Prywatny samochód w działalności gospodarczej

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą często użytkują w firmie swoje prywatne pojazdy. Wynika to głównie z oszczędności, gdyż zakup samochodu tylko na cele działalności byłby związany z dodatkowym wydatkiem. W dniu 1 kwietnia 2014 weszły w życie nowe przepisy, które zmieniają zasady odliczania VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdami przeznaczonymi do użytku mieszanego.

Samochód osobowy i pojazdy samochodowe o masie do 3,5 t

Przedsiębiorca, który wykorzystuje auto osobowe zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych (np. spotkania z klientami, dojazd do hurtowni po towary), nie ma możliwości wprowadzenia go do firmy jako środka trwałego i tym samym ujmowania odpisów amortyzacyjnych w kosztach. Wydatki eksploatacyjne z nim związane są natomiast ujmowane w KPiR do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Najbardziej popularnymi kosztami ponoszonymi w związku z użytkowaniem pojazdu prywatnego w firmie są:

  • bieżące naprawy, części, oleje i płyny,

  • paliwo,

  • opłaty parkingowe i za przejazdy autostradą,

  • składki na ubezpieczenie OC/AC

  • przeglądy,

  • myjnia.

Użytek prywatny sprawia, że ograniczeniu w odliczeniu podlega również odliczenie VAT. W przypadku samochodów osobowych od kwietnia podatnik może skorzystać z odliczenia jedynie 50% kwoty VAT od wydatków eksploatacyjnych. Przy czym od paliwa nie będzie mógł w ogóle dokonać odliczenia - aż do końca czerwca 2015 roku.

W przypadku prywatnych samochodów ciężarowych do 3,5 t z homologacją N1 sytuacja jest nieco inna, gdyż od wszystkich wydatków można korzystać z 50% odliczenia VAT (nie ma zatem ograniczenia w stosunku do zakupu paliwa).

Powyższe ograniczenia wynikają z zapisów art. 86a ustawy o VAT, który najpierw określa limit 50%, a potem wyłączenia pozwalające na stosowanie pełnego odliczenia podatku VAT. Jako jeden z nielicznych wyjątków został wymieniony pojazd do 3,5 tony, którego konstrukcja wyklucza użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Do pojazdów tych zalicza się:

  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju:  

   wielozadaniowy, van lub

b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.

Spełnienie powyższych wymagań stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację.

Pojazdy te zatem mimo użytkowania prywatnego mogą korzystać z 100% odliczenia podatku VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu w KPiR

Jak już wspomniano, użytkowanie przez przedsiębiorcę w firmie prywatnego samochodu osobowego, wiąże się z obowiązkiem prowadzenia kilometrówki. Wyznacza ona bowiem limit, do którego wartość poniesionych wydatków może zostać ujęta w księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej  następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd – dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawki limitu w kilometrówce

W przypadku samochodów osobowych wartość limitu oblicza się jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Stawki te na dzisiaj są następujące:

  • przy pojemności silnika do 900cm3 - 0,5214 zł,

  • przy pojemności silnika powyżej 900cm3 - 0,8358 zł.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest obowiązkowe. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 5 updof w razie jej braku wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Samochód ciężarowy w firmie

W przypadku samochodów ciężarowych nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Poniesione wydatki eksploatacyjne w całości ujmowane są w kosztach firmy. Odliczenie VAT, jak już wskazano wcześniej, zależy jednak od typu pojazdu. Klarowna sytuacja dotyczy prywatnych pojazdów ciężarowych o masie powyżej 3,5 tony - przepisy bowiem nie zakładają żadnych ograniczeń, a więc zarówno od zakupu paliwa, jak i innych wydatków można korzystać ze 100% odliczenia VAT.