Koszty uzyskania przychodu - co możemy do nich zaliczyć?

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca w celu uzyskania przychodu zmuszony jest również do ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Przepisy nie wymieniają nakładów, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Określone zostały natomiast wydatki, które kategorycznie kosztami firmowymi być nie mogą. Przedsiębiorca, który niewłaściwie je zakwalifikuje, może ponieść poważne konsekwencje. Prowadząc działalność gospodarczą, warto wiedzieć, co i kiedy może stanowić koszty uzyskania przychodu.

Koszty uzyskania przychodu - definicja

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła tych przychodów. Obligatoryjnie do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków wymienionych w art. 23 ustawy. Kosztów uzyskania przychodów nie stanowią między innymi koszty reprezentacji, w tym w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, zakupy żywności oraz napojów czy składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa (z pewnymi wyjątkami).

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu (KUP)

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów określa jak odpowiednio dokumentować koszty uzyskania przychodu. Dokumenty stanowiące podstawę ujęcia wydatków w kosztach firmowych powinny być sporządzone w języku polskim, w sposób czytelny, staranny i trwały. W przypadku gdy dowód wystawiono w walucie obcej, przedsiębiorca zobowiązany jest do przeliczenia jej na złotówki zgodnie z wymogami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z par. 12 rozporządzenia koszty firmowe mogą być potwierdzone na podstawie takich dokumentów księgowych jak:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne,

  • inne dowody, wymienione w par. 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

  • dokumenty, związane z tzw. korektą kosztów.

W ściśle określonych sytuacjach koszty uzyskania przychodu mogą zostać udokumentowane także dowodami wewnętrznymi, które powinny:

  • posiadać datę i podpisy osób, które dokonały wydatku,

  • określać nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość towaru lub

  • jeśli nie dotyczą towaru - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

Koszty uzyskania przychodu w praktyce

W praktyce do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia czy zachowania jego źródła, a które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy. Należy jednak pamiętać o tym, że obowiązek udowodnienia związku między poniesionym kosztem a osiągniętymi przychodami leży po stronie podatnika. Oczywiście, zawsze muszą to być wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.

Do podstawowych kosztów uzyskania przychodu zalicza się zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Za standardowe koszty firmowe można uznać również takie wydatki jak np. zakup pieczęci firmowej, komputera, oprogramowania, telefonu, domeny internetowej, utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja), usługi księgowe, opłaty bankowe czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych. Ponadto wśród popularnych kosztów pojawiają się także zakupy paliwa i inne koszty związane z eksploatacją pojazdu.

Warto pamiętać, że to co może stanowić koszt uzyskania przychodu uzależnione jest przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.