"Lepiej zapobiegać niż leczyć" - większość z nas zgadza się z tym zdaniem. Jeżeli więc nie chcesz borykać się z dłużnikami, zniweluj przyczyny nieterminowych wpłat. Pomoże w tym monitoring należności!
Co to jest monitoring należności?
W szerokim tłumaczeniu monitoring należności to działania nadzorujące spłatę zobowiązań w celu zminimalizowania opóźnień w płatnościach kontrahentów. Niezbędny w działaniach każdej firmy, ponieważ pozwala namierzyć nawet kilkudniowe opóźnienie. Usługa nie jest już przeznaczona tylko dla dużych przedsiębiorstw dostarczających usługi o charakterze masowym - coraz częściej decydują się na nią małe firmy, korzystając z dedykowanych serwisów internetowych.
| Uwaga! Monitoring należności nie jest bezpośrednio tożsamy z windykacją należności. Dopiero po nie uregulowaniu, mimo przypomnień, zobowiązania przez kontrahenta następuje etap tzw. windykacji polubownej. |
Narzędzia stosowane w monitoringu należności
-
kontakt telefoniczny,
-
wiadomości tekstowe,
-
wiadomości głosowe,
-
wezwania do zapłaty.
W praktyce pierwszym krokiem monitorowania należności jest utworzenie rejestru sprzedaży - bazy, która zawiera informacje o wszystkich zawartych transakcjach, terminach płatności, kto i ile zapłacił. Ogromnym ułatwieniem jest profesjonalny program do monitoringu należności zintegrowany z programem do fakturowania.
System wfirma.pl oferuje moduł Windykacji pozwalający na prowadzenie katalogu dłużników i wierzytelności. Wymaga on minimum wkładu pracy, jest bardzo prosty w obsłudze, a co najważniejsze - może z niego skorzystać każdy.
Zalety monitoringu należności
Główną zaletą monitoringu należności jest identyfikacja i kontrola zagrożonych płatności oraz motywowanie do ich spłaty. Niezaprzeczalnie jednym z podstawowych celów przedsiębiorstwa jest zachowanie płynności finansowej, dlatego tak ważne jest, aby kontrahenci terminowo regulowali wpłaty. W większości nie opłacona faktura to wynik roztargnienia klienta, a nie jego złej woli. Zatem krótka informacja w postaci wiadomości tekstowej lub głosowej bywa wystarczająco skuteczna.
Monitoring należności poadto kształtuje swego rodzaju dyscyplinę wśród kontrahentów. Bieżące monitorowanie wymaganych płatności ukazuje profesjonalizm firmy i to, że nie toleruje jakichkolwiek nierzetelności ze strony swoich klientów. Koniec końców, została zawarta umowa, z której wynika, że obie strony zobowiązują się do określonych rzeczy - firma do wykonania sprzedaży, a kontrahent w zamian do zapłaty. Krótkie i stanowcze przypomnienie zapewnia duże prawdopodobieństwo, że w przyszłości będzie przykładać wagę do terminowych wpłat.
Monitoring należności - dla kogo?
Każde przedsiębiorstwo, któremu zależy na terminowym regulowaniu wpłat swoich kontrahentów powinno skorzystać z usługi monitoringu należności, również te wystawiające pojedyncze faktury w miesiącu. Szczególnie, jeżeli zawierane są transakcje o niewielkich, stosunkowo nie mających dużego znaczenia kwotach, ponieważ każda z nich ma wpływ na zachowanie płynności finansowej, a małych kwot nie opłaca się pojedynczo windykować ze względu na koszty.
Monitoring należności zalecany jest głównie przez wzgląd na dbałość o interesy firmy. Nie składa się z czasochłonnego procesu, a jedynie działań w formie krótkich przypomnień dla klientów. Jeżeli w strukturze przedsiębiorstwa nie znajduje się wyspecjalizowany dział windykacji lub nie ma możliwości przekwalifikowania odpowiednich pracowników, którzy zajmowaliby się monitorowaniem należności, warto rozejrzeć się za programem pozwalającym monitorować należności.
Gdzie i jak monitorować należności?
W systemach księgowości online takich dostępne są funkcje ułatwiające przedsiębiorcom monitorowanie należności. W systemie wfirma.pl możliwe jest zbiorcze podejrzenie listy wszystkich faktu sprzedażowych, które nie zostały opłacone - w tym celu wystarczy przejść do zakładki BIURO >> PŁATNOŚCI >>NIEROZLICZONE PRZYCHODY:
Innym rozwiązaniem jest kontrola transakcji z poziomu danego klienta. Aby uzyskać do niej dostęp należy w zakładce CRM kliknąć na wybranego kontrahenta a następnie przejść do podzakładki OBROTY gdzie ukażą się wszystkie transakcje jakie przedsiębiorca prowadził z danym kontrahentem z przydatnymi filtrami "rozliczona"/"nierozliczona".
