KW jako podstawa księgowania w KPiR

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej może zdarzyć się sytuacja, kiedy to na potwierdzenie poniesienia danego kosztu przedsiębiorca posiadać będzie jedynie wystawiony przez siebie dokument “Kasa wypłaci” (KW). Czy w takim przypadku możliwe jest zaliczenie w taki sposób udokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów? Odpowiedź jest twierdząca, pod warunkiem, że dowód ten spełni określone w odpowiednich przepisach warunki. Do takiego stanowiska w swojej interpretacji przychylił się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w Interpretacji indywidualnej z 25 stycznia 2013 roku (sygn. ILPB1/415-1054/12-2/IM).

Powiązanie wydatku z działalnością gospodarczą

Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów firmy uzależnione jest od spełnienia wymagań określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym zapisem, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki - wydatek:

  • powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • nie powinien znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
  • powinien być właściwie udokumentowany.

Brak spełnienia którejkolwiek z ww. przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Jak wynika z przytoczonego art. 22 ust. 1, jednym z warunków jest odpowiednie udokumentowanie poniesionego wydatku. Tę kwestię rozstrzyga rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawa wpisu do KPiR

Nie powinno budzić wątpliwości, iż podstawą do zaliczenia wydatku związanego z prowadzoną działalnością do kosztów uzyskania przychodu, mogą być odpowiednio wystawione faktura lub rachunek. Jednak przepisy rozporządzenia zawierają zapis, iż dowodem księgowym mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (par. 12 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z par. 13 za dowód księgowy można traktować również inne dowody opłat (poza dowodami opłat pocztowych i bankowych), w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2.

Dodatkowo par. 14 ww. rozporządzenia określa, iż dokumentowanie zapisów w księdze może nastąpić na podstawie sporządzonych dokumentów zaopatrzonych w datę i podpisy osób,  które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu, ograniczając jednak tę możliwość do enumeratywnie wskazanych wydatków.

KW jako dowód księgowy

Dokument KW jest księgowym potwierdzeniem, że z kasy firmy wydane zostały określone środki pieniężne. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu: Jeżeli (...) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być inne dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Podsumowując, jeżeli sporządzony KW będzie zawierał następujące dane:

  • dane identyfikacyjne,
  • numer dowodu,
  • dane przekazującego oraz przyjmującego,
  • datę czynności,
  • wartość czynności,
  • podpisy otrzymującego gotówkę oraz wypłacającego,

może on stanowić podstawę zapisu danego wydatku jako kosztu w księdze przychodów i rozchodów.