KPiR a postępowanie podatkowe - kiedy zostanie uznana jako dowód?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest podstawą rozliczania się z fiskusem każdego podatnika, który prowadzi uproszczoną księgowość podatkową. Organy podatkowe uznają KPiR za dowód w postępowaniu podatkowym. Dowiedz się, jakie warunki musi spełnić KPiR, aby bez problemu została uznana przez urząd!

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga przychodów i rozchodów służy podatnikom prowadzącym działalność gospodarczą do ustalenia osiągniętego dochodu (lub straty), a więc podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za dany okres/rok podatkowy. Przy czym, aby było to możliwe, co do zasady, powinna być:

  1. niewadliwa oraz

  2. rzetelna.

Są to dwa główne warunki, które musi spełniać księga przychodów i rozchodów według przepisów ordynacji podatkowej.

KPiR jest niewadliwa, jeżeli prowadzona jest zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) oraz z objaśnieniami do wzoru księgi, zawartymi w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Za wadliwą księgę przychodów i rozchodów uznaje się zatem taką, która zawiera braki formalne.

Braki formalne - to nieprawidłowości wynikające z naruszenia zasad prowadzenia księgi określonych w odrębnych przepisach. Np. brak numeracji stron, błędne datowanie zdarzeń, zaburzona chronologia zapisów w księdze.

 

Z kolei księga przychodów i rozchodów jest rzetelna, jeżeli odzwierciedla stan faktyczny. Przepisy uznają za rzetelną również taką księgę, której:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu/kosztu, które nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu/kosztu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu/kosztu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy;

  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi;

  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny;

  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej;

  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w art. 12 ust. 3 rozporządzenia.

Przyczynami uznania KPiR za nierzetelną, są głównie:

  • wpisy o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. puste faktury),

  • brak wpisów o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie przychodu),

  • kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie przychodu).

Konsekwencje nierzetelnej i wadliwej KPiR

Za nierzetelne lub wadliwe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów podatnik musi liczyć się z poniesieniem kary. Nierzetelne prowadzenie KPiR to przestępstwo skarbowe, które podlega karze grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych. Stawka dzienna wynosi od 1/30 płacy minimalnej do nawet 400-krotności najniższej stawki dziennej.

Uwaga!

Najniższa stawka dzienna w 2016 roku wynosi 61,67 zł, najwyższa zaś 24 668 zł.

Nierzetelna księga przychodów i rozchodów a postępowanie podatkowe

Jeżeli organ podatkowy w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego stwierdzi, iż księga przychodów i rozchodów jest nierzetelna, nie dopuści takiej KPiR jako dowód w postępowaniu podatkowym. Może to zrobić w całości lub w części. W konsekwencji samodzielnie dokonuje oszacowania podstawy opodatkowania według podanych w ordynacji podatkowej metod.

Oszacowanie podstawy opodatkowania przez organ podatkowy

Ordynacja podatkowa wyróżnia następujące metody oszacowania podstawy opodatkowania przez organ podatkowy:

  1. porównawcza wewnętrzna - czyli porównanie wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których jest znana wysokość opodatkowania;

  2. porównawcza zewnętrzna - polegająca na porównaniu wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach;

  3. remanentowa - polegająca na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu;

  4. produkcyjna - polegającą na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,

  5. kosztowa - polega na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie;

  6. udziału dochodu w obrocie - czyli ustalenie wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie.

W przypadkach szczególnych, jeżeli nie jest możliwe zastosowanie jednej z powyższych metod, organ podatkowy może wykorzystać inną metodę oszacowania podstawy opodatkowania. W przypadku, gdy dane zawarte z księgach podatkowych są uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania i pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, organ podatkowy nie dokonuje oszacowania podstawy opodatkowania.