Paragon za przejazd taksówką podstawą wpisu do KPiR?

Czy w sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzyma paragon za przejazd taksówką, może na jego podstawie dokonać ewidencji tego wydatku w KPiR?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ponadto konieczne jest, aby poniesienie wydatku zostało odpowiednio udokumentowane.

Do prawnie uznawanych dowodów księgowych, zgodnie z par. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jasno wskazuje, zalicza się: faktury, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Istnieje możliwość udokumentowania wydatku innym dowodem niż ww. Regulują to par. 13 i par. 14 ww. rozporządzenia, stwierdzając, iż dowodem księgowym mogą być również:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

  • dowody przesunięć,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2.

Przedsiębiorca może zastanawiać się, czy w takim razie za przejazd taksów możliwe jest wystawienie dowodu wewnętrznego? Odpowiedź jest przecząca, ponieważ tego typu usługa nie została wymieniona w par. 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, określającego ścisły katalog kosztów ewidencjonowanych za pomocą takiego dokumentu.

Rozporządzenie pozwala również na ujmowanie niektórych wydatków w kosztach na podstawie paragonów. Zaliczymy do nich zakup środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych dokonany w jednostkach handlu detalicznego, gdzie paragon musi zostać zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (par. 14 ust. 4 rozporządzenia).

Jednak w katalogu wydatków, które mogą być udokumentowane paragonem nie występuje przejazd taksówką. Oznacza to, iż aby móc ująć tego typu wydatek w kosztach uzyskania przychodu nie wystarczy sam paragon. Musimy wówczas poprosić o wystawienie faktury bądź rachunku.