Niewykazanie kosztu a rzetelność księgi przychodów i rozchodów

Rzetelność KPiR - co oznacza?

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa w art. 193 określa, na czym polega rzetelne i niewadliwe prowadzenie księgi podatkowej:

Art. 193. § 1. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.
§ 2. Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
§ 3. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.
§ 4. Organ podatkowy nie uznaje za dowód w rozumieniu przepisu § 1 ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy.
§ 5. Organ podatkowy uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy (...).

W takim razie rzetelne księgi to przede wszystkim takie, których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Rzetelność księgi opisuje również Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR a dokładnie §11, w którym to zawiera się:

ust. 4 Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.

W jakich więc praktycznych sytuacjach może dojść do podważenia rzetelności ksiąg?

Błędy w stosowaniu przepisów

Naruszenie prawa poprzez niewłaściwe zastosowanie przepisów w przypadku zaliczenia do kosztów wydatków, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie stanowią kosztu dla celów podatkowych nie wpływa na rzetelność księgi.

Niewykazanie w KPiR kosztu:

1. Niezaewidencjonowanie kosztu stanowiącego inny wydatek
Jeżeli przedsiębiorca nie zaliczy w koszty faktury dokumentującej wydatek (z wyjątkiem tych dotyczących nabycia towarów i materiałów), do czego ma prawo, nie ma podstaw uznania księgi za nierzetelnej.

2. Niezaewidencjonowanie kosztu związanego z zakupem towaru

Inaczej jest w przypadku niewykazania kosztu związanego z zakupem towaru handlowego, materiału podstawowego lub dotyczącego kosztów robocizny. Ze względu na § 11 ust.4 pkt 3:
Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
niezaewidencjonowanie wydatku związanego z wyżej wskazanymi czynnościami może spowodować podstawę do uznania KPiR za nierzetelną. To zaś prowadzi do dość poważnych konsekwencji jakimi może być brak uznania KPiR za dowód pozwalający na określenie podstawy opodatkowania, co spowoduje że podstawa ta będzie określana w drodze szacowania.

Podsumowując należy więc zauważyć, że pomimo powszechnie przyjętego stwierdzenia, że pomniejszanie przychodu o koszty nie jest obowiązkiem podatnika, lecz jego przywilejem przedsiębiorca prowadząc ewidencję podatkową powinien mieć na uwadze pojęcie rzetelności ksiąg i jego podstawową zasadę, że zapisy w księdze powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.