Prywatny samochód w działalności gospodarczej

Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Aby możliwe było zaliczenie wydatków poniesionych na eksploatację takiego pojazdu lub zakup paliwa do niego, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych). Brak takiej ewidencji uniemożliwia zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych oraz obniżenie należnego VAT o naliczony.

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Ustawowo przewidzianą formą określenia przez podatnika przebiegu samochodu niestanowiącego środka trwałego w firmie, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej, jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu - jak w przypadku gdy wykorzystujemy prywatny samochód w działalności gospodarczej. Należy w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.

Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, ze paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.

W celu wyeliminowania wątpliwości dotyczących zasadności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez niego na koniec każdego miesiąca. Zapisy w niej dokonywane są w systemie miesięcznym, ale rozliczane narastająco w ciągu roku.

Kolejną istotną kwestię stanowi limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Nazywany jest on kilometrówką, ponieważ graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy) bądź w przypadku jazd lokalnych - kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą:

  • przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  • przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy co do zasady:

  • samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),

  • samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczane nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,

  • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,

  • samochodów osobowych zastępczych.

Podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach. Są to:

  • wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,

  • używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,

  • wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Z przepisów wynika, iż każdy użyczony do celów działalności samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. W tym temacie bardzo istotne jest, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.

Zgodnie z art. 23 ust. 7 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

  1. nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,

  2. jej adres zamieszkania,

  3. numer rejestracyjny pojazdu,

  4. pojemność silnika,

  5. kolejny numer wpisu,

  6. datę,

  7. cel wyjazdu,

  8. opis trasy (skąd–dokąd),

  9. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  10. stawkę za 1 km przebiegu,

  11. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  12. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

 

Ważne jest również, by ewidencję taką prowadziła osoba, która używa danego pojazdu, oraz by na koniec miesiąca pracodawca potwierdził przebieg pojazdu wynikający z ewidencji.

Odrębną kwestię stanowi dokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem prywatnego pojazdu w celach związanych z działalnością. Faktury/rachunki powinny zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa.

Uwaga!

Od początku 2013 roku przedsiębiorcy nie muszą już zamieszczać na fakturach za paliwo czy inne wydatki eksploatacyjne numeru rejestracyjnego pojazdu. Jednak w przedsiębiorstwach, w których wykorzystuje się więcej niż jeden samochód, warto zatroszczyć się o zamieszczenie takiej informacji na dokumencie zakupowym. W praktyce księgowej dopuszczalne jest własnoręczne dopisanie właściwego numeru rejestracyjnego.

 

Do wydatków, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych zalicza się:

  • zakup paliwa,

  • opłaty parkingowe,

  • składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),

  • naprawy i części zamienne,

  • przeglądy i usługi serwisowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż wydatki ulepszające samochód (jak np. montaż instalacji gazowej lub urządzenia nawigacyjnego), ponieważ nie są związane z jego bieżącą eksploatacją.

Uwaga!

Od 1 kwietnia 2015 roku podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu również w przypadku samochodów stanowiących środki trwałe w firmie. Obowiązek taki występuje wówczas, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100 proc. naliczonego podatku VAT z faktur potwierdzających nabycie paliwa lub inne wydatki eksploatacyjne. Obowiązek ten dotyczy określonej grupy pojazdów.

Należy pamiętać, iż ewidencja prowadzona dla celów podatku VAT jest czymś odrębnym w stosunku do ewidencji prowadzonej do podatku dochodowego. Jeżeli chodzi o rozliczanie podatku od towarów i usług w przypadku gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej, podatnicy mają prawo odliczać podatek VAT w wysokości 50 proc., a nie 100 proc., pozostałe 50 proc. mogą oni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, oczywiście do limitu wynikającego z kilometrówki.

Ubezpieczenie w kosztach uzyskania przychodu - prywatny samochód w działalności

Wśród wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu wymienia się również koszty ich ubezpieczenia. W przypadku samochodów osobowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą kwotę składki mogącej stanowić koszt uzyskania przychodu ustala się w proporcji do 20 tys. euro. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną przelicza walutę euro na PLN według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Natomiast osoba prawna zastosuje średni kurs euro z dnia zawarcia umowy. W przypadku samochodu rozliczanego z wykorzystaniem ewidencji przebiegu pojazdu oznacza to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity - 20 tys. euro oraz tzw. kilometrówki.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej a KPiR

Wydatki poniesione w związku z użytkowaniem pojazdu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wpisuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów po zakończeniu danego miesiąca. Podstawę zapisu stanowi zestawienie miesięczne poniesionych kosztów, wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny samochodu.

Wspomniane zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego powinno zawierać:

  • numer kolejny wpisu,

  • numer dokumentu zakupu,

  • datę dokumentu zakupu,

  • określenie rodzaju poniesionego wydatku np. zakup paliwa, zakup części, opłata ubezpieczenia komunikacyjnego, opłata za usługę serwisową,

  • wartość poniesionego wydatku - przy określaniu wartości poniesionego podatku należy zauważyć, że w zależności od kategorii wydatku podatnik będzie ujmował kwoty brutto bądź netto.

Wydatki w przypadku gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej nalicza się narastająco od początku roku. W celu ustalenia limitu wydatków, które podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych na koniec okresu rozliczeniowego, należy porównać dwie kwoty:

  1. kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych służbowo kilometrów wpisanych do ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu,

  2. kwotę narastającą od początku roku wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Suma wydatków poniesionych w danym okresie w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres nie może zostać ujęta w kosztach podatkowych w rozliczeniu za ten okres. Mogą one jednak zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwoli na to limit kilometrówki. W tym miejscu należy podkreślić, iż podatnicy nie mogą przenieść ewentualnej nadwyżki limitu powstałej w danym roku na następny rok podatkowy. Rozpoczęcie każdego kolejnego roku podatkowego oznacza obowiązek założenia nowej ewidencji przebiegu pojazdu.