Konto bankowe w firmie

Współcześnie coraz więcej spraw załatwia się drogą elektroniczną. Czymś normalnym są przelewy internetowe, wysyłanie e-deklaracji, kontakt przez różnego rodzaju komunikatory czy serwisy społecznościowe. Nikogo zatem nie powinien dziwić fakt, iż w obecnych czasach konto bankowe to rzecz niezbędna dla przedsiębiorcy. Wielu kontrahentów, szczególnie przy większych transakcjach, preferuje rozliczenia bezgotówkowe. Również rozliczenia z urzędem skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przybrały już taką formę.

Tym, co może wywoływać pewne wątpliwości, jest obowiązek założenia odrębnego, firmowego rachunku - czy jest to konieczne dla prawidłowego prowadzenia działalności? Czy możliwe jest wykonywanie wszelkiego rodzaju firmowych transakcji za pośrednictwem konta prywatnego?

Firmowe konto gwarantuje porządek, ale jest drogie

Osoby prowadzące działalność gospodarczą nie muszą posiadać firmowego konta bankowego do rozliczeń z fiskusem, ZUS-em czy kontrahentami. W celu opłacania należnych danin, przyjmowania wpływów od klientów etc. mogą skorzystać z prywatnego rachunku. Jedyną kwestią, która wywołuje wątpliwości organów podatkowych, jest zwrot nadwyżki VAT - można spotkać się z opinią, iż powinna ona wpłynąć na konto firmowe, nie prywatne.

Jednak mimo wszystko nigdzie w przepisach nie znajduje się wskazanie, iż przedsiębiorca jest zobowiązany taki rachunek posiadać. W związku z tym bardzo wielu z nich do rozliczeń biznesowych wykorzystuje konto osobiste. Motywów takiego działania jest wiele. Po pierwsze (i przede wszystkim) - firmowy rachunek jest bardzo drogi - dużo droższy od osobistego. Po drugie - wielu z nich przytacza argument, iż rozwiązanie takie jest wygodniejsze - mają wszystko pod ręką, nie muszą zapamiętywać dodatkowych haseł dostępu do kont, czy numerów PIN. Jednak przy większej liczbie transakcji może okazać się, iż rozdzielenie rachunku firmowego od osobistego będzie zdecydowanie bardziej praktyczne.

Przede wszystkim - konto biznesowe to oddzielenie budżetu domowego od finansów firmy, co ułatwia prowadzenie księgowości, pozwala uniknąć problemów związanych z obliczaniem różnic kursowych i umożliwia zaliczanie poprawnej wartości opłat związanych z prowadzonym rachunkiem do kosztów podatkowych. Rozwiązanie takie ułatwia przeprowadzenie ewentualnej kontroli skarbowej i sprawia, że fiskus ma wgląd jedynie do finansów firmy.

Warto wspomnieć również o tym, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest drugi przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności przekracza równowartość 15 000 euro przeliczanych na złote według średniego kursu NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

O koncie musisz poinformować urząd

Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do urzędu skarbowego wszystkie konta bankowe związane z prowadzoną działalnością. Do fiskusa powinna zatem trafić informacja o założeniu lub zamknięciu rachunku rozliczeniowego.

Ważną informacją jest, iż na zgłoszenie takich zmian właściciel firmy ma 7 dni od dnia, w którym zaistniała zmiana. Przedsiębiorca dokonuje tego przez aktualizację wpisu w CEIDG. W tym celu powinien wypełnić wniosek CEIDG-1 oraz załącznik do niego - CEIDG-RB. Natomiast osoba prowadząca działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG, zgłoszenia do urzędu dokonuje przez NIP-7 wraz z NIP-B.

Konto w systemie płatności on-line

Obecnie bardzo wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy działają w e-handlu, korzysta z systemów płatności on-line. Serwisy jak np. PayU, PayPal czy DotPay pośredniczą w transferze środków między uczestnikami transakcji. Prawie zawsze wymaga to założenia specjalnego konta, na które wpływają płatności przesyłane przez klientów. Następnie środki te przekazywane są na rachunek bankowy przedsiębiorcy.

Konto w serwisie płatności on-line nie jest kontem w rozumieniu rachunku bankowego, dlatego nie należy go zgłaszać w urzędzie.