Oprogramowanie w modelu Saas – lepszy abonament czy opłata jednorazowa

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z wieloma obowiązkami i dodatkowymi opłatami. Wymaga to od przedsiębiorcy dużego zaangażowania oraz cierpliwości. Nie wystarczy mieć pomysł i plan działania, potrzebujemy również odpowiedniego sprzętu, budżetu i oprogramowania, który umożliwi nam kontrolę wydatków oraz usprawni funkcjonowanie systemów informatycznych. Obecny rynek oferuje wiele sposobów, mających ułatwić firmom zarządzanie ich finansami. Dzięki oprogramowaniu SaaS (Software as a Service) możemy zwiększyć efektywność korzystania z systemów informatycznych i jednocześnie zmniejszyć koszty z tym związane. 

Oprogramowanie Saas - co to takiego? 

SaaS opiera się na modelu “oprogramowanie jako usługa”. Jest to model dystrybucji oprogramowania, który wiąże się z dokonywaniem płatności za konkretne funkcje określonej aplikacji. Za pośrednictwem Internetu udostępniane jest programowanie, nie ma więc potrzeby instalacji oraz uruchamiania programu na komputerze. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie. Inną istotną kwestią jest to, że odpowiedzialność za wszystkie sprawy związane z zarządzaniami aplikacjami przejmowane są przed dostawcę, takie jak  opieka techniczna, zapewnienie niezbędnej infrastruktury IT oraz aktualizacja nowego oprogramowania.

Przedsiębiorca nie musi dokonywać zakupu licencji, aktualizacji i serwisu. W abonamencie można dodatkowo liczyć na wsparcie i pomoc oraz całkowitą obsługę związaną z aplikacjami i oprogramowaniem.  

W technologii SaaS świadczy się min. takie usługi jak:

  • systemy księgowe i finansowe

  • edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne

  • systemy do zarządzania relacjami z klientem

  • systemy zarządzania zasobami ludzkimi

  • systemy analityczne

  • systemy zarządzania pocztą i treścią

 

Czynności te pochłaniają wiele czasu i uwagi, a także generują spore koszty. Prowadząc własną firmę w e-commerce, warto skupić się przede wszystkim na budowaniu relacji z klientem oraz sprzedażą swoich produktów. Połączenie wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych w jeden system z pewnością usprawniłoby funkcjonowanie firmy.

Użytkowanie Saas - abonament czy jednorazowa opłata? 

W modelu SaaS zazwyczaj wykorzystuje się cykliczną formę płatności - abonament. Klient płaci za dostęp do konkretnego oprogramowania. Jest to opcja o tyle korzystna, nie pociąga za sobą zbyt dużych wydatków, związanych z oprogramowaniem i wdrażaniem odpowiedniej infrastruktury. Nie zmusza także do wniesienia jednorazowej zapłaty, która mogłaby być zbyt wysoka i tym samym naruszyć firmowy budżet. Zdecydowanie bardziej opłacalne jest dla przedsiębiorstwa częstsze płacenie mniejszych kwot.  

Jakie jeszcze plusy takiego rozwiązania można wymienić?

  • Wsparcie i pomoc techniczną: klient nie jest pozostawiony sam sobie i w przypadku problemów z oprogramowaniem nie musi radzić sobie z nim samodzielnie i szukać pomocy u specjalistów, co często wiąże się z wysokimi kosztami. W modelu SaaS dostarczane mu są materiały pomocnicze oraz potrzebna dokumentacja techniczna. Oprócz tego może skorzystać z pomocy online, jak również z bieżącego wsparcia na wielu płaszczyznach.

  • Najnowsze rozwiązania technologiczne: technologia bardzo szybko się rozwija i często bardzo trudno jest nam nad tym szybkim procesem nadążyć. W tym przypadku mamy dostęp do oprogramowania, które jest na bieżąco aktualizowane (co najmniej raz na 6 miesięcy). Dzięki temu użytkownik posiada najnowszą wersję programu.

  • Niskie koszty utrzymania aplikacji, kosztów IT, mniejsze koszty wdrożenia aplikacji i systemu. Nabywca nie musi płacić za zakup oraz utrzymanie infrastruktury informatycznej. Ponadto aktualizacja przebiega sprawnie i szybko, bez żadnych komplikacji i nie wymaga od uzytkownika większych umiejętności.

  • Stała, miesięczna opłata oraz przewidywalność kosztów ponoszonych na IT.

Wymienione wyżej zalety wskazują tylko na jedno - bardziej opłacalny jest zakup abonamentu oprogramowania na licencji SaaS niż wniesienia jednorazowej opłaty za zakup dowolnej aplikacji. Nie jest to związane tylko i wyłącznie z kosztami, ale także z możliwościami i dodatkowymi usługami, które są nam oferowane w tym modelu. Nabywca zyskuje dodatkowo obsługę techniczną oraz szybkie aktualizacje, które nie są oferowane w momencie zakupu licencji.

Bezpieczeństwo informacji  w systemie Saas

W systemie Saas z systemów bazodanowych korzystają wszyscy klienci tego samego dostawcy. Niektórych może to niepokoić i mogliby uznać to za duże zagrożenie dla naszej firmy. Spójrzmy na to jednak od strony samego systemu SaaS. Obecnie cieszy się on tak dużą popularnością i uznaniem, że w sytuacji narażenia swoich klientów na utratę cennych danych, straciłby swoją wysoką pozycję. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to niedopuszczalne. Prowadząc własne przedsiębiorstwo doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że zbyt długo pracuje się na sukces firmy, żeby móc narażać ją na stratę reputacji. SaaS stosuje zaawansowany system zabezpieczeń, a na życzenie klienta dane mogą być dodatkowo przechowywane w osobnych bazach danych, co jeszcze bardziej zwiększa poczucie bezpieczeństwa. 

Klasyczny model oprogramowania a oprogramowanie w modelu SaaS

Istnieje wiele aspektów, w których model Saas wygrywa z klasycznym modelem oprogramowania:

  • Początkowa inwestycja - klasyczny model oprogramowania to z reguły koszty w wysokości nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wiele firm, a szczególnie takich, które dopiero zaczynają swoją karierę w e-commerce, nie mają wystarczającej kwoty, żeby móc sobie pozwolić na taki wydatek. W oprogramowaniu SaaS kwota ta spada poniżej 100 PLN,

  • Obsługa - w przypadku modelu SaaS można liczyć na pomoc specjalisty, który zawsze chętnie udzieli nam odpowiedzi. Jeżeli nie radzimy sobie z obsługą, możemy się zawsze zwrócić do niego o pomoc. Jest to z pewnością dużo wygodniejsze niż korzystanie z dokumentów w formie papierowe.

  • Umowa - w klasycznym modelu umowa podpisywana jest zazwyczaj na okres 1 roku, jeżeli chodzi o SaaS jest to 1 miesiąc.

  • Utrzymanie - w klasycznym modelu nie można liczyć na pomoc w utrzymaniu od dostawcy. Model Saas daje taką możliwość,

  • Aktualizacja - tutaj również wygrywa Saas, w którym aktualizację oprogramowania dostarcza bezpośrednio dostawca.To pozwala zaoszczędzić czas i wykorzystać go na poszukiwania najnowocześniejszych aktualizacji.