Otrzymanie zaliczki a podatek VAT

Przy większości transakcji, przed wykonaniem usługi czy dostawą towarów, sprzedawca wymaga od nabywcy uiszczenia całościowej lub częściowej zaliczki na poczet przyszłych dostaw bądź usług. Zaliczka taka jest zabezpieczeniem, które ma na celu zapewnienie, że nabywca nie wycofa się z transakcji, powodując straty dla wykonawcy usługi czy dostawcy towarów. Dowiedz się, jak prawidłowo rozliczyć otrzymaną od kontrahenta kwotę.

Otrzymanie zaliczki - obowiązek podatkowy na gruncie VAT

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, a w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego bądź lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Ustawodawca przewidział również wyjątki od wyżej przedstawionej zasady - otrzymanie przedpłaty, zaliczki lub raty nie powoduje obowiązku podatkowego w przypadku:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług:

    • telekomunikacyjnych,

    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (głównie usługi związane z dostarczaniem wody, oczyszczaniem ścieków, zbieraniem i przetwarzaniem odpadów),

    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

    • stałej obsługi prawnej i biurowej,

    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Dokumentowanie otrzymanej zaliczki

Jeżeli podatnik otrzyma zaliczkę, która powoduje powstanie obowiązku podatkowego, zobowiązany jest odpowiednio udokumentować jej otrzymanie, wystawiając fakturę zaliczkową. Obowiązek ten określa art. 106b ust. 1 pkt. 4. Jeżeli chodzi o termin wystawienia takiej faktury, ustawodawca również nie pozostawił przedsiębiorcom wyboru, nakazując wystawienie faktury zaliczkowej nie później, niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał zaliczkę.

Na wystawionej fakturze zaliczkowej należy ująć kwotę faktycznie wpłaconej przez nabywcę zaliczki. Od niej powinien zostać wykazany podatek VAT.

Należy wspomnieć, że w skutek otrzymanych zaliczek nie powstaje obowiązek podatkowy na polu podatku dochodowego - jest to dosyć kłopotliwe w rozliczaniu w przypadku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, dlatego ustawodawca wprowadził możliwość uproszczenia rozliczania otrzymanych zaliczek - więcej na ten temat w artykule: Zaliczka przychodem w dacie otrzymania.

Otrzymanie zaliczki - rezygnacja klienta z transakcji

Co należy zrobić, gdy podatnik otrzyma zaliczkę na poczet przyszłych dostaw towarów lub wykonania usług, a klient zrezygnuje z transakcji? Jak taki przypadek rozliczyć podatkowo?

Rozwiązanie zależy od ustaleń z kontrahentem - czy wpłacona zaliczka zostanie zwrócona, czy też zostanie zaliczona jako odszkodowanie dla sprzedającego z tytułu rezygnacji klienta z transakcji.

Jeżeli cała kwota zaliczki zostanie zwrócona nabywcy, to rozwiązanie jest proste - należy wystawić fakturę korygującą do faktury zaliczkowej.

Jeżeli natomiast nabywcy zostanie zwrócona tylko część zaliczki lub nie zostanie mu ona zwrócona w ogóle, sprawa jest bardziej skomplikowana.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wypowiedział się w tej kwestii wydając interpretację indywidualną numer IBPP2/443-1076/13/IK. W omawianej interpretacji wnioskujący zadał pytanie, czy zatrzymane przez niego zaliczki po rezygnacji klienta z zamówienia podlegają opodatkowaniu VAT, czy powinien wystawić fakturę korygującą do pierwotnie wystawionej faktury zaliczkowej.

 

“Reasumując, wskazać należy, że opłata z tytułu zbyt późnego odwołania rezerwacji jako pełniąca funkcję odszkodowawczą, nie stanowi wynagrodzenia za świadczoną usługę (...), lecz stanowi rekompensatę za poniesione przez Wnioskodawcę koszty, bądź też utracone korzyści spowodowane późniejszym niż wynikającym z zawartej umowy anulowaniem rezerwacji. Tym samym czynność pobrania przedmiotowej opłaty nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. A w konsekwencji Wnioskodawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej zmniejszającej wartość podatku wykazanego na fakturze zaliczkowej mimo nie zwracania klientowi zaliczki.“

 

Wynika z tego, że nawet jeżeli sprzedawca nie zwróci klientowi wpłaconej przez niego zaliczki, ale zaliczy ją na poczet odszkodowania za utracone korzyści, to jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej fakturę zaliczkową. Dodatkowo, należy pamiętać, że zatrzymana zaliczka będzie stanowiła przychód z innego źródła, który należy wykazać w KPiR w kolumnie 8, a co za tym idzie - opodatkować podatkiem dochodowym.