Oferta handlowa - jak napisać skuteczną? Praktyczne wskazówki

Oferta handlowa to podstawa działalności wielu firm. Bez niej nie da się przedstawić ani firmy, ani oferowanych przez nią produktów i usług, a także zdobyć klienta.

Odpowiednio napisana oferta handlowa to narzędzie, które pozwoli przedsiębiorstwu rozszerzać swoją działalność na nowe rynki, zdobyć klientów i zwiększyć zyski. Powinna być zatem napisana precyzyjnie, w sposób, który nie pozwoli czytającym się  jej oprzeć. Aby móc stworzyć tekst, który zostawi konkurentów w tyle, warto zastanowić się nad jego istotą.

Czym jest oferta handlowa?

Oferta handlowa jest niczym innym, jak tylko propozycją sprzedaży lub kupna towarów albo usług, która jednocześnie określa warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Czasami, oprócz wyżej wymienionych elementów, dla klienta liczy się zdanie innych firm, które wcześniej współpracowały z oferentem, dlatego oferta handlowa może zawierać referencje.

Bardzo ważnym elementem pisania oferty handlowej jest dostosowanie jej do odbiorcy. To pozwoli skonstruować tekst odpowiadający wyobrażeniom czytającego i zawierający poszukiwane przez niego informacje.  Przy czym dane najbardziej atrakcyjne lub najbardziej interesujące powinny znajdować się na początku oferty, aby przykuć uwagę.

Co powinna zawierać oferta handlowa?

Jak każde oficjalne pismo, również oferta handlowa powinna mieć swoją strukturę oraz zawierać określone elementy. Na pierwszej stronie należy umieścić przede wszystkim tytuł oraz nazwę firmy, do której jest kierowana. Można tutaj dodać informację, z kim przedstawiciel zainteresowanej firmy miałby się kontaktować. Natomiast stopka dokumentu to miejsce na dane oferenta: główna siedziba, NIP, KRS i kwota kapitału zakładowego.

Jeżeli dokument posiada wiele stron, powinien znaleźć się w nim spis treści, który nie pozwoli pogubić się czytającemu. Jeśli oferta nie jest długa, tę część można pominąć.

Kolejnym elementem są informacje o podmiocie, który przygotował ofertę. Tutaj powinno się przedstawić firmę, napisać o tym, jak długo działa ona na rynku, w czym się specjalizuje oraz ilu posiada pracowników. Można opisać również wartości i cele, którymi kieruje się przedsiębiorca. Warto także uwzględnić nazwy główne klientów lub ich logotypy. W tym miejscu nie powinno się być rozwlekłym, zbyt długie opisy mogą zniechęcić do czytania, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wypunktowanie najważniejszych informacji.

Następny jest opis produktów lub usług. Trzeba zadbać, żeby obejmował wszystkie dostarczane przez przedsiębiorstwo towary oraz usługi. Nawet jeżeli przedmiotem oferty handlowej jest tylko jeden z nich, nie jest wykluczone, że klient, zadowolony z dotychczasowych transakcji, nie zechce zakupić kolejnych.

Bardzo ważne jest podkreślenie korzyści ze współpracy. Należy zwrócić uwagę, co potencjalny klient może zyskać, jeżeli zdecyduje się na zakupienie produktów lub usług danego wytwórcy, dlaczego będzie bardziej zadowolony z udania się właśnie do tej firmy, a nie do konkurencji. W przypadku kiedy oferta jest odpowiedzią na zapytanie skierowane przez klienta, trzeba odnieść się do każdego pytania zawartego w korespondencji.

Następnie powinien pojawić się cennik, informacje o sposobie realizacji zamówień oraz specyfikacje techniczne, zdjęcia i szczegółowe opisy produktów, a także zastrzeżenia prawne, na przykład odnośnie praw intelektualnych i praw autorskich oraz gwarancje. Cennik powinien stanowić wycenę wstępną lub zakres cen dla każdego z produktów.

Oferta handlowa - wskazówki dla piszących

Nawet posiadając doskonałe produkty, można mieć problem z przekonaniem do siebie potencjalnych nabywców. Podobnie jest z pisaniem oferty handlowej - mimo wieloletniego doświadczenia w tworzeniu tego typu tekstów, można nie zawsze robić to dobrze. Co zatem zrobić, aby napisać ofertę, która przekona klienta?

Przede wszystkim warto postawić na przekonujący tytuł, który przykuje uwagę czytającego. W czasach, kiedy wszystkie dokumenty wysyła się za pomocą poczty elektronicznej, oferta handlowa z nieciekawym tytułem może przepaść w zalewie innych maili.

W tym miejscu zresztą warto zastanowić się nad właściwym adresatem. Bardzo często sprzedawcy popełniają błąd, przesyłając ofertę na adres ogólny, nie wiedząc, czy osoba, która obsługuje skrzynkę, będzie zainteresowana przeczytaniem propozycji. O wiele skuteczniejsze jest wysłanie wiadomości do pracownika bezpośrednio odpowiedzialnego za wybranie najbardziej konkurencyjnego oferenta. Trzeba również przemyśleć profil firmy, do której wysyła się ofertę. Powinien on być jak najbardziej zbliżony do specyfiki produktów lub usług oferowanych przez wysyłającego.

W niektórych firmach panuje przekonanie, że dobrze przygotowana oferta handlowa powinna być dokumentem pokaźnych rozmiarów. Nic bardziej mylnego. Dokument ten powinien zawierać prawdziwe i konkretne informacje, przede wszystkim spis istotnych cech oraz wartości, które dostarcza produkt lub usługa.

Nie ma zatem sensu zarzucać potencjalnego nabywcę przydługimi opisami, które zawierają niepotrzebne informacje, mając na uwadze to, że tym, czego oczekują klienci, jest przede wszystkim rzetelność i dotrzymywanie obietnic. Ta część powinna zabierać nie więcej niż dwa akapity, po przeczytaniu których potencjalny klient musi wiedzieć, czym zajmuje się firma i co produkuje.

Podczas pisania oferty, trzeba skupić się na korzyściach, które odniesie klient po jej zaakceptowaniu. Warto pamiętać o tym, że powinno być w niej tylko kilka najważniejszych zalet. W przypadku, kiedy oferowane towary są drogie, wypunktowanie ich cech szczególnych zostanie potraktowane jako uzasadnienie ich wysokiej ceny. W tej części dobrze jest zawrzeć informacje odnoście tego, gdzie produkty można kupić i z kim się kontaktować, aby to zrobić, a także wspomnieć o tym, że cena jest negocjowana, jeżeli istnieje taka opcja.

Oferta handlowa - wzór

Wzory oferty handlowej stanowią przydatne narzędzie dla osób, które pragną opanować tę sztukę. Na ich podstawie będą mogli nauczyć się, które elementy należy w takim dokumencie zawrzeć. Warto jednak pamiętać, że najlepsze oferty pisane są z myślą o konkretnym kliencie, uwzględniając najlepsze dla niego produkty i rozwiązania.