Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Monitoring należności

"Lepiej zapobiegać niż leczyć" - większość z nas zgadza się z tym zdaniem. Jeżeli więc nie chcesz borykać się z dłużnikami, zniweluj przyczyny nieterminowych wpłat. Pomoże w tym monitoring należności!

Co to jest monitoring należności?

W szerokim tłumaczeniu monitoring należności to działania nadzorujące spłatę zobowiązań w celu zminimalizowania opóźnień w płatnościach kontrahentów. Niezbędny w działaniach każdej firmy, ponieważ pozwala namierzyć nawet kilkudniowe opóźnienie. Usługa nie jest już przeznaczona tylko dla dużych przedsiębiorstw dostarczających usługi o charakterze masowym - coraz częściej decydują się na nią małe firmy, korzystając z dedykowanych serwisów internetowych.

Uwaga!

Monitoring należności nie jest bezpośrednio tożsamy z windykacją należności. Dopiero po nie uregulowaniu, mimo przypomnień, zobowiązania przez kontrahenta następuje etap tzw. windykacji polubownej.

Narzędzia stosowane w monitoringu należności

Wszystkie narzędzia stosowane w monitoringu należności mają na celu w sposób łagodny poinformować kontrahenta o zbliżającym się terminie płatności lub jego upływie. Zazwyczaj zawierają przypomnienie o konieczności zapłaty, numer konta, na który ma zostać uiszczona i ewentualnie, w razie zastrzeżeń, prośbę o kontakt. Najpopularniejsze formy to:

  • kontakt telefoniczny,

  • wiadomości tekstowe,

  • wiadomości głosowe,

  • wezwania do zapłaty.

W praktyce pierwszym krokiem monitorowania należności jest utworzenie rejestru sprzedaży - bazy, która zawiera informacje o wszystkich zawartych transakcjach, terminach płatności, kto i ile zapłacił. Ogromnym ułatwieniem jest profesjonalny program do monitoringu należności zintegrowany z programem do fakturowania.

System wfirma.pl oferuje moduł Windykacji pozwalający na prowadzenie katalogu dłużników i wierzytelności. Wymaga on minimum wkładu pracy, jest bardzo prosty w obsłudze, a co najważniejsze - może z niego skorzystać każdy.

Zalety monitoringu należności

Główną zaletą monitoringu należności jest identyfikacja i kontrola zagrożonych płatności oraz motywowanie do ich spłaty. Niezaprzeczalnie jednym z podstawowych celów przedsiębiorstwa jest zachowanie płynności finansowej, dlatego tak ważne jest, aby kontrahenci terminowo regulowali wpłaty. W większości nie opłacona faktura to wynik roztargnienia klienta, a nie jego złej woli. Zatem krótka informacja w postaci wiadomości tekstowej lub głosowej bywa wystarczająco skuteczna.

 

Monitoring należności poadto kształtuje swego rodzaju dyscyplinę wśród kontrahentów. Bieżące monitorowanie wymaganych płatności ukazuje profesjonalizm firmy i to, że nie toleruje jakichkolwiek nierzetelności ze strony swoich klientów. Koniec końców, została zawarta umowa, z której wynika, że obie strony zobowiązują się do określonych rzeczy - firma do wykonania sprzedaży, a kontrahent w zamian do zapłaty. Krótkie i stanowcze przypomnienie zapewnia duże prawdopodobieństwo, że w przyszłości będzie przykładać wagę do terminowych wpłat.

Monitoring należności - dla kogo?

Każde przedsiębiorstwo, któremu zależy na terminowym regulowaniu wpłat swoich kontrahentów powinno skorzystać z usługi monitoringu należności, również te wystawiające pojedyncze faktury w miesiącu. Szczególnie, jeżeli zawierane są transakcje o niewielkich, stosunkowo nie mających dużego znaczenia kwotach, ponieważ każda z nich ma wpływ na zachowanie płynności finansowej, a małych kwot nie opłaca się pojedynczo windykować ze względu na koszty.

Monitoring należności zalecany jest głównie przez wzgląd na dbałość o interesy firmy. Nie składa się z czasochłonnego procesu, a jedynie działań w formie krótkich przypomnień dla klientów. Jeżeli w strukturze przedsiębiorstwa nie znajduje się wyspecjalizowany dział windykacji lub nie ma możliwości przekwalifikowania odpowiednich pracowników, którzy zajmowaliby się monitorowaniem należności, warto rozejrzeć się za programem pozwalającym monitorować należności.