Księgowość on-line - wszystko, co niezbędne w jednym

Własna firma i księgowość to elementy, które tworzą spójną całość. Przedsiębiorstwo bez dobrze prowadzonych ksiąg i ewidencji oraz rozliczeń z urzędem skarbowym może borykać się z poważnymi problemami natury podatkowej oraz prawnej. Dlatego tak ważna jest decyzja o tym, jaką formę prowadzenia księgowości wybrać - czy zdecydować się na usługi biura rachunkowego, zatrudnić księgową, czy może wziąć sprawy w swoje ręce. Dla przedsiębiorców, którzy skłaniają się ku ostatniemu rozwiązaniu i lubią mieć kontrolę nad swoją firmą, a szczególnie nad jej sytuacją finansową, idealnym wyjściem może okazać się księgowość on-line.

Czym jest księgowość on-line?

Pod pojęciem "księgowość on-line" kryje się szereg narzędzi niezbędnych przy codziennym prowadzeniu własnego biznesu. Różnią się one od tradycyjnych aplikacji tym, że są one podane przedsiębiorcy w formie spójnej całości, udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w modelu SaaS. Co to oznacza? SaaS (ang. Software as a Service) polega na dystrybuowaniu oprogramowania w formie abonamentowej za pośrednictwem Internetu.

Usługa księgowości on-line to nie tylko zintegrowany system oprogramowania webowego, to także stałe wsparcie merytoryczne świadczone przez wysoko wyspecjalizowanych ekspertów w dziedzinach księgowości, podatków, prawa pracy czy ubezpieczeń.

Dla kogo przeznaczona jest księgowość on-line?

Warto zaznaczyć, że księgowość on-line nie jest przeznaczona dla wszystkich.

Z rozwiązania skorzystać mogą mikro- i małe firmy, w szczególności te, które prowadzą swoją księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub rozliczają swoje podatki w formie ryczałtu ewidencjonowanego.

Księgowość on-line jest ponadto przeznaczona dla podmiotów, u których występują szablonowe, nieskomplikowane czynności gospodarcze. Oznacza to, że potencjalnymi odbiorcami tego rodzaju programów jest około 90 proc. firm z sektora MSP.

Jak podaje Fundacja Rozwoju Biznesu STARTER w swoim raporcie z 2012 roku, 37 proc. przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy samodzielnie prowadzi księgowość, z czego 21 proc. mikro- i małych przedsiębiorstw korzysta w tym celu z narzędzi księgowości on-line. Z danych zawartych w raporcie wynika, że przewiduje się ciągły wzrost zainteresowania tego typu aplikacjami - szczególnie wśród osób, które korzystają ze stacjonarnych programów do prowadzenia księgowości.

Co otrzymuje przedsiębiorca w ramach księgowości on-line?

Jak już zostało już wspomniane, księgowość on-line to system składający się z szeregu aplikacji powiązanych ze sobą i pomocnych przy prowadzeniu codziennych spraw firmy.

Największe serwisy tego typu w ramach udostępnianych usług proponują swoim użytkownikom między innymi:

  • program do faktur,
  • system magazynowy,
  • księgowość do VAT i PIT,
  • środki trwałe,
  • moduły Kasa/Bank,
  • CRM,
  • kadry i płace,
  • analizy.

Poza tym posiadają liczne integracje z różnego rodzaju aplikacjami zewnętrznymi przydatnymi z punktu widzenia przedsiębiorcy:

  • Google Calendar,
  • systemy samodzielnej windykacji,
  • platformy e-commerce,
  • bankowość on-line.

Zalety systemów księgowości on-line

Niewątpliwą zaletą księgowości on-line jest brak konieczności pilnego śledzenia zmian w prawie podatkowym oraz aktualizowania w związku z nimi (za dodatkową opłatą) programów zainstalowanych na komputerze. To właściciele serwisu dbają, by oprogramowanie było zawsze na bieżąco aktualizowane w sposób wręcz niezauważalny.

Aspektem, który również odgrywa ważną rolę w decyzji o przejściu na księgowość on-line, jest cena. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt od średnio 150 zł miesięcznie. Zatrudniając księgową, przedsiębiorca musi liczyć się z wydatkiem rzędu nawet 4 500 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do księgowości on-line, która wynosi średnio 33 PLN netto za miesiąc, poprzednie rozwiązania wypadają dość blado.

Kolejną przewagą rozwiązań w chmurze jest bezpieczeństwo danych. Profesjonalne serwisy korzystają z najwyższej klasy usług hostingowych i wdrożyły politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych. Narzuca ona obowiązek projektowania rozmieszczania danych na serwerach, tworzenia i przechowywania kopii zapasowych w wielu niezależnych lokalizacjach, szyfrowania transmisji danych oraz dokonywania innych, mniej jawnych czynności, mających służyć poprawie bezpieczeństwa przechowywanych danych.