Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Kontrola podatkowa w firmie – jak się do niej przygotować?

Kontrola podatkowa w firmie kojarzy się zazwyczaj z gorączkową weryfikacją dokumentów. Jak najlepiej przygotować się do kontroli fiskusa? Jest na to kilka sposobów.

Kto może przeprowadzić kontrolę i czy może ona być niezapowiedziana?

Do kontroli w jednoosobowych firmach upoważnione są urząd skarbowy, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy oraz Urząd Kontroli Skarbowej. Rodzaj wszczętego postępowania określa zakres uprawnień kontrolerów. Jeżeli chodzi o urząd skarbowy, jest on uprawniony do przeprowadzania procedur kontrolnych w zakresie zobowiązań podatkowych np. z tytułu VAT czy PIT.

Kontrola skarbowa zazwyczaj jest czynnością zapowiedzianą. Podatnik powinien otrzymać zawiadomienie o wszczęciu kontroli nie później niż 7 dni przed jej rozpoczęciem. Natomiast jeżeli w okresie 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia kontrola się nie rozpocznie, podatnik powinien otrzymać kolejne zawiadomienie informujące o tym, jakie elementy ewidencji będą sprawdzane, w związku z czym można przygotować się do kontroli.

W praktyce istnieją jednak sytuacje, kiedy kontrola nie jest zapowiedziana. Powiadomienie o przeprowadzeniu kontroli nie jest wysyłane, jeżeli ma ona dotyczyć:

  • nieopodatkowanych przychodów,
  • niezgłoszonej działalności gospodarczej,
  • zwrotu naliczonego podatku VAT,
  • postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa (skarbowego bądź karnego),
  • sprawdzenie spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.

Podstawą kontroli w firmie jest upoważnienie

Dokument określany upoważnieniem pełni istotną rolę podczas kontroli podatkowej. Oprócz podpisu osoby upoważnionej (naczelnika właściwego urzędu skarbowego) prawidłowo sporządzony powinien zawierać:

  • datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
  • dokładne oznaczenia urzędu skarbowego,
  • oznaczenie kontrolowanego (m.in. nr NIP),
  • wskazanie podstawy prawnej dla kontroli (ordynacja podatkowa, ustawa),
  • dane osobiste wszystkich urzędników przeprowadzających kontrolę, a także ich numery legitymacji,
  • zakres działań kontrolnych,
  • czas trwania kontroli.

Szczególną rolę odgrywa wskazanie dokładnego zakresu działań kontrolnych. Urzędnik oddelegowany do przedsiębiorstwa do skontrolowania może otrzymać tylko te dokumenty, które dotyczą zobowiązań podatkowych oraz przedziału czasu wskazanego w upoważnieniu. W innych przypadkach działania kontrolne są bezprawne, a więc można wnieść na nie skargę.

Czy należy posiadać dokumenty historyczne?

Generalna zasada mówi o tym, że dokumentacja podatkowa musi być archiwizowana przez okres 5 lat od końca roku, w którym przypada termin płatności danego zobowiązania. Dla przykładu, w roku 2013 organ podatkowy może zażądać udostępnienia dokumentacji wykorzystanej do rozliczenia PIT w 2007 roku. Przedsiębiorcy prowadzący księgowość samodzielnie powinni przechowywać wszystkie archiwizowane dokumenty w miejscu wykonywania działalności bądź pod adresem siedziby przedsiębiorstwa. To samo odnosi się do aktualnych ksiąg podatkowych.

Okazanie dokumentów rejestracyjnych firmy

W trakcie kontroli każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do okazania dokumentów rejestracyjnych firmy. Muszą to być dokumenty, które potwierdzają wpis do CEIDG, nadanie numeru NIP oraz nadanie REGON-u. Okazanie innych dokumentów jest uzależnione od zakresu kontroli.

Kontrola dotycząca ksiąg podatkowych

Przedsiębiorca (lub biuro rachunkowe odpowiedzialne za księgowość firmy) w trakcie kontroli podatkowej może być poproszony o okazanie ksiąg podatkowych. Księgi podatkowe są różnego rodzaju dokumentami, ewidencjami oraz rejestrami prowadzonymi dla celów podatkowych. Forma opodatkowania decyduje, co konkretnie kryje się pod tym pojęciem.

Dokumenty, jakie należy okazać przy konkretnej formie opodatkowania:

Karta podatkowa

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Rozliczenie na zasadach ogólnych

  • rachunki oraz faktury wystawione na życzenie klientów,
  • ewidencja zatrudnienia,
  • rejestr sprzedaży oraz zakupu VAT, wraz z fakturami (w przypadku, gdy firma jest podatnikiem VAT)
  • ewidencja przychodów,
  • wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • wykaz wyposażenia,
  • rejestr sprzedaży i zakupu VAT (gdy firma jest podatnikiem VAT),
  • dowody zakupu towarów – rachunki i faktury
  • wydruki z księgi przychodów i rozchodów (sporządzane co miesiąc),
  • ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencja przebiegu pojazdów,
  • ewidencja pracowników zatrudnionych,
  • ewidencja wartości dewizowych,
  • ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy

Kontroli podlegają rejestry VAT, kasa fiskalna oraz deklaracje podatkowe

Zarówno podatnicy czynni, czyli opłacający VAT, jak i ci zwolnieni z tego podatku, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży dokumentującej obroty w danym dniu. W przyszłości może to zadecydować o zwolnieniu z płacenia VAT-u firm, których wartość sprzedaży w minionym roku nie przekroczyła 150 000 zł.

W trakcie kontroli przedsiębiorca może zostać zobowiązany do okazania raportów dobowych oraz miesięcznych z kasy fiskalnej i nie ma tutaj znaczenia, jaką formę opodatkowania stosuje. W myśl przepisów, dokumenty z kasy fiskalnej powinny być archiwizowane przez 5 lat. Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, mogą spodziewać się kontroli sprawdzającej nienaruszalność kasy, czyli plomb a także, czy każdej sprzedaży towarzyszy wydanie paragonu.

Przedsiębiorca powinien być przygotowany na okazanie deklaracji podatkowych, jeżeli było to zaznaczone w upoważnieniu kontrolerów. Dla przykładu, VAT-owcy powinni przygotować deklaracje VAT-7 lub VAT-K, załączając odpowiednie potwierdzenia złożenia ich w urzędzie skarbowym. Deklaracje podatkowe, podobnie jak inne dokumenty firmowe, należy przechowywać do 5 lat wstecz. W obowiązku podatnika nie leży natomiast okazanie deklaracji PIT-5, ponieważ w roku 2007 zniesiono konieczność jej wypełniania i składania w urzędzie skarbowym. Pomimo tego, sporządzanie formularza PIT-5 może okazać się przydatne, gdy kontroler poprosi o uzasadnienie kwoty zaliczki na podatek dochodowy w danym okresie. Taka informacja będzie zawarta w PIT-5.

Książka kontroli

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie w firmie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli. Oprócz upoważnień i protokołów należy posiadać odpowiednio wypełnioną książkę kontroli. Ewidencja taka uwzględnia dotychczasowe kontrole, które wydał organ podatkowy.

Kontrolerzy sami uzupełniają taki dokument, natomiast do przechowywania jej zobowiązany jest przedsiębiorca. Taka książka jest przydatna przy nadmiernej liczbie kontroli oraz jest dowodem, który potwierdza wprowadzanie zaleceń pokontrolnych.