Organizacja miejsca pracy - zapanuj nad swoim komputerem

Spędzamy przy komputerze sporo czasu, często jest to zarówno nasze narzędzie do pracy, jak i rozrywki. Z pewnością o wiele lepiej i sprawniej korzysta się z niego, kiedy panuje w nim ład i porządek, a my dokładnie wiemy, gdzie szukać potrzebnych informacji. Poza tym zawalony plikami i programami komputer nie tylko wygląda jak śmietnik, lecz także zdecydowanie wolniej działa, a z pewnością każdego denerwuje nawet sekunda opóźnienia. Dlatego też warto poświęcić więcej czasu i uporządkować swój komputer. Taka organizacja miejsca pracy pozwoli nam stuprocentowo skupić się na zadaniach i niczym nieprzerywanej rozrywce. Zaczynamy!

Organizacja miejsca pracy - od czego zacząć?

Na początku warto przejrzeć swoje pliki i zacząć zastanawiać się, jaki system pozwoli nam je najlepiej uporządkować. Warto również zgrać pliki, które przechowywane są na innych urządzeniach, a docelowo powinny znaleźć się właśnie w pamięci komputera. Dzięki temu rozprawimy się ze wszystkim za jednym razem.

Powinno się wziąć pod uwagę, że taka organizacja miejsca pracy i rozrywki może być naprawdę czasochłonna, początkowo więc dobrym wyjściem jest zaplanowanie jej etapów, aby nie okazało się, że przez 2 godziny oglądaliśmy zdjęcia i wspominaliśmy stare czasy, a bałagan jak był, tak jest nadal.

Przydatna może być kartka i długopis, na której już na etapie przeglądania folderów można rozpocząć planowanie systemu, który najlepiej rozprawi się ze wszystkim, co zdecydowanie wymaga uporządkowania.

Gdzie najczęściej tworzy się bałagan?

Pulpit bywa skupiskiem wszystkiego, co niepotrzebne, zawalonym do granic możliwości plikami, zdjęciami, programami, które miały znaleźć się na nim tylko na chwilę. Kiedy miejsca robi się zbyt mało zazwyczaj wszystko wrzucamy do nowo utworzonego folderu o nazwie “pulpit”, “do przejrzenia”, “bałagan” itp. Pamiętajmy, że tworzenie kolejnych folderów, które sprawią wrażenie uporządkowania, wcale nie oznacza, że nagle zapanujemy nad chaosem - wręcz przeciwnie. Z czasem nie będziemy mogli znaleźć niczego potrzebnego nam w danej chwili.

Kolejnym twórcą bałaganu jest nazywanie plików na zasadzie: jak popadnie, na pewno zapamiętam. Tym samym ważny e-book ma nazwę “alalalalalalalalalbamba”, a zdjęcia ze ślubu kuzynki “zdjęciazdjęcia123”. Kiedy przychodzi moment, w którym potrzebujemy konkretnego pliku, jedyne co nam pozostaje, to rwać włosy z głowy i przeglądać wszystkie foldery, które zazwyczaj są nazwane tak samo praktycznie, jak pliki, czyli np. ASDFGHJK123.

Nic tak nie utrudnia organizacji komputera, jak folder Pobrane. Zazwyczaj jest tam dosłownie wszystko, a o usystematyzowaniu nie ma co marzyć. Książki, pliki, dokumenty, filmy, seriale, zdjęcia, programy… wszystko, o czym tylko można zamarzyć, w jednym miejscu. Choć może to brzmieć kusząco, niestety - w takim folderze zazwyczaj nie da się odnaleźć absolutnie niczego.

Innym miejscem, w którym bałagan panuje prawie zawsze, są zakładki w przeglądarce. Zazwyczaj wrzucamy w nie każdy link, który nas zainteresuje, po czym nigdy już do niego nie zaglądamy, a lista rośnie. W tym nieporządku łatwo zgubić coś, na czym nam zależało.

Śmietnikiem można też bez żadnej przesady nazwać skrzynkę mailową. Bywa, że gromadzimy w niej wiadomości latami i nic nie archiwizujemy, zawalamy miejsce newsletterami, których nawet nie otwieramy i powiadomieniami z setek innych stron, na które nigdy nie zajrzeliśmy.

Gdzie popełniamy błąd?

Jednym z największych błędów jest nierobienie kopii zapasowych ważnych plików. Komputer bywa zawodny i może się zepsuć w każdej chwili, a wraz z nim przepadną wówczas dane, których możemy już nie odzyskać. Dlatego ważna jest archiwizacja - na zewnętrznych urządzeniach bądź w chmurach danych. Dzięki temu mamy pewność, że uzyskamy dostęp do danych bez względu na to, co stanie się ze sprzętem.

Organizacja miejsca pracy krok po kroku

Przejrzeliśmy już foldery, ustaliliśmy system, w którym będziemy nazywać pliki i porządkować foldery, zrobiliśmy kopie zapasowe tego, co najważniejsze. Co dalej? Organizacja miejsca pracy powinna zostać rozpoczęta od uporządkowania pulpitu. Powinny na nim zostać tylko najważniejsze ikonki, np. skróty do programów, z których korzystamy bardzo często i dostęp z tego miejsca jest po prostu najwygodniejszy. W organizacji pulpitu może pomóc również odpowiednia tapeta. Możemy stworzyć minimalistyczną grafikę, w której wyróżnimy poszczególne obszary naszej pracy, ustawić ją jako tło i przenieść ikony w dopasowane miejsca.

Następnie rozprawmy się z folderem, w którym ściągają się pobierane przez nas pliki. Pogrupujemy je, wyrzućmy to, co na pewno nie będzie nam już potrzebne, dokładnie przyjrzyjmy się wszystkiemu, pozbądźmy się duplikatów.

Stwórzmy system folderów, który będzie intuicyjny i sprawi, że każdy plik odnajdzie swoje miejsce. Pozbądźmy się folderów takich jak “różne”, “wszystko”, “cała reszta”. Dokładnie skatalogujmy każdą rzecz. To naprawdę przydatne, kiedy czegoś potrzebujemy “na już”. Postarajmy się, aby wszystko było konsekwentne. Jeżeli zapisujemy daty, rozpoczynając od miesiąca, w następnym podfolderze nie rozpoczynajmy od roku. Dzięki temu najprawdopodobniej uda nam się zapanować nad plikami.

Duży nieporządek panuje często również w zdjęciach. W czasie organizacji komputera musimy stać się naprawdę bezwzględni. Naruszony obraz, niewyraźne zdjęcia, 50 prawie takich samych ujęć - naprawdę warto się tego pozbyć i nie brać pod uwagę sentymentów. Pamiętajmy, że 30 dobrych zdjęć przywoła takie same wspomnienia jak 234 kiepskich - skoro więc nie będzie różnicy, nie warto zajmować tyle miejsca.

Komputer zaśmiecają również niepotrzebne programy, których nie używamy od miesięcy. Jeżeli tak jest, prawdopodobnie ich po prostu nie potrzebujemy, w związku z czym można je odinstalować. Jeżeli nie wiemy, do czego służą niektóre z nich, podpytajmy kogoś, kto się na tym zna lub po prostu poszukajmy informacji w internecie.

Zorganizuj się on-line

Porządek w komputerze to również porządek w przeglądarce - przejrzyj zakładki i usuń wszystko to, na co już nie zaglądasz. Resztę uporządkuj, stwórz podfoldery, które od razu powiedzą ci, co znajdziesz wewnątrz. Co jakiś czas przeglądaj nowo dodane linki i weryfikuj je.

Jeżeli chcesz dodać do zakładek artykuł, którego np. w danej chwili nie masz czasu przeczytać, może warto pomyśleć o aplikacji typu Pocket, która zgromadzi takie linki na później lub o czytniku blogów i stron online, np. Feedly. Dzięki czemu wszystko, co jest ci potrzebne, będziesz mieć pod ręką.

Kontroluj także polubione strony na Facebooku i obserwowane osoby na innych portalach. Dzięki temu możesz pozbywać się tego, co nie jest już uaktualniane lub zwyczajnie cię już nie interesuje.

Organizacja miejsca pracy - bądź konsekwentny

Przypuśćmy, że w końcu zapanowałeś nad swoim komputerem. Czy jednak za dwa tygodnie znowu nie będzie tak samo? Spróbuj wyrobić w sobie nawyk katalogowania od ręki wszystkich plików, które pobierzesz, wyznacz czas w tygodniu, w którym opróżnisz kosz, spojrzysz w zakładki i artykuły zostawione na później. Bądź konsekwentny i systematyczny. Dzięki temu wszystko w komputerze znajdzie swoje miejsce, a ty już więcej nie będziesz miał żadnych problemów z organizacją. Jak widzisz organizacja miejsca pracy to nic trudnego, a więc do dzieła.