Procedura rozliczania kosztów wyjazdu służbowego jest doskonale znana przedsiębiorcom. Natomiast warto wiedzieć także, jakie działania trzeba podjąć jeszcze zanim odbędzie się podróż służbowa pracownika. Dzięki temu przedsiębiorca nie narazi się na ewentualne niedociągnięcia oraz - na dodatkowe koszty.
Podróż służbowa - definicja
Podróż służbowa ma swoją definicję, która jest wyjątkowo istotna. Zdarza się bowiem, że niektóre podróże, na które zostaje wysłany pracownik, nie mogą zostać uznane za służbowe, zgodnie z Kodeksem pracy. To natomiast oznacza, że przydzielona podwładnemu dieta podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz należy odprowadzić od niej składki ZUS.
Aby podróż mogła zostać uznana za służbową, jej celem musi być wykonanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscem, gdzie pracownik posiada stałe miejsce pracy lub gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Co do zasady, nie może ona trwać dłużej niż trzy miesiące, wtedy jest to bowiem wyjazd traktowany jako czasowa zmiana miejsca pracy.
Kto może pojechać w podróż służbową?
Co do zasady, pracownik, któremu zlecono delegację, nie może odmówić wyjazdu. Pracodawcy nie zobowiązują w tej kwestii prywatne plany, sprawy rodzinne czy też dodatkowe formy zarobkowania pracownika. Istotne jest, aby delegacja nie pozbawiła podwładnego prawa do wypoczynku.
Istnieją jednak dwa wyjątki, w których to trzeba uzyskać od pracownika zgodę na wyjazd służbowy. Dotyczy to pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4. Jeśli pracodawca chce wysłać w podróż służbową pracownika znajdującego się w jednej z tych dwóch sytuacji, powinien uzyskać od niego zgodę. Najlepiej, aby została ona udzielona na piśmie, aby posiadać wyraźny dowód zgody. Istotne jest także, że zgoda powinna być udzielana dla każdej delegacji osobno - raczej nie stosuje się jednej, zbiorczej zgody uzyskanej od pracownika.
Podróż służbowa - polecenie wyjazdu
Przepisy Kodeksu pracy nie narzucają pracodawcy sporządzania polecenia wyjazdu w formie pisemnej. Koniecznością jest jednak udokumentowanie delegacji pracownika, w związku z czym w praktyce polecenia wyjazdu są sporządzane w formie pisemnego dokumentu, w której zawiera się:
- cel wyjazdu - z wyszczególnieniem miejscowości, zadań itp.,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- czas trwania,
- środek transportu,
- zaliczkę na koszty podróży.
Czasem pracodawcy wymagają od pracownika, aby na otrzymanym poleceniu uzyskał podpis bądź pieczęć po przybyciu do celu. Wymóg taki nie jest zawarty w przepisach prawa pracy, natomiast może zostać uwzględniony w wewnętrznych przepisach firmy.
Podróż służbowa a konieczność udzielenia zaliczki
Pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację przysługują świadczenia, służące pokryciu potrzeb podczas wyjazdu. Zaliczane są do nich diety oraz zwrot kosztów przejazdu, komunikacji w obrębie docelowego miejsca, noclegu i ewentualnych innych, niezbędnych wydatków.
Koszty tego typu są ostatecznie rozliczane po powrocie pracownika z podróży służbowej, jednakże jeszcze przed wyjazdem powinien on otrzymać zaliczkę. Jeśli podróż służbowa jest zagraniczna, przedsiębiorca jest zobowiązany do wydania zaliczki, w przypadku podróży krajowej - zobowiązuje go do tego wniosek pracownika. Wniosek taki nie musi być jednak formalny, może to być nawet zwykła ustna prośba.
Pracodawca powinien udzielić zaliczki na podstawie kalkulacji kosztów podróży. O ile niektóre z kosztów nie mogą zostać wcześniej przewidziane, to spora ich część jest z góry oczywista - np. koszt podróży środkami komunikacji zbiorowej czy zarezerwowany już nocleg. W takiej sytuacji środki przekazane pracownikowi muszą pokrywać przynajmniej te oczywiste koszty. Nie ma możliwości udzielenia zaliczki tylko na pokrycie części - pracownik nie może bowiem łożyć z własnych środków na pokrycie celów pracodawcy.
W sytuacji, gdy pracownik chciałby aby podróż służbowa odbyła się prywatnym środkiem transportu, przedsiębiorca może - ale nie musi - wyrazić na to zgodę. Wtedy też jeszcze przed wyjazdem należy ustalić kwotę zwrotu kosztów przejazdu.
