuacji. Wzajemną komunikację wykorzystuj do podbudowania zaangażowania i identyfikacji z firmą. 

Komunikacja wewnętrzna - korzyści

Komunikacja powinna być stałym priorytetem w każdym przedsiębiorstwie. Dzięki rozwiniętym umiejętnościom komunikacyjnym można m.in.:

  • zwiększyć zaangażowanie pracowników,

  • umocnić pozycję lidera,

  • oszczędzić czas,

  • zwiększyć lojalność poprzez zrozumienie misji,

  • uniknąć większości sytuacji kryzysowych,

  • szybko i sprawnie zażegnać kryzys.