Zaliczka na 100% zamówienia - rozliczenie

W wielu przypadkach firmy pobierają od swoich klientów zaliczki na poczet wykonania przyszłej usługi lub dostarczenia towaru. Jest to pewien rodzaj zabezpieczenia przedsiębiorców przed ewentualną rezygnacją klienta z zakupu. Jednakże pobranie zaliczki niesie ze sobą określone konsekwencje, jeśli chodzi o podatek VAT. Z tego artykułu dowiesz się, jak powinna zostać rozliczona zaliczka na 100% zamówienia!

Co to jest zaliczka?

Przepisy o podatku VAT nie podają konkretnej definicji zaliczki. Za zaliczkę uznaje się jednak przedpłatę dokonaną na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczenia usług. Jest ona w pewnym sensie gwarancją, że żadna ze stron nie wycofa się z transakcji. Należy tutaj wspomnieć, że jeśli usługa nie zostanie wykonana lub towar nie zostanie dostarczony, to nabywca, który zapłacił zaliczkę, może ubiegać się o jej całkowity zwrot od sprzedawcy.

Zaliczka a obowiązek podatkowy VAT

Według przepisów prawa sprzedawca jest zobowiązany do wykazania zaliczki w swoim rejestrze sprzedaży VAT w dacie jej otrzymania. Obowiązek podatkowy na gruncie VAT powstaje w stosunku do otrzymanej kwoty.

Rozliczenie zaliczki a podatek dochodowy

W przypadku podatku dochodowego sprawa wygląda nieco inaczej. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że zaliczki pobrane na poczet wykonania przyszłej usługi lub dostarczenia towaru nie są uważane za przychód, jeśli zostaną one wykonane lub dostarczone w kolejnym okresie rozliczeniowym. Jeśli więc zaliczka stanowi tylko fragment całej wartości towaru lub usługi, to w świetle prawa nie jest on przychodem. Niestety w przypadku zaliczek na 100% wartości zamówienia sprawa jest już bardziej skomplikowana, gdyż różne organy podatkowe reprezentują dwa całkiem odmienne stanowiska.

Pierwsze stanowisko oparte jest na wyżej wspomnianej Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i wskazuje, że o przychodzie można mówić dopiero w momencie dostarczenia towaru lub usługi, a nie w momencie wpłaty zaliczki. Natomiast drugie stanowisko uznaje zaliczkę za część zapłaty, przy czym otrzymanie 100% zaliczki określa wartość całego wynagrodzenia, więc powinna zostać uznana za przychód i opodatkowana.

Dokumentowanie rozliczenia zaliczek

Zasady, zgodnie z którymi należy dokumentować zaliczki zależą od tego, czy stanowią one część, czy też całość wartości zamówienia.

W momencie kiedy przedsiębiorca otrzymuje zaliczki, które są częściowymi wpłatami za towar lub usługę, to jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, a po realizacji zamówienia do wystawienia faktury końcowej, która jest podstawą do rozliczenia zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy usługi.

 

Ważne!

Od 2014 r. przedsiębiorca może wystawić jedną fakturę na wszystkie otrzymane w danym miesiącu zaliczki od jednego kontrahenta. Taką fakturę należy wystawić do 15-tego dnia kolejnego miesiąca, jednakże obowiązek podatkowy VAT powstaje w miesiącu, w którym nastąpiła wpłata zaliczek.

 

Uwaga!

W momencie, kiedy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty za towar bądź usługę, to na fakturze końcowej należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o sumę wartości otrzymanych zaliczek, a kwotę VAT obniżyć o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Ponadto faktura końcowa powinna posiadać inny numer niż faktura zaliczkowa.

 

W przypadku zaliczki na 100% wartości zamówienia, przedsiębiorca musi jedynie wystawić fakturę zaliczkową i wykazać VAT w rejestrze sprzedaży. Księgowanie przychodu odbywa się dopiero w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, w kolumnie 7 księgi przychodów i rozchodów - sprzedaż towarów i usług - a podstawą zapisów jest tutaj faktura zaliczkowa.

 

Ważne!

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • datę jej wystawienia;
  • numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który pozwala na jednoznaczną identyfikacje faktury;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • otrzymaną kwotę zapłaty;
  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

    KP=ZB x SP/100+SP
    gdzie:
       KP - kwota podatku
       ZB - kwota otrzymanej całości lub części zapłaty
       SP - stawka podatku
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, w tym:
    - nazwę towaru lub usługi,
    - cenę jednostkową netto,
    - ilość zamówionych towarów lub usług,
    - wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku,
    - stawki podatku i kwoty podatku,
    - wartość zamówienia z uwzględnieniem kwoty podatku.

 

Rozliczenie zaliczek u odbiorcy

Przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zabraniają wpisywania zaliczek do wydatków, jednakże należy pamiętać, że zaliczka, nawet na 100% wartości zamówienia, nie jest w pełni wiążąca i może zostać zwrócona.

Zaliczka dotyczy zamówień, które dopiero będą realizowane, więc związek między nią a przychodem firmy wystąpi dopiero w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Nabywca może dokonać odliczenia VAT z faktury zaliczkowej co do zasady w okresie rozliczeniowym w którym ją otrzyma.