Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc - co warto wiedzieć?

Niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, na pracodawcę spadają liczne obowiązki dokumentacyjne. Przedsiębiorca zgodnie z przepisami prawa zobowiązany jest stworzyć listę płac oraz wypłacić pracownikom wynagrodzenie. Dodatkowo powinien znać przepisy regulujące księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc. Zatem zacznijmy od uporządkowania i wyjaśnienia podstawowych zagadnień związanych z tematyką wynagrodzeń za pracę.

Lista płac - definicja i jej podstawowe elementy

Zatrudnianie pracowników związane jest z licznymi obowiązkami. Do jednych z nich zaliczamy tworzenie listy płac. Jest to wykaz wszystkich osób, którym przysługuje wynagrodzenie za wykonaną prace. Ponadto na jej podstawie pracodawca wypłaca naliczone wynagrodzenie. To dokument księgowy służący do ewidencjonowania wynagrodzeń zatrudnionych pracowników.

Zanim wynagrodzenie zostanie wypłacone, na liście płac powinny znaleźć się poniższe informacje.

Podstawowa zwartość listy płac:

  • nazwa pracodawcy,

  • numery stron,

  • miesiąc i rok, którego dotyczy,

  • data sporządzenia,

  • podpis osoby sporządzającej i akceptującej,

  • nazwa listy płac (nadany numer lub opis słowny),

  • wynagrodzenie brutto - obejmujące płacę zasadniczą, dopłaty, dodatki oraz wszelkiego rodzaju potrącenia, zatem jest to łączne wynagrodzenie za określony okres obrachunkowy,

  • data wypłaty wynagrodzenia, na podstawie której ustala się prawidłową datę rozliczenia składek ZUS i podatku (lista płac to dowód na rozliczenie pracodawcy z tytułu składek i zobowiązań z urzędem skarbowym),

  • data oraz podpis pracownika w przypadku wynagrodzeń wypłacanych gotówką (podawanie daty zabezpieczy pracodawcę przed ewentualnymi sporami związanymi z terminowością wypłat wynagrodzeń).

Regulacje prawne nie wskazują, jakie dane powinny znajdować się na liście płac, a także nie ma przepisów nakazujących prowadzenia listy płac.

Ważne!

Tworzenie listy płac jest istotne dla przedsiębiorcy, ponieważ ułatwia ustalenie wszystkich zobowiązań składkowo-podatkowych, a także kwoty do wypłaty. Warto pamiętać, że właściwie sporządzona lista płac jest niezbędna do wypełnienia deklaracji ZUS i urzędu skarbowego.

Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc a data księgowania w KPiR

Wypłata wynagrodzeń w KPiR ujmowana jest w kolumnie 12, która przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek. W kolumnie tej wpisu dokonuje się na podstawie listy płac lub innych dokumentów, na których pracownik potwierdza otrzymane kwoty z tytułu wykonanej pracy.

Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc pracownika zatrudnionego na umowę o pracę w KPiR wymaga wzmożonej uwagi. W przypadku wypłaty wynagrodzenia pomiędzy 1. a 10. dniem miesiąca pracodawca może ująć listę płac do kosztów tego miesiąca, którego dotyczy. Natomiast w przypadku wynagrodzenia wypłaconego dopiero po 10. dniu następnego miesiąca, zgodnie z przepisami pracodawca księguje wówczas listę płac pod datą dokonania wypłaty.

Przykład 1.

Pracodawca warsztatu samochodowego wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

Wynagrodzenia za styczeń 2016 r. zostały wypłacone 10 lutego 2016 r. Zatem wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, w związku z tym pracodawca ujął je w kosztach uzyskania przychodów stycznia 2016 r.