Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Koszty na przełomie roku w KPiR

Koniec roku podatkowego jest dla przedsiębiorców bardzo ważny. To czas zamknięcia ksiąg i sporządzenia spisu z natury, który podsumowuje działalność na przestrzeni całego roku. A to rodzi wiele problemów. Do najczęstszych wątpliwości przedsiębiorców należą kwestie związane z prawidłowym rozliczeniem kosztów powstających na przełomie roku podatkowego.

Moment ujęcia kosztów w księdze przychodów i rozchodów

Moment ujęcia wydatku w kosztach przez podmioty prowadzące KPiR zależy od metody, jaka została przyjęta. Obowiązujące przepisy wyróżniają metodę uproszczoną (inaczej kasową) oraz metodę memoriałową. Każda z nich jest innym sposobem ujęcia kosztu w księdze na przełomie roku.

Stosując metodę kasową, podatnik musi odnieść się do treści art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W konsekwencji oznacza to, że podatnik ujmuje koszty w księdze w dacie ich poniesienia, nie zwracając przy tym uwagi na okres, którego dotyczą.

Metoda memoriałowa została uregulowana w art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy. W tym przypadku podatnik jest zobligowany do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Przy czym stosujący się do tej metody przedsiębiorca musi dokonać podziału kosztów na dwie grupy:

  • koszty pośrednie - pośrednio związane z osiąganym przychodem, trudno przyporządkować je wprost do konkretnego przychodu (np. reklama, najem, ubezpieczenia itp.),

  • koszty bezpośrednie - bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (np. zakup towarów handlowych, zakup materiałów, wynagrodzenia).

Koszty bezpośrednie poniesione w danym roku lub w roku następnym (ale jeszcze przed dniem złożenia zeznania podatkowego) powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.

Natomiast w przypadku kosztów pośrednich sprawa wygląda nieco inaczej - tego typu wydatki co do zasady ujmuje się w kosztach uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Jednak jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy (obejmują przełom roku), wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Co ważne, w przypadku, gdy podatnik przed końcem roku otrzyma towary handlowe bądź materiały, musi ująć je w KPiR - bez względu na rodzaj stosowanej metody ewidencji kosztów. Obowiązek ten jest konsekwencją par. 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi, bowiem zgodnie z jego treścią:

“zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży”.

W przypadku pozostałych wydatków przedsiębiorca musi określić moment ujęcia wydatku w kosztach w zależności od zastosowanej metody.

Przykłady

Przykład 1.

Podatnik prowadzący KPiR otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną 31 grudnia 2013 roku, która dotyczy opłat za rozmowy za grudzień 2013 oraz abonament telefoniczny za styczeń 2014. Jak ją ująć w ewidencji w przypadku stosowania metody kasowej oraz memoriałowej?

Metoda uproszczona (kasowa) - podatnik tego typu fakturę powinien ująć w kolumnie 13 księgi - pozostałe wydatki - w dacie poniesienia kosztu, a więc w dacie wystawienia faktury.

Metoda memoriałowa - podatnik w takiej sytuacji jest zobowiązany do podziału kosztów względem okresów, których dotyczą, jako że usługi telekomunikacyjne są kosztem pośrednim. Przedsiębiorca w dacie poniesienia kosztu (wystawienia faktury) ujmuje w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki - wartość rozmów za grudzień 2013 r. Natomiast wartość abonamentu za styczeń 2014 r. uwzględnia w styczniu (dla celów porządkowych warto przyjąć datę 1 stycznia 2013 roku).

Przykład 2.

Podatnik otrzymał fakturę za energię elektryczną, wystawioną 8 stycznia 2014 roku. Jako okres rozliczeniowy na fakturze został wskazany okres od 5 grudnia 2013 do 5 stycznia 2014. Jak rozliczyć tego typu fakturę w KPiR?

Metoda uproszczona (kasowa) - podatnik ujmuje fakturę w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki - w dacie wystawienia faktury, czyli w dacie poniesienia kosztu.

Metoda memoriałowa - w tej sytuacji podatnik będzie zobowiązany do dokonania proporcjonalnego podziału kosztu na dwie części:

1) część dotyczącą grudnia 2013 roku należy ująć w księdze na podstawie sporządzonego DW pod datą 31 grudnia 2013 roku,

2) część przypadającą na styczeń zaksięgować pod datą wystawiania faktury.

W obu przypadkach wydatek należy ująć w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Przykład 3.

Podatnik w grudniu 2013 roku otrzymał fakturę za roczną prenumeratę czasopisma branżowego na rok 2014. Data wystawienia faktury to 10 grudnia 2013 r. Jak zewidencjonować fakturę w KPiR?

Metoda uproszczona (kasowa) - podatnik ujmuje fakturę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie wystawienia faktury, czyli w dacie poniesienia kosztu.

Metoda memoriałowa - w tej sytuacji podatnik będzie zobowiązany do ujęcia faktury za prenumeratę w styczniu 2014 roku.

Przykład 4.

Podatnik wykupił 1 grudnia 2013 r. polisę ubezpieczeniową dla samochodu firmowego, która będzie obowiązywała do 1 grudnia 2014 roku. Jak rozliczyć ją w kosztach?

Metoda uproszczona (kasowa) - podatnik ujmuje polisę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie wystawienia polisy (czyli w dacie poniesienia kosztu).

Metoda memoriałowa - w tej sytuacji podatnik będzie zobowiązany do proporcjonalnego podziału kosztu polisy. 1/12 wartości polisy ujmie w kosztach grudnia. Natomiast pozostałe 11/12 należy zakwalifikować do kosztów stycznia. Podatnik może również dokonać podziału miesięcznego i co miesiąc ujmować w kosztach 1/12 wartości polisy.

Przykład 5.

Podatnik w grudniu 2013 roku dokonał zakupu towarów, a faktura nie została wydana. Te jednak zostały mu dostarczone dopiero w styczniu 2014 roku. Kiedy ująć ich zakup w KPiR?

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami ujętymi w par. 17 rozporządzenia w sprawie KPiR, bez względu na stosowaną metodę ujmowania kosztów zakupu towarów handlowych, należy ująć w dacie ich otrzymania, a więc w styczniu 2014 r.

Zakup towarów należy zewidencjonować w kolumnie 10 księgi.