Potrzebujesz specjalisty? Skorzystaj z outsourcingu!

Gdy firma się rozwija, pojawia się coraz więcej zadań do wykonania. Jeśli są one związane z profilem firmy - nie ma problemu, specjalistą jest przecież sam przedsiębiorca. Sytuacja przedstawia się jednak inaczej, gdy nowe wyzwania wymagają dobrego specjalisty, a jednocześnie przekraczają zdolności właściciela - może to być np. konieczność stworzenia sieci ochrony danych czy pełna księgowość. W takiej sytuacji przedsiębiorca może zatrudniać nowych specjalistów albo - skorzystać z pomocy z zewnątrz.

Czym jest outsourcing?

Odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na specjalistów jest outsourcing. Dziwnie brzmiąca nazwa stworzona

została na podstawie angielskiego wyrażenia outside-resource-using, oznaczającego wykorzystanie zasobów zewnętrznych.  Fraza ta doskonale oddaje sens outsourcingu - polega on bowiem na przekazywaniu zadań, projektów, czasem całych działów wyspecjalizowanemu przedsiębiorstwu zewnętrznemu.

Outsourcing nie jest wynalazkiem nowym - już Henry Ford wyraził pogląd, iż jeśli nie jesteśmy w stanie zrobić czegoś lepiej, taniej, wydajniej niż konkurencja, to nie ma sensu robić tego samemu - lepiej zatrudnić kogoś do takiej pracy. I rzeczywiście wydaje się, że pogląd taki znalazł swoje odbicie w rzeczywistości, szczególnie współczesnej, kiedy ścisła specjalizacja jest w cenie bardziej niż ogólne umiejętności.

Dlaczego outsourcing jest tak popularny?

Wybierając outsourcing przedsiębiorca zapewnia sobie szereg korzyści. Pierwsza, najważniejsza, dotyczy jakości usług. Firmy oferujące usługi w ramach outsourcingu są wyspecjalizowane w wąskiej dziedzinie, dzięki czemu można mieć pewność, że powierzone zadanie zostanie wykonane na najwyższym poziomie.

Z drugiej strony - podobny efekt dobrego specjalisty można osiągnąć, zatrudniając na etat wykwalifikowanego pracownika. To prawda, jednakże w tym miejscu pojawia się druga zaleta outsourcingu - koszty. Powierzenie zadania firmie zewnętrznej odbywa się na podstawie umowy, w której kontrahent określa stawkę za daną usługę, a przedsiębiorca pokrywa należność. Zatrudnienie pracownika wiąże się natomiast z koniecznością stworzenia nowego etatu, odprowadzania od pensji podatku dochodowego i składek ZUS. Outsourcing najczęściej wygrywa w tej konkurencji ze względu na mniejsze wydatki i mniej papierkowej pracy. Cechy te są natomiast szczególnie istotne dla nowych firm, które najczęściej nie mają funduszy na stworzenie nowego działu albo chociaż nowego miejsca pracy.

Zadania w firmie się mnożą, jednak nie wszystkie stają się permanentne. Niektóre trzeba wykonać jednorazowo albo raz na jakiś czas - w związku z tym zatrudnianie nowego pracownika mijałoby się nieco z celem w okresach, gdy pracy z danego zakresu po prostu nie ma. W tym miejscu także przewagę ma outsourcing - umowę zawiera się na dany okres albo w celu wykonania konkretnego zadania. Po wygaśnięciu porozumienia partnerzy kończą współpracę.

Outsourcing - uwaga na pułapki!

Outsourcing to rozwiązanie dobre i pomysłowe, ale jak wszystko ma też swoje gorsze strony. Na co trzeba uważać?

Przede wszystkim należy pamiętać, że delegowanie zadania to nie delegowanie odpowiedzialności. Owszem, zlecając zadanie firmie zewnętrznej przedsiębiorca może założyć, że zadanie zostanie wykonane dobrze i zgodnie z umową, nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności za własne interesy. Warto wobec tego skontrolować, w jaki sposób idą postępy, a podczas kończenia współpracy zawsze osobiście zweryfikować jej efekty.

Druga pułapka to odpowiedni wybór firmy outsourcingowej. Nawiązując nową współpracę dobrze jest poszukać opinii o potencjalnym partnerze w Internecie albo zasięgnąć ich u innych osób z branży. Jak w każdym aspekcie biznesu także tutaj może się bowiem zdarzyć, że firma nie zatrudnia tak wykwalifikowanych pracowników, jak powinna. Natomiast chcąc oszczędzić na kosztach warto sprawy firmy powierzyć komuś doświadczonemu - w innym przypadku może się okazać, że konieczne będzie poprawianie po “specjaliście”.

Podsumowując - outsourcing to dobre rozwiązanie dla małych i dużych firm, w różnych sprawach. Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na powierzenie firmom zewnętrznym zadań z zakresu audytu, rachunkowości, księgowości, kadr, systemów informatycznych, jednakże katalog takich zadań nie jest zamknięty.