Naprawa samochodu w kosztach firmowych - rozliczenie

Wykorzystując pojazd dla celów firmowych, podatnicy mają prawo rozliczać koszty związane z jego bieżącym użytkowaniem. Do tego rodzaju wydatków zaliczana jest m.in. naprawa samochodu. Rozliczenie w kosztach firmowych tego rodzaju wydatku uzależnione jest jednak od tego, czy wydatek dotyczy bieżącej naprawy samochodu, czy naprawy powypadkowej.

Bieżąca naprawa samochodu w kosztach

Jeżeli naprawę samochodu można określić jako drobną, bieżącą naprawę, wówczas wydatek ten może być kosztem uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełnia on definicję kosztu podatkowego regulowaną przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych.

art. 22 ustawy o pdof

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

 

Faktura za bieżącą naprawę samochodu może więc zostać zaksięgowana w kosztach firmowych zgodnie z zasadami ogólnymi dla danego rodzaju pojazdu, o ile przedsiębiorca jest w stanie uzasadnić zależność pomiędzy poniesieniem wydatku a przychodami osiąganymi z prowadzonej działalności. Warto pamiętać, że odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie spoczywa na przedsiębiorcy.

Bieżąca naprawa samochodu a VAT

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT od bieżącej naprawy samochodu w takiej wysokości, w jakiej przysługuje mu prawo do odliczenia, mając na uwadze zmiany w VAT po 1 lipca 2015. Wyjaśniając, od naprawy samochodu osobowego odliczenie VAT przysługuje w wysokości:

  • 100% - jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych i zostały spełnione formalne warunki wymienione w ustawie o podatku od towarów i usług (dotyczy również naprawy samochodów konstrukcyjnie przeznaczonych do działalności);

  • 50% - jeżeli samochód osobowy wykorzystywany jest zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych lub gdy podatnik nie spełni wymagań postawionych przez ustawę o podatku od towarów i usług.

Odmienną kwestię stanowi rozliczenie w kosztach firmowych powypadkowej naprawy samochodu.

Powypadkowa naprawa samochodu z ubezpieczeniem OC i AC w kosztach

Rodzaj ubezpieczenia, którym objęty jest samochód, ma znaczenie dla rozliczenia na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli samochód, który uległ wypadkowi, objęty został ubezpieczeniem OC i AC, wówczas pełna wartość otrzymanego odszkodowania od ubezpieczyciela stanowi przychód firmy.

Otrzymane odszkodowanie w pełnej wysokości ewidencjonuje się w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody. Z kolei podatnicy opodatkowani ryczałtem wykazują przychód w ewidencji przychodów, opodatkowując go 8,5% stawką ryczałtu.

Jednocześnie koszty powypadkowej naprawy samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że spełniają definicję kosztu.

Powypadkowa naprawa samochodu wyłącznie z ubezpieczeniem OC w kosztach

Sposób rozliczenia powypadkowej naprawy samochodu wygląda inaczej w przypadku braku ubezpieczenia AC. Co prawda w takiej sytuacji otrzymane odszkodowanie również stanowi przychód firmy, ale nie w pełnej wysokości. Przychodem, który należy ująć w ewidencji, jest różnica pomiędzy otrzymaną kwotą odszkodowania a poniesionymi wydatkami na naprawę pojazdu.

Koszty naprawy samochodu nie są w takiej sytuacji uwzględniane w KPiR.

Powypadkowa naprawa samochodu osobowego a VAT

Do kwestii odliczenia VAT od powypadkowej naprawy samochodu odnoszą się wymienione wcześniej zasady odliczenia. Zatem ważne jest, w jakiej wysokości przedsiębiorca odlicza VAT od wydatków związanych z samochodem - w pełnej wysokości czy też jedynie 50%.  

Powyższa klasyfikacja jest o tyle istotna z punktu widzenia przedsiębiorcy, iż wyznacza wysokość odszkodowania, jaką pokrywa ubezpieczyciel.

Podatnik, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego, w razie kolizji z własnej kieszeni pokrywa pełną wysokość podatku, a firma ubezpieczeniowa zwraca mu wyłącznie wartość netto z faktury za naprawdę pojazdu.

Natomiast gdy podatnik odlicza jedynie 50% VAT, wówczas z własnych środków pokrywa 50% podatku, a firma ubezpieczeniowa zobligowana jest do pokrycia wartości netto naprawy oraz pozostałej części VAT niepodlegającej odliczeniu.

Podatnikom zwolnionym z VAT ubezpieczyciel co do zasady zwraca pełną kwotę za naprawę samochodu.

Ważne!

Na odliczenie VAT od powypadkowej naprawy samochodu nie ma wpływu czy pojazd objęty jest dobrowolnym ubezpieczeniem AC czy też nie. Odliczenie VAT będzie możliwe w 100% lub 50% jeżeli:

  • 100% lub 50% podatku VAT z faktury za naprawę zostało zapłacone ze środków przedsiębiorcy (nie ubezpieczyciela);

  • faktura za naprawę została wystawiona na dane przedsiębiorcy (widnieje na niej NIP przedsiębiorcy).