Podpis na deklaracji - czy jest obowiązkowy?

Wciąż bardzo wielu podatników decyduje się na składanie deklaracji podatkowych w tradycyjnej, papierowej formie. Osoby takie powinny zwrócić szczególną uwagę na jeden bardzo istotny element - podpis na deklaracji. Jest to o tyle ważne, iż dokument taki bez niego urzędy skarbowe traktują tak, jakby nie została ona w ogóle złożona. Z problemem takim nie borykają się natomiast podatnicy, którzy zdecydowali się na składanie deklaracji i innych rozliczeń w formie elektronicznej.

Podpis na deklaracji - potwierdzenie prawdziwości danych

Dlaczego podpis na deklaracjach, zeznaniach, wykazach i informacjach podatkowych składanych na papierowych formularzach jest aż tak ważny? Jest to praktycznie jedyny sposób na potwierdzenie przez podatnika prawdziwości zawartych w nich danych.

Ponadto własnoręczny podpis zawiera indywidualne cechy charakteru pisma, co pozwala na identyfikację osoby, która złożyła podpis, a w razie wątpliwości - na stwierdzenie jego autentyczności za pomocą graficznej ekspertyzy.

Ważne jest również, iż podatnik podpisując rozliczenia, żeby uniknąć problemów, powinien trzymać się określonych zasad. Przede wszystkim przyjmuje się, iż poprawny podpis zawiera przynajmniej nazwisko, ale najlepszym rozwiązaniem jest, gdy składa się on z imienia i nazwiska. Na deklaracjach podatkowych nie wystarczy złożenie parafki czy inicjałów - konieczny jest pełny, czytelny podpis. Przyjmuje się również, iż powinien być on standardowym sposobem podpisywania wszystkich dokumentów przez danego podatnika.

Niektóre deklaracje, jak np. VAT-7, PIT-4R, oprócz podpisu podatnika, wymagają również przybicia imiennej pieczątki.

Brak podpisu to bardzo poważny błąd

Chyba nie trzeba nikogo przekonywać, iż deklaracje i inne rozliczenia składane w urzędzie skarbowym to bardzo ważne dokumenty, przy których uchybienia mogą wiązać się z poważnymi karami oraz sporą ilością stresu. Przede wszystkim należy pamiętać, iż takie oświadczenie rodzi określone skutki prawno-finansowe, dowodzi, iż podatnik spełnił wszystkie swoje obowiązki, nie łamiąc przy tym obowiązujących przepisów.

Złożenie podpisu pod deklaracją równa się z tym, że podatnik potwierdza prawdziwość wszelkich danych w niej zawartych. Warto zaznaczyć, iż jego brak to jeden z poważniejszych, ale również najczęściej popełnianych błędów.

Jak zostało wspomniane na początku, deklaracja złożona do urzędu skarbowego bez podpisu, jest traktowana tak, jakby nie została złożona. Problem pojawia się, kiedy uchybienie to wyjdzie na jaw po upłynięciu terminu dostarczenia rozliczenia. Nieterminowe złożenie deklaracji wiąże się z poważnymi konsekwencjami w postaci kary grzywny, której wartość w 2013 roku waha się między 160 zł a 3.200 zł.

Usunięcie uchybienia - czy to z własnej inicjatywy, czy też na wezwanie urzędu skarbowego, pozwala najczęściej uniknąć negatywnych konsekwencji. Co zrobić, żeby uchybienie takie poprawić samodzielnie? Są dwie możliwości - podatnik może albo ponownie złożyć deklarację albo zgłosić się do właściwego urzędu skarbowego w celu uzupełnienia niekompletnego rozliczenia.

Co ważne - przez wzgląd na fakt, iż deklaracja bez podpisu traktowana jest jako niezłożona - błędu takiego nie da się poprawić w trybie korekty.

Podpis na deklaracji elektronicznej

Problemów takich mogą uniknąć podatnicy, którzy zdecydowali się na składanie deklaracji elektronicznych, które nie mogą zostać przesłane do urzędu skarbowego, jeżeli nie będą zawierały wymaganego potwierdzenia. W tym przypadku autoryzacja może przyjąć jedną z dwóch form.

Pierwsza to użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Druga to podanie przez podatnika kilku niezbędnych danych, jak identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rozliczeniu rocznym złożonym za rok podatkowy dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym przesyłana jest deklaracja.

Forma bez użycia bezpiecznego e-podpisu zarezerwowana jest wyłącznie dla osób fizycznych. W ten sposób mogą składać wybrane deklaracje, jak np.: PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, PCC-3.

Upoważnienie do składania deklaracji

Obecnie coraz częściej zdarza się, iż kompetencje do podpisywania deklaracji przekazywane są pełnomocnikom, zgodnie z art. 80a Ordynacji podatkowej. Warunkiem działania pełnomocnika w zakresie podpisywania rozliczeń w imieniu podatnika jest pełnomocnictwo, które wyraźnie wskazuje, że wymieniona w nim osoba jest uprawniona do podpisywania deklaracji w imieniu podatnika. Uprawnienie takie nie może wynikać z pełnomocnictwa ogólnego.

Co trzeba zrobić, aby móc korzystać z takiego upoważnienia? Powinno ono zostać złożone w urzędzie skarbowym właściwym w przypadku danego podatku.

W przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej do podpisywania deklaracji uprawnione są osoby, które zostały upoważnione do reprezentowania danego podmiotu.