Koszty bezpośrednie i pośrednie ujmowane w KPiR

Koszty uzyskania przychodów można dzielić na koszty bezpośrednie i pośrednie - w tym artykule zostaną one omówione, co się do nich zalicza oraz jak powinny być księgowane.

Koszty bezpośrednie 

Koszty bezpośrednie to takie koszty uzyskania przychodów, które na podstawie dokumentów źródłowych oraz innej dokumentacji można zakwalifikować pod wytworzenie konkretnego towaru lub wykonanie konkretnej usługi. W działalności rozliczanej na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów koszty bezpośrednie to przeważnie zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych wykorzystywanych do wytworzenia towarów lub wykonania usługi.

Koszty bezpośrednie - ujmowanie w KPiR

Co do zasady, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych i pomocniczych, stanowiących koszty bezpośrednie, według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy zewidencjonować w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisu takiego należy dokonać w kolumnie 10 KPiR.

Podstawowym dokumentem, na podstawie którego towary i materiały podlegają wpisaniu do KPiR jest faktura otrzymana od dostawcy. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik otrzymał towary lub materiały, a faktura jeszcze nie dotarła, to według art. 16, ust. 2 wyżej wymienionego rozporządzenia należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego, podając:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

  • ilość i rodzaj materiału lub towaru handlowego,

  • oraz cenę jednostkową i wartość dostawy,

i dokonać zapisu w księdze na podstawie tego opisu. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła dostawę oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną w późniejszym terminie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Może się również zdarzyć, że zamawiany w grudniu towar z zagranicy dotrze do podatnika w styczniu lub kolejnych miesiącach nowego roku wraz z fakturą dokumentującą tę transakcję.

W takim przypadku, według organów skarbowych, należy zakup towarów ująć w KPiR w dacie fizycznego otrzymania towarów, natomiast ich wartość należy ująć w remanencie końcowym na 31 grudnia, ponieważ spisowi z natury podlegają również towary w drodze, czyli takie, którymi przedsiębiorca może rozporządzać jak właściciel.

Mówi o tym m.in. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, wydana  w dniu 06.06.2012 r., sygn. ILPB1/415-237/12-2/AP:

“... co do zasady, zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na podstawie otrzymanych dowodów księgowych. Zasada ta dotyczy również dokonywania zapisu zakupu towarów handlowych. Jednakże w przypadku braku otrzymania dowodu księgowego, zapisu zakupu towaru handlowego należy dokonać, w myśl § 17 ust. 1 cyt. rozporządzenia, niezwłocznie po jego otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. (... ) zakupiony towar (importowany), który nie został jeszcze otrzymany przez Wnioskodawcę, w sytuacji, gdy Zainteresowany nie posiada jeszcze faktury handlowej oraz dokumentów celnych i towar ten nie został ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należy wykazać w spisie z natury.”

Koszty pośrednie

Koszty pośrednie są to takie koszty uzyskania przychodów, których na podstawie dokumentów źródłowych ani innych danych nie można jednoznacznie zakwalifikować do przyczyniających się do wytworzenia konkretnego towaru czy wykonania konkretnej usługi. Ma to związek zazwyczaj z tym, że koszty te są niepodzielne, powiązane z wieloma działami w przedsiębiorstwie lub nie mają bezpośredniego powiązania z tworzeniem produktu lub usługi.

Koszty pośrednie - ujmowanie w KPiR

Możemy rozróżnić dwie metody ewidencjonowania kosztów - memoriałową oraz kasową (uproszczoną).

Koszty pośrednie, co do zasady, powinny być ujmowane w KPiR w dacie wystawienia faktury - stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zasada ta dotyczy podatników stosujących metodę kasową w ujmowaniu kosztów.

W metodzie memoriałowej koszty pośrednie należy również ujmować według zasady ogólnej, czyli w dniu wystawienia faktury dokumentującej dany wydatek, natomiast należy pamiętać, że jeżeli wydatek ten przekracza rok podatkowy, to należy koszt ten podzielić i zaksięgować do okresów, których faktycznie dotyczy.

Podatnik, który zdecyduje się na stosowanie danej metody musi ją stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy - zmiany może dokonać na przełomie roku. Nie musi o fakcie wyboru lub zmiany metody księgowania kosztów informować naczelnika urzędu skarbowego.

Przy metodzie kasowej jest o tyle prościej, że nie istotne jest, jakiego okresu dotyczy dany koszt pośredni, ponieważ i tak ujmuje się go całościowo w dacie wystawienia faktury.