Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Otrzymywanie faktur e-mailem w pliku PDF oraz faksem i prawo do odliczenia podatku VAT z tak otrzymanych faktur

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA IPPP1-443-429/11-4/IGo 28.04.2011 Izba Skarbowa w Warszawie

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 lutego 2011 r. (data wpływu 10 marca 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 kwietnia 2011 r. (data wpływu 15 kwietnia 2011 r.), na wezwanie tut. Organu z dnia 4 kwietnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie otrzymywania faktur e-mailem w pliku PDF oraz faksem i prawa do odliczenia podatku VAT z tak otrzymanych faktur - jest prawidłowe.

Przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

UZASADNIENIE

W dniu 10 marca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie otrzymywania faktur e-mailem w pliku PDF i prawa do odliczenia podatku VAT z tak otrzymanych faktur. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 11 kwietnia 2011 r. (data wpływu 15 kwietnia 2011 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 4 kwietnia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

    1. Zaistniały stan faktyczny

W 2011 r. Sp. z o.o. (dalej: Spółka) nabywa usługi/towary od przedsiębiorcy (dalej: Kontrahent). Strony ustaliły ze sobą, że faktury wystawione przez Kontrahenta będą przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF na wskazany przez Spółkę należący do niej adres poczty elektronicznej. Spółka wyraziła w zawartej w formie pisemnej umowie zgodę na taki sposób przesyłania do niej faktur. Dostęp do komputera, na którym jest odbierana poczta elektroniczna od Kontrahenta jest ograniczony dla osób postronnych, gdyż komputer ten użytkuje konkretny pracownik Spółki. W Spółce funkcjonuje szereg procedur i regulaminów mających na celu wyeliminowanie przypadków dostępu do jej komputerów przez nieuprawnione osoby.

Spółka identyfikuje każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej maila z załączoną fakturą poprzez weryfikację adresu, spod którego wysłano maila, gdyż adres ten jest ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta służy szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. Zdarza się, że w przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiejś pozycji faktury, Spółka kontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości. Tylko w przypadku, gdy Spółka ma pewność co do tożsamości wystawcy faktury oraz analiza treści faktury potwierdza, że odzwierciedla ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, to wówczas Spółka uznaje, że dana faktura została jej przesłana zgodnie z warunkami określonymi w Umowie.

Spółka nie ingeruje w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie dokonuje w nich żadnych zmian/poprawek. Po otrzymaniu przez Spółkę maila zawierającego fakturę od Kontrahenta, jest ona drukowana przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Także w wydrukowanej fakturze nie są wprowadzane przez Spółkę żadne zmiany. Wydrukowane faktury w formie papierowej są przechowywane przez strony transakcji.

Przechowywanie przez Spółkę faktur w formie papierowej, które są na bieżąco ujmowane w jej księgach, opisywane i podpisywane (wraz z podaniem daty) przez upoważnionych do tego pracowników stanowi dodatkową gwarancję, że treść faktury od momentu jej przesłania przez Kontrahenta do chwili wydrukowania i zarchiwizowania nie mogła ulec i nie uległa żadnym modyfikacjom.

Zaznaczyć należy, że przesłane w opisany wyżej sposób faktury nie są zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, zaś ich przesłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Przesłanie faktur następuje zwykłym mailem. W przypadku, gdy przesłana w formie elektronicznej faktura (co do której Spółka ma pewność, że pochodzi od Kontrahenta i potwierdza faktycznie wykonane świadczenia) jest związana z zakupami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to Spółka odlicza podatek VAT naliczony ujęty w takiej fakturze - art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy VAT. Jednocześnie, jeżeli faktura taka potwierdza poniesienie kosztu, który wykazuje związki określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. z przychodami Spółki, to wówczas kierując się art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. taki koszt może zostać uznany za poniesiony w dniu, na który ujęto ten koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie przesłanej faktury w formacie PDF od Kontrahenta.

    1. Zdarzenie przyszłe

Spółka zamierza wprowadzić nowe (obok funkcjonujących obecnie) zasady dotyczące obiegu faktur VAT pomiędzy nią a jej Kontrahentami. W myśl tych nowych zasad dopuszczalne będzie przesyłanie przez Kontrahentów do Spółki faktur VAT za pomocą faksu. Taki sposób dostarczania Spółce faktur będzie przewidziany w umowie podpisanej z Kontrahentem, co oznacza, że Spółka wyrazi na jego stosowanie pisemną akceptację. Strony umowy określą zasady przesyłania faktur za pośrednictwem faksu, w celu zagwarantowania możliwości zweryfikowania, czy dany faks pochodzi od kontrahenta i czy Spółka go otrzymała.

Spółka zamierza stosować wobec faktur przesłanych faksem następujące zasady weryfikacji tożsamości Kontrahenta. Spółka będzie identyfikowała każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej faks poprzez weryfikację numeru telefonu, spod którego wysłano faks, gdyż numer ten będzie ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta będą służyły: szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiś pozycji faktury, Spółka skontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości. Tylko w przypadku, gdy Spółka będzie miała pewność co do tożsamości wystawcy faktury oraz analiza treści faktury potwierdza, że odzwierciedla ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, to wówczas Spółka uzna że dana faktura została jej przesłana zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

Spółka nie będzie ingerowała w treść otrzymywanych od Kontrahenta faktur za pośrednictwem faksu, tzn. nie będzie dokonywała w nich żadnych zmian/poprawek. Po otrzymaniu przez Spółkę faksu zawierającego fakturę od Kontrahenta, będzie ona drukowana (jeżeli odbiór faksowy nastąpi w formacie dokumentu elektronicznego zapisywanego w specjalnie przeznaczonym do tego folderze na komputerze Spółki) albo odbierana w formie papierowej z faksu przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Także w przechowywanej w formie papierowej fakturze nie będą wprowadzane przez Spółkę żadne zmiany. Wydrukowane faktury w formie papierowej będą - przechowywane przez strony transakcji.

W przypadku, gdy przesłana faksem faktura (co do której Spółka będzie miała pewność, że pochodzi od Kontrahenta potwierdza faktycznie wykonane świadczenia) będzie związana z zakupami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to Spółka odliczy podatek VAT naliczony ujęty w takiej fakturze - art. 86 ust. 2 pkt lit. a) ustawy VAT. Jednocześnie, jeżeli faktura taka potwierdzi poniesienie kosztu, który wykazuje związki określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. z przychodami Spółki, to wówczas kierując się art. 15 ust. 4e updup taki koszt będzie można uznać za poniesiony w dniu, na który ujęto ten koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie przesłanej faktury od Kontrahenta za pośrednictwem faksu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

    1. Zaistniały stan faktyczny

Czy faktura VAT przesłana w okresie od 1 stycznia 2011 r. Spółce przez Kontrahenta w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej (mail), która została przez nią wydrukowana i jest przechowywana w formie papierowej, uprawnia Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze.

    1. Zdarzenie przyszłe

Czy w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. faktura VAT przesłana Spółce przez Kontrahenta za pośrednictwem faksu, która będzie przechowywana w formie papierowej, będzie uprawniała Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze.

Zdaniem wnioskodawcy

Przy prezentowaniu własnego stanowiska w sprawie należy na początku poczynić pewne uwagi ogólne, które dotyczą wspólnie wszystkich pytań stawianych przez Spółkę. Odnoszą się one do charakteru obowiązujących począwszy od 1 stycznia 2011 r. zmian przepisów prawa, które dotyczą m.in. zasad wystawiania i przesyłania faktur.

Od 2011 r. uległo zmianie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm. - zwane "rozporządzeniem w sprawie faktur"). Zmiana zawarta w rozporządzeniu zmieniającym z 9 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) opublikowanym 23 grudnia 2010 r. dotyczyła następujących kwestii (istotnych dla niniejszej sprawy):

  1. zlikwidowano - poprzez uchylenie § 19 ust. 2 - obowiązek określania wystawionych faktur jako "kopia" bądź "oryginał";
  2. ?
  3. zmienione zostało brzmienie § 21 dotyczącego zasad przechowywania faktur (w tym faktur elektronicznych).

Ww. zmiany należy rozpatrywać w kontekście opisanych niżej zmian, które mają na celu zliberalizowanie zasad przesyłania faktur.

Najistotniejsze znaczenie dla niniejszej sprawy ma obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 - zwane dalej "rozporządzeniem dot. faktur elektronicznych"), które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie regulujące tę tematykę, tj. rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119, z późn. zm. - dalej "uchylone rozporządzenie").

Rozporządzenie dot. faktur elektronicznych wprowadza nowe zasady - odmienne od dotychczasowych - w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej. Przede wszystkim zliberalizowane zostały zasady przesyłania tych faktur. Obecnie można je przesyłać bez zachowania szczególnych wymagań jakie były do końca 2010 r. przewidziane w uchylonym rozporządzeniu, tzn. nie obowiązuje już zasada, że przesłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko i wyłącznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego albo poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Począwszy od 2011 r. można nadal przesyłać faktury przy użyciu wspomnianych wyżej metod, a dodatkowo można to robić w każdej innej formie elektronicznej (e-mail, faksu) i dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF) - mówi o tym wprost § 3 ust. 1 i 4 rozporządzenia dot. faktur elektronicznych przy czym dowolność co do formy i formatu jest ograniczona warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości wystawcy faktury) i integralności treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura). Prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur zostało uzależnione od wyrażenia uprzedniej akceptacji na to w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę faktur - § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia dot. faktur elektronicznych.

Z przepisów rozporządzenia dot. faktur elektronicznych nie wynika obowiązek przechowywania ich w tej samej formie, tj. można je drukować i przechowywać w formie papierowej. Dla przypomnienia, w uchylonym, rozporządzeniu obowiązywała zasada, że faktury przesłane w formie elektronicznej przechowuje się również w ten sposób - § 6 ust. 5 tego rozporządzenia.

Minister Finansów wydał swój akt prawny w celu implementacji postanowień dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), szczególnie koncentrując się na zmianie do ww. dyrektywy wprowadzonej dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r.

Nowe rozporządzenie dopuszcza więc w praktyce możliwość stosowania tzw. kontroli biznesowej - przewidzianej w art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE, a więc zasad, które pozwolą na spełnienie postulatu autentyczności i integralności faktury w oparciu o dostępne powszechnie metody niewymagające sięgania po zaawansowane techniki, do których zalicza się stosowanie bezpiecznego podpisu albo wykorzystania transmisji danych EDl przy przesyłaniu dokumentów.

Ocena ww. obowiązujących od 1 stycznia 2011 r. przepisów prowadzi do wniosku, że w każdym wypadku, gdy odbiorca faktury przesłanej mailem albo faksem będzie stosował procedury mające na celu weryfikację wystawcy faktury (badanie autentyczności pochodzenia faktury) oraz nie będzie zmieniał w żadnym zakresie danych ujętych w treści otrzymanej faktury (zapewnienie integralności treści faktury), to wówczas przesłanie takiej faktury nastąpi w zgodzie z przepisami rozporządzenia dot. faktur elektronicznych.

W świetle powyższego, Spółka prezentuje następujące stanowisko odnośnie odpowiedzi na pytania nr 1 i 2. Spółka uważa, że będzie uprawniona do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w fakturach przesłanych jej przez Kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej albo faksu, które po ich otrzymaniu drukowane i przechowywane w formie papierowej, oczywiście przy założeniu, że spełnione zostaną inne - poza otrzymaniem faktury VAT - warunki do dokonania odliczenia. Stanowisko swoje Spółka wywodzi stąd, że w obowiązujących przepisach brak jest zakazu przesyłania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej albo faksu. Żaden też przepis nie zabrania wydrukowania i przechowywania w formie papierowej faktur VAT przesłanych mailem albo faksem. Spółka uważa, że stosowane przez nią obecnie i w przyszłości zasady (zaprezentowane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego) dotyczące kontroli tożsamości wystawców faktur przesyłanych mailem albo faksem oraz fakt, że nie ingeruje ona w treść przesłanych jej faktur, potwierdza zapewnienie przez nią warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, które są kluczowe z perspektywy rozporządzenia dot. faktur elektronicznych. Spółka spełniła warunek formalny dotyczący przesyłania faktur w formie elektronicznej (mailem) poprzez wyrażenie na to zgody w pisemnej umowie zawartej z Kontrahentem. Będzie również wyrażała pisemną akceptację w przyszłości na przesyłanie jej faktur faksem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

  1. autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  2. integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 19 ust. 1 i ust. 2 nowego aktu tj. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360).

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą" albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca otrzymuje faktury za nabywane usługi/towary drogą e-mailową w pdf-ie oraz zamierza otrzymywać faktury faksem. Wnioskodawca podaje, że Spółka identyfikuje każdorazowo tożsamość Kontrahenta oraz nie ingeruje w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie dokonuje w nich żadnych zmian/poprawek. We własnym stanowisku, Wnioskodawca wskazał, iż proponowana przez Spółkę metoda otrzymywania w formie elektronicznej (w formacie PDF oraz faksem) pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF oraz faksem w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym trzeba na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.