Koszty reprezentacji a podatek dochodowy i VAT

W polskim prawie nie znajdziemy jednoznacznej definicji reprezentacji, w związku z czym przedsiębiorcom ciężko jest ustalić, czy dany wydatek może stanowić ich koszt uzyskania przychodu, czy też nie. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej updof) do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Sprawdź, jakie wydatki uznaje się za koszty reprezentacji!

Koszty reprezentacji w interpretacjach podatkowych

Do pewnego czasu koszty reprezentacji musiały charakteryzować się co najmniej trzema podstawowymi cechami, takimi jak:

  • okazałość,
  • ponad przeciętna miara,
  • wywołanie pozytywnego wrażenia.

Obecnie kwestia ta wygląda trochę inaczej. Wydatek, w orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach organów podatkowych, który przedstawia podatnika w dobrym, korzystnym świetle oraz kreuje dobre wizerunek, a także miłą atmosferę, jest uznawany za koszt reprezentacji, więc nie stanowi on kosztów uzyskania przychodu (NKUP).

Potwierdzeniem “nowej” definicji reprezentacji jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1445/10 ):

"Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof, to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia."

 

Dotychczas stosowana definicja reprezentacji miała swoje źródło w słowniku języka polskiego, co zarówno przez organy podatkowe jak i Naczelny Sąd Administracyjny zostało uznane za nieadekwatne z dwóch powodów:

  • słownikowej definicji, która ma na celu uogólnienie, wyjaśnienie zjawisk powszechnych
  • w życiu gospodarczym reprezentacja ma nieco odmienne znaczenie:
“(...) w prawie podatkowym termin "reprezentacja" należy rozumieć jako "przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz", a nie jako "wystawność, wytworność, okazałość".(...)”

Koszty reprezentacji a prezenty dla klientów

Pewnego rodzaju problem stanowią prezenty (gadżety) dla klientów:

  • gdy zawierają one logo firmy wówczas są to zwykłe koszty reklamy, uznawane za koszty uzyskania przychodu (KUP),
  • gdy nie zawierają one loga firmy należy potraktować je jako koszty reprezentacji NKUP.

Gdy podatnik podaruje kontrahentom alkohol z logiem firmy, wówczas również nie jest to koszt uzyskania przychodu. Jedynym odstępstwem od tej reguły jest wręczanie alkoholu własnej produkcji, który zawiera logo przedsiębiorstwa. Tego typu gadżety mogą stosować np. winiarnie.

Natomiast do kosztów reprezentacji na pewno nie zaliczymy wydatków na zakup odzieży, posiłków regeneracyjnych, napojów itp. dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnych stale lub okresowo. Pracodawca ma obowiązek taki obowiązek, co wynika zasad BHP (art. art. 112 rozporządzenia w sprawie szczególnych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy). Są one zwykłym kosztem.

Również w przypadku zakupu kawy, herbaty, wody, soków dla pozostałych pracowników (którzy nie są zatrudnieni w warunkach szczególnych) przedsiębiorca może uznać je za koszty uzyskania przychodu, gdyż mają one na celu zapewnienie dobrych warunków pracy.

Reasumując reprezentacja nie musi wiązać się z wystawnością i okazałością w związku z czym nie zaliczymy do niej wydatków na:

  • usługi gastronomiczne,
  • zakup żywności,
  • zakup napojów,
  • zakup alkoholu.

Koszty reprezentacji a odliczenie VAT

Od kosztów reprezentacji nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu można odliczyć podatek VAT. Jedynym wyjątkiem są usługi gastronomiczne oraz usługi noclegowe, dla których nie przewidziano takiej możliwości.