Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym (cz. 6) - Czy wiesz, że klient biura rachunkowego może zażądać umowy powierzenia danych osobowych?

Klient biura rachunkowego, który ma świadomość, iż jest administratorem danych osobowych, przekazując co miesiąc swoje dokumenty (zbiory danych osobowych) przedstawicielom podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe czy też kadry, może zażądać od biura umowy powierzenia danych. Istotne jest, że w zasadzie biuro rachunkowe w ogóle nie powinno działać bez spełnienia wymogów Ustawy o ochronie danych osobowych - w tym bez podpisania z klientem umowy powierzenia danych osobowych.

Klient biura rachunkowego jako administrator danych osobowych

Klientami biura rachunkowego są firmy, przy czym nie ma znaczenia, czy są to jednoosobowe działalności gospodarcze czy też spółki. Większość z firm jest administratorami danych osobowych, zbierając bazy klientów w celach marketingowych, czy też przechowując dane osobowe zatrudnionych pracowników. Jako administratorzy danych firmy mają obowiązek zabezpieczenia interesów osób, których dane dotyczą, a wynika to bezpośrednio z zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych.

"Art. 26. 1. Administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:

1) przetwarzane zgodnie z prawem,

2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, (...)

3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,

4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania."

Kiedy powierzyć dane osobowe, a kiedy upoważnić do ich przetwarzania?

Przetwarzanie danych osobowych - kiedy umowa?

Umowę przetwarzania danych osobowych podpisuje się, gdy administrator danych powierza (zleca) przetwarzanie danych innemu, zewnętrznemu podmiotowi. Przykładem takiego powierzenia jest właśnie relacja klient - biuro rachunkowe.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Ma miejsce zwykle w stosunku do osób, które współpracują wewnętrznie z danym podmiotem będącym administratorem danych. Biuro rachunkowe więc będzie do przetwarzania danych upoważniało np.:

  • pracowników,
  • osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenie,
  • stażystów,
  • praktykantów.

Co jednak istotne, również przy upoważnieniu do przetwarzania danych konieczne jest, by osoby upoważnione miały rzeczywiście dostęp do danych i przetwarzały je w określonym celu.

Art. 39

1. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

    1) imię i nazwisko osoby upoważnionej,

    2) datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

    3) identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

2. Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.