Odliczenie VAT - kiedy nie można odliczyć podatku od wydatków?

W przepisach ustawy o VAT ustawodawca wprowadził wiele wyłączeń i ograniczeń regulujących odliczenie VAT, zarówno przedmiotowe, jak i podmiotowe. Poniżej zostaną przedstawione najczęściej występujące wyłączenia z prawa do odliczania VAT.

Odliczenie VAT od usług noclegowych i gastronomicznych

Podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych, co wynika z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Ustawodawca nie zdefiniował jednak pojęć usług noclegowych ani usług gastronomicznych.

Usługi noclegowe a odliczenie VAT

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 października 2008 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) do usług związanych z zakwaterowaniem można zaliczyć usługi zapewniające krótkotrwały pobyt oraz usługi w zakresie zakwaterowania na dłuższy czas np. osobom pracującym w delegacji. Do tego typu usług można więc zaliczyć m.in. usługi hoteli, ośrodków czy też zajazdów, które wynajmują pokoje gościnne. Nasuwa się więc pytanie, jak zaksięgować fakturę za hotel w KPiR.

Wydatki za nocleg mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła tych przychodów i są odpowiednio udokumentowane np. fakturą. Wydatki te należy zewidencjonować w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki. W związku z tym, że od usług noclegowych nie przysługuje odliczenie VAT, w KPiR należy ująć wartość brutto z faktury.

Przykład 1.

Przedsiębiorca A, który prowadzi KPiR (a dodatkowo jest vatowcem), udał się w podróż służbową do Warszawy i skorzystał z usług hotelowych. Jak powinien zaksięgować fakturę za hotel, która zawierała wartości:

  • netto: 350 zł,

  • VAT 8%: 28 zł,

  • brutto: 378 zł?

Koszty poniesione w związku z noclegiem na podstawie otrzymanej faktury należy zaksięgować w kwocie brutto (378 zł) do KPiR. Jak zostało wspomniane wyżej, w przypadku usług hotelarskich nie przysługuje odliczenie VAT, a co za tym idzie, cała kwota stanowi koszt uzyskania przychodów.

Usługi gastronomiczne a odliczenie VAT

Problem pojawia się z właściwym określeniem definicji usług gastronomicznych, a co za tym idzie, również prawem do odliczenia podatku naliczonego VAT. Najważniejszą trudność sprawia podatnikom  rozróżnienie usługi gastronomicznej od cateringu.

Zgodnie ze stanowiskiem reprezentowanym przez organy podatkowe catering nie stanowi usługi gastronomicznej, gdyż usługi cateringowe są świadczone poza lokalem usługodawcy. Natomiast usługi restauracyjne (gastronomiczne) polegają na świadczeniu  usług w lokalu należącym do usługodawcy.

Wynika z tego, że szczególnie ważne jest określenie, czy świadczone usługi żywieniowe będą usługą gastronomiczną, czy też usługą cateringową. Od prawidłowego ich zdefiniowania zależy, czy przedsiębiorca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT.

Przykład 2.  

Właściciel przedsiębiorstwa A często ponosi wydatki na usługi gastronomiczne - posiłki w restauracji związane ze spotkaniami służbowymi. Czy w przypadku spotkania z kontrahentami możliwe jest odliczenie VAT od wystawionej faktury?  

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT usługi gastronomiczne świadczone w lokalu nie dają prawa do odliczenia VAT. Co do zasady wydatek za tak wystawioną fakturę należy zaksięgować do KPiR w kwocie brutto jako pozostałe wydatki związane z prowadzoną działalnością( kol. 13), pod warunkiem, że wydatek ten nie stanowi kosztu reprezentacji. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przykład 3.

Właściciel przedsiębiorstwa B organizował w lutym szkolenie w swojej firmie i skorzystał z usług cateringowych. Otrzymał fakturę na kwotę 1200 zł brutto w tym 8% VAT 88,89 zł. Czy od wystawionej faktury za usługi cateringowej może odliczyć VAT?  

W tym przypadku właściciel firmy B ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie usług cateringowych w kwocie 88,89 zł, w związku z czym na podstawie faktury dokonuje odliczenia VAT oraz do kosztów uzyskania przychodu zalicza kwotę 1111,11 zł.

Częściowe odliczenie VAT

Do 2014 roku w przypadku nabycia samochodów osobowych oraz innych pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony obowiązywały pewne limity. Kwotę podatku podlegającego odliczeniu stanowiło 60% kwoty podatku określonego na fakturze, jeżeli nie przekracza ona 6.000 zł.

Obecnie zgodnie z art. 86a ust. 1 od wszystkich wydatków związanych z samochodami podatnik ma prawo odliczyć 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków eksploatacyjnych. Do końca czerwca 2015 roku podatnik nie miał prawa do częściowego odliczenia VAT w związku z tym, że obowiązywały przepisy przejściowe. Od lipca 2015 r. uległy one zmianie i dopuszczają prawo do odliczenia 50% VAT również od paliw nabytych do napędu pojazdów samochodowych, w tym m.in. do samochodów osobowych.

Ważne!

Częściowe odliczenie VAT dotyczy samochodów osobowych używanych w celach mieszanych (firmowych oraz prywatnych) lub tych, które nie zostały zgłoszone w US na druku VAT-26.

Z jakich faktur nie można odliczyć VAT?

Faktura wystawiona przez podmiot nieistniejący

Sprawa faktur wystawionych przez podmioty nieistniejące jest dość złożona, trzeba bowiem rozpatrzyć indywidualnie każdą taką sytuację. Jeżeli podatnik nabył usługę od podmiotu, który nie istnieje (fikcyjny adres, zmyślony NIP, podmiot nie został zarejestrowany itp.) i uda się dowieść, że wystawca faktury jest fikcyjny, przedsiębiorca - nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku.

Faktura ze stawką zw.

Podobnie jak w przypadku wystawienia faktury przez podmiot nieistniejący, w przypadku faktur sprzedaży “zwolnionej” z VAT nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT z tak wystawionego dokumentu.