Księgowość on-line - dlaczego warto ją sprawdzić?

Nie sposób zarządzać własną działalnością bez dobrze prowadzonej księgowości. Jeżeli posiadamy własną firmę, powinniśmy zwracać uwagę na to, by księgi i ewidencje, które dostarczają nam informacji m.in. o kondycji firmy, były prowadzone zgodnie z prawem, a wszystkie należności dla urzędu skarbowego - terminowo uiszczane. Dla niektórych odpowiedzialność związana z utrzymywaniem porządku w dokumentach i kontaktach z urzędami jest zdecydowanie zbyt duża, a najlepszym rozwiązaniem wydaje się zatrudnienie księgowej lub nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym. Jeżeli natomiast przedsiębiorca lubi mieć wszystko pod kontrolą, może spróbować swoich sił i samodzielnie poprowadzić księgowość on-line.

Księgowość on-line - co to jest?  

Księgowość on-line to szereg narzędzi, niezbędnych przy prowadzeniu własnej firmy. Jej niewątpliwym plusem, a jednocześnie cechą odróżniającą od innych aplikacji, obecnych na rynku jest spójność i kompletność. Istotne jest także to, że system udostępniany jest odbiorcom w modelu SaaS (ang. Software as a Service), czyli dostęp do niego można kupić w formie abonamentowej przez sieć.

Przy takim modelu prowadzenia księgowości dla użytkowników szczególnie ważne jest także merytoryczne wsparcie ekspertów w dziedzinach podatków, księgowości, prawa pracy czy ubezpieczeń.

Dla kogo księgowość on-line?

Księgowość on-line to rozwiązanie dla wszystkich - z powodzeniem mogą z niej korzystać zarówno mikroprzedsiębiorcy, jak i małe firmy, zwłaszcza te, które rozliczają się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub metodą ryczałtową.

Taki typ prowadzenia księgowości sprawdza się w szczególności w przedsiębiorstwach, w których dokonuje prostych, powtarzalnych czynności gospodarczych. Można stąd wywnioskować, że wśród użytkowników księgowości on-line przeważać będzie sektor MŚP.

Według raportu Fundacji Rozwoju Biznesu STARTER 37 proc. przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy samodzielnie prowadzi księgowość, z czego 21 proc. mikro- i małych przedsiębiorstw korzysta w tym celu z narzędzi księgowości on-line. Fundacja podaje, że wzrasta zainteresowanie tego typu systemami, zwłaszcza wśród przedsiębiorców, którzy używają stacjonarnych programów księgowych.  

Księgowość on-line a korzyści przedsiębiorcy

Księgowość on-line oferuje przedsiębiorcom wiele powiązanych ze sobą i niezwykle pomocnych aplikacji. Są to między innymi:

  • program do faktur,

  • system magazynowy,

  • księgowość do VAT i PIT,

  • środki trwałe,

  • moduły kasa/bank,

  • CRM,

  • kadry i płace,

  • analizy.

Ciekawą opcją są też integracje z systemami zewnętrznymi, takimi jak:

  • Google Calendar,

  • systemy samodzielnej windykacji,

  • platformy e-commerce,

  • bankowość online.

Księgowość on-line - zalety

Przedsiębiorcy docenią na pewno to, że dzięki księgowości on-line nie muszą śledzić zmian w przepisach podatkowych i aktualizować za każdym razem programów do księgowania - tym zajmują się właściciele serwisu. Dbają oni także o to, by aktualizacje systemu nie przeszkadzały w normalnym korzystaniu z programu.

Na uwagę zasługuje też cena prowadzenia księgowości on-line, niezwykle niska jak na tak kompleksowe usługi. Dla porównania - koszt współpracy z biurem rachunkowym to mniej więcej 150 złotych miesięcznie, a zatrudnienie księgowej - nawet 4500 złotych. Dostęp do aplikacji księgowej to koszt rzędu 33 złotych netto na miesiąc - wyraźnie widać, że to niezwykle korzystna oferta.  

Na korzyść księgowości on-line przemawia także bezpieczeństwo danych osobowych. Najlepsze serwisy księgowe korzystają z dobrych, sprawdzonych hostingów i wdrożyły politykę bezpieczeństwa danych. Wymusza ona niejako obowiązek projektowania rozmieszczania danych na serwerach, tworzenia i przechowywania kopii zapasowych w wielu niezależnych lokalizacjach, szyfrowania transmisji danych, a także dokonywania innych, mniej jawnych czynności, mających służyć poprawie bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Księgowość on-line a tanie biura rachunkowe

Funkcjonują na rynku biura rachunkowe, które za cenę zbliżoną do miesięcznego kosztu korzystania z księgowości on-line, podejmują się obsługi przedsiębiorstw. Nie zawsze jest to jednak dobre rozwiązanie.  

Biuro rachunkowe, które chce utrzymać wysoki poziom usług, musi inwestować w oprogramowanie, odpowiednio wykwalifikowaną kadrę i o stałe podnoszenie kompetencji pracowników. Dokumenty powinny być też sprawdzane  przez co najmniej dwie osoby:

  • młodszą księgową,

  • wykwalifikowaną księgową odpowiedzialną za prawidłowe rozliczanie klienta z organami podatkowymi i kontrolującą pracę młodszej księgowej.

To wszystko wymaga sporych funduszy, więc taki model działania wyklucza tak niskie opłaty, a korzystanie z tanich biur rachunkowych może się wiązać z tym, że naszymi finansami będą zajmować się niekompetentne osoby.  

Można łatwo ocenić rzetelność takiego biura, przeprowadzając prosty rachunek ekonomiczny. Jeżeli biuro oferuje rozliczenie do 20 faktur za 100 złotych miesięcznie, jakość jego usług jest wątpliwa. Profesjonalna księgowa, zatrudniona na podstawie umowy o pracę,  zarabia 3 500 zł netto miesięcznie (całkowity koszt to 5 942,67 zł). Jak wiele zatem firm takich jak nasza jest w stanie poprawnie zaksięgować, by pracodawcy zwróciłyby się koszty jej zatrudnienia, dalszego kształcenia i utrzymania biura?  

Na koniec sięgnijmy raz jeszcze do raportu fundacji STARTER z 2012 roku. Na pytanie, skierowane do przedsiębiorców, dlaczego decydują się oni na samodzielne prowadzenie księgowości, większość - 60% - odpowiedziała, że nie jest to trudne. Dlaczego więc nie spróbować?