Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej - wszystko, co warto wiedzieć

Przedsiębiorcy zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej muszą sporządzać raporty sprzedaży - dobowe oraz miesięczne. Zobacz, poprawne księgowanie przychodów z kasy fiskalnej. 

Kasa bez fiskalizacji nie jest kasą fiskalną

Podmioty zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących muszą dopełnić kilku formalności, zanim zaczną ją użytkować. Po pierwsze, sam zakup kasy i podłączenie jej do prądu nie wystarczy. Najpierw należy dokonać fiskalizacji kasy. Może to zrobić tylko upoważniony pracownik serwisu kas. Pracownik ten posiada identyfikator nadany przez producenta lub importera maszyny. Następnie, w terminie do 7 dni od fiskalizacji, podatnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Numer należy umieścić na obudowie kasy. Ponadto, podatnik musi prowadzić książkę kasy (dołączona do urządzenia). Co ważne, zgłoszenia dokonuje również serwisant.

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej -  dokumenty kasowe

Prawidłowe księgowanie przychodów z kasy fiskalnej wymaga sporządzania dobowych oraz miesięcznych raportów fiskalnych. Raporty dobowe należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Prawo dopuszcza możliwość przygotowania raportu dobowego w następnym dniu, jednak przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Raporty miesięczne przygotowuje się po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca (lub w dniu następnym przed dokonaniem pierwszej sprzedaży).

Ważne!

Dokumenty kasowe należy przechowywać w sposób nienarażający je na zniszczenie przez 5 lat, dotyczy to m. in.:

  • paragonów,
  • raportów sprzedaży,
  • KPiR,
  • ewidencji przychodów.

 

Raporty fiskalne można generować przy pomocy kasy fiskalnej. Jest to dokument fiskalny, zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku VAT należnego za daną dobę lub za wybrany okres (w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku).

Kasy mogą przygotowywać także raporty niefiskalne, które mają charakter pomocniczy dla przedsiębiorcy, np. raport pracy poszczególnych kasjerów, statystyki sprzedaży, stan kasy.

Ważne!

Jeżeli w danym dniu przedsiębiorca nie dokonał żadnej sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, nie ma on obowiązku sporządzania raportu dobowego w tym dniu.

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej w KPiR

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych oraz opodatkowani podatkiem liniowym, dokonują księgowania przychodów z kasy fiskalnej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Obecnie mogą sami zdecydować, czy chcą rozliczać podatek dochodowy na podstawie dobowych, czy też miesięcznych raportów fiskalnych. Podatnicy, decydujący się na skorzystanie z opcji raportów miesięcznych, dokonują zapisów w KPiR na koniec każdego miesiąca. Raporty dobowe ujmuje się pod datą, której dotyczą. Wpisu dokonuje się w kolumnie 7 - sprzedaż towarów i usług. Dane z raportów miesięcznych należy pomniejszyć o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, czyli np. zwroty. Podatnik ma obowiązek prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji mających wpływ na ewidencję przychodów z kasy fiskalnej:

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej na ryczałcie 

Podatnicy rozliczający się na zasadach ryczałtu mają również prawo zdecydować, czy wolą rozliczać się na podstawie raportów dobowych, czy miesięcznych. Ich także dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji zwrotów oraz ewidencji oczywistych pomyłek. Ważne jest, aby poszczególne transakcje były zaksięgowane w ewidencji przychodów wg właściwej stawki ryczałtu. Jest to bardzo istotne w przypadku podatników, których działalność obejmuje różne stawki ryczałtu.