KPiR musi być prowadzona na bieżąco

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (według skali lub podatkiem liniowym), są zobowiązani do prowadzenia KPiR, czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na podstawie zapisów dokonywanych w tej ewidencji są oni w stanie ustalić wysokość zaliczki na PIT, którą powinni przelać na konto właściwego urzędu skarbowego. Co ważne, wpisy w KPiR powinny być dodawane na bieżąco, niezależnie od długości trwania okresów rozliczeniowych (miesiąc lub kwartał).

Prowadzenie KPiR a wybór okresów rozliczeniowych

Osoba zakładająca działalność gospodarczą na formularzu CEIDG-1 deklaruje, w jakich okresach będzie dokonywała rozliczeń z tytułu PIT. Do wyboru są miesiące lub kwartały. Następnie, już jako przedsiębiorca, jest ona zobowiązana wpłacać zaliczki na PIT do 20. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym wybranym okresie rozliczeniowym. Częstotliwość odprowadzania zaliczek nie ma jednak znaczącego wpływu na zasady prowadzenia KPiR. Właściwe regulacje w tym względzie znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów.

KPiR musi być prowadzona na bieżąco - zasady

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania zapisów raz dziennie, na koniec dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Oznacza to, że wpisy dotyczące przychodów, zakupów towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, kosztów ubocznych związanych z nimi oraz innych wydatków powinny pojawiać się w KPiR na bieżąco. Co ważne, wszystkie zapisy powinny być prowadzone w sposób czytelny, staranny i trwały.

Przepisy przewidują jednak wyjątki od zasady bieżącego prowadzenia KPiR. W przypadku przedsiębiorców, którzy:

  • powierzyli prowadzenie księgi podatkowej biuru rachunkowemu,

  • prowadzą przedsiębiorstwa wielozakładowe,

  • prowadzą ewidencje sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia

- dozwolone jest dokonywanie zapisów w KPiR w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ważne!

W sytuacji gdy przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż wyłącznie na podstawie faktury oraz samodzielnie prowadzi księgę, co do zasady powinien dokonywać zapisów w KPiR na bieżąco - na koniec każdego dnia.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR jasno określa, że po zakończeniu danego miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować (pkt 18 załącznika nr 1). Wówczas podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach kwoty wynikające z przeniesienia z poprzednich okresów od początku roku.

Oznacza to, iż niezależnie od okresów rozliczeniowych wskazanych w CEIDG-1 KPiR musi być prowadzona na bieżąco lub - w szczególnych przypadkach, o których mowa powyżej - w sposób chronologiczny, zapewniający terminowe rozliczenie z urzędem skarbowym. W związku z powyższym podatnik, który opłaca kwartalne zaliczki na podatek dochodowy, zobowiązany jest do prowadzenia oraz podsumowania własnej KPiR w okresach miesięcznych. Zaliczki na podatek w dalszym ciągu wylicza po zakończeniu kwartału.

W tym miejscu trzeba również podkreślić, że KPiR należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie firmy lub wybranym biurze rachunkowym.