Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej

Podatnicy rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych albo liniowo mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów. Warto zatem wiedzieć, jakie wydatki mogą zostać zaliczone do tej grupy. Nie wszystko można bowiem zakwalifikować jako firmowy koszt, a pomyłka może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, także finansowymi.

Koszty uzyskania przychodów - definicja

Definicję kosztów uzyskania przychodów można znaleźć w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W art. 22 ust. 1 wskazano, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Natomiast w kosztach obligatoryjnie nie mogą się znaleźć wydatki wymienione w art. 23 ustawy - znajduje się tam katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?

Przepisy określające, jak należy dokumentować koszty uzyskania przychodów zostały zebrane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Par. 12 wskazuje na podstawowe dokumenty księgowe, które mogą udowadniać poniesienie wydatków firmowych. Znajdują się tu:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne,

  • inne dowody, wymienione w par. 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie i zawierające co najmniej:

    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,

    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

  • dokumenty, związane z tzw. korektą kosztów.

Istotne jest, aby dokumenty stanowiące podstawę ujęcia kosztów uzyskania przychodów były sporządzone w języku polskim, w sposób pełny i zrozumiały. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorcy chcą wykorzystywać np. skróty, to muszą one być powszechnie zrozumiałe. Waluta na dowodzie może być wprawdzie obca, ale przedsiębiorca będzie w takim przypadku zobligowany do przeliczenia jej na złotówki zgodnie z wymogami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty uzyskania przychodów - własnoręczne dokumentowanie 

W określonych przypadkach przedsiębiorca nie musi starać się o uzyskanie dowodu dokumentującego poniesienie firmowego wydatku, ale może zrobić to sam. W takiej sytuacji wykorzystuje się dowody wewnętrzne, które:

  • muszą posiadać datę i podpisy osób, które dokonały wydatku,
  • określać nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość towaru, lub
  • jeśli nie dotyczą towaru - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

Czego mogą dotyczyć dowody wewnętrzne? Przedsiębiorca może je wystawić w przypadku:

  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
  • wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
  • opłat sądowych i notarialnych,
  • opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.,
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodów

Jakie wydatki najczęściej są uznawane za koszty uzyskania przychodów? Przede wszystkim zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Dalej w rankingu można wymienić niezbędne dla firmy pozostałe wydatki - pieczęć firmową, domenę internetową, lokal, utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja), usługi księgowe, opłaty bankowe czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych. Ponadto wśród popularnych kosztów pojawiają się także zakupy paliwa i inne koszty związane z użytkowaniem pojazdu.

Koszty uzyskania przychodów przed rejestracją działalności

Często zdarza się, że przedsiębiorca poniesienie pewne związane z działalnością koszty jeszcze przed jej zarejestrowaniem. W większości przypadków, jeśli będą one spełniać niezbędne warunki wymienione powyżej, podatnik będzie miał prawo uznać je za koszty uzyskania przychodów.

Wyjątkiem w tej kwestii są towary handlowe i materiały podstawowe. Jeśli zostały one nabyte jeszcze przed rozpoczęciem działalności, ich wartość należy ująć w spisie z natury, sporządzanym na dzień otwarcia firmy.

Firma w lokalu prywatnym a koszty uzyskania przychodów

Wielu przedsiębiorców, szczególnie startujących w biznesie lub oferujących usługi, które nie wymagają specjalnego lokalu, prowadzi działalność we własnym domu. W takim przypadku część kosztów ponoszonych na utrzymanie lokalu może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Jak ustalić właściwą część? W przypadku czynszu oraz mediów konieczne będzie dokonanie proporcjonalnego podziału na podstawie części powierzchni wykorzystywanej w celach firmowych w odniesieniu do całej powierzchni mieszkania lub domu.

Jeśli chodzi o koszty telefonu, to w przypadku gdy przedsiębiorca posiada jedną, prywatno-firmową linię, prawidłowego podziału powinien dokonać na podstawie bilingu. Abonament należy natomiast podzielić proporcjonalnie na podstawie rozmów przeprowadzonych w celach prywatnych i firmowych. Jeśli na rachunku telefonicznym uwzględniony jest także Internet, to do poniesionych wydatków z nim związanych można zastosować taką samą proporcję. W innym przypadku konieczne będzie proporcjonalne podzielenie kosztów na część firmową i osobistą.